学校各部门、单位：
2016年度文件材料归档工作已经开始，根据教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》要求：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，请各单位确保档案材料归档齐全、完整，并在“归档单位移交档案日程表”规定的期限内，将归档文件材料移交档案馆文书档案室。
一、归档范围:
1. 依据《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》，将我校2016年办公系统中产生的有保存价值的电子文件（发文、收文、工作请示、通知公告）和相应纸质文件归档。
2. 办公系统之外的有保存价值的文件材料(纸质文件和电子文件)
二、归档操作：
1. 办公系统文件归档
（1）归档操作方法：相关文件办结后，点击“自动生成档号”，再点击界面下方“归档”按钮，完成相关电子档案的归档。
（2）文件打印：a.将办公系统中的发文、通知公告、工作请示打印出纸质版归档（收文不要打印正文），每份纸质件的公章要齐全。b.“发文稿纸”、“收文登记单”打印成纸质件，并分别盖上归档单位公章。
（3）附件的归档：文件办结过程中产生的相关材料（电子或纸质的）不在办公系统内的,请将相应的电子文件上传到档案管理系统中，相应的纸质材料附在办公系统有关文件的纸质件后面一起归档。
2. 办公系统之外的文件归档
各单位将有保存价值的文件材料（纸质文件和电子文件）收集齐全、整理完毕后，将归档文件的题名、责任者（文件落款单位）、文件字号、成文日期等内容录入“档案管理系统”，纸质件移交校档案馆文书档案室，电子文件通过上传到档案管理系统或者直接移交光盘的方式归档。
3. 秘密级及以上文件的归档，不使用网络版档案系统录入，有关文件材料直接移交校档案馆文书档案室。
4. 各单位详细的归档内容，请参见：“关于印发《东南大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知”，http://archives.seu.edu.cn/2017/0301/c785a184458/page.htm，校通知[2011]20号。
未尽事宜，请与校档案馆文书档案室联系。
联系电话：83794725
联系人: 纪晓群尚昌红
关于做好2016年度文件材料归档工作的通知校档2017年1号.doc
