东南大学档案馆介绍

发布者:孙婷婷发布时间:2020-10-26浏览次数:57

一、简介

东南大学档案馆成立于1986年,是全国最早成立的高校档案馆之一,位于南京四牌楼二号。馆藏包括三江师范学堂、两江师范学堂、南京高等师范学校、国立东南大学、国立中央大学、南京工学院、东南大学等各主要历史时期的档案及原南京铁道医学院、南京交通专科学校和南京地质学校的档案。

近年来,东南大学档案馆作为江苏省高校档案研究会秘书处单位,对江苏省高校档案工作做出了突出的贡献,在高校档案界具有较高的影响力。并且档案馆多次荣获“江苏省高校档案工作先进集体”等荣誉称号,多项成果荣获全省以及全国高校档案工作研究优秀成果奖。2015年,档案馆被省档案局和教育厅评为五星级档案管理工作单位。

二、机构建设

1984年,学校将隶属于校长办公室的文书档案室与科技档案科合并,成立了综合档案室。198610月,在综合档案室的基础上成立了独立建制的档案馆,同时设立了声像档案与技术室,后发展演变为电子档案与技术室。1999年,学校将教职工人事档案和学生档案工作分别由人事处和学生处转归档案馆负责。2019年,档案馆机构改革,由原来的按档案种类管理改为按档案管理流程管理,形成了收集指导部、保管利用部、信息技术与编研部以及专门档案部(教职工人事档案室和学生档案室合并而成)几个部门。

建馆初期,馆舍面积约为500平方米,档案馆人员暂定编制10人,经过不断的建设与发展,目前全馆共有建筑面积约5000平方米,其中档案工作用房1888平方米,校史馆1000平方米,吴健雄纪念馆2129平方米;专职档案人员编制21人,人才队伍结构呈现年轻化、专业化的特点。校史馆和吴健雄纪念馆是学校为2002年百年校庆而建设的两项重要项目,其中吴健雄纪念馆是1999年经中国政府批准建立的中国首家华人科学家纪念馆。

三、档案资源建设

近年来,档案馆档案资源数量持续增长,结构不断优化。1986年馆藏档案1.6万卷(其中文书档案和科技档案各3000余卷,财务档案万余卷)。至2019年底馆藏纸质档案约21.7万卷(财务档案未统计在内),电子档案21.8TB。数字化成果丰富,完成了纸质档案共15.7万卷,以件为保管单位档案100万余件以及其它载体档案共计52.2TB存储的数字化扫描、挂接工作,全馆数字化率达到80%,其中馆藏的学生成绩、专利档案、基建档案、研究生学位档案、声像档案已经全部数字化,部分档案如专利档案、声像档案、文书档案、研究生学位论文均在网上发布,供广大师生利用。

四、信息化建设

档案馆不断加强信息化建设,利用互联网和信息化手段开展档案服务,持续推进数字档案馆建设。2002年,东南大学档案馆就开始了信息化建设,实现了文书档案、声像档案、学位论文、学生成绩在线翻译、学生档案去向管理、网上校史馆的网络化管理,走在了全国高校档案馆前列。其中2003年就已经实现了文书档案管理系统与学校办公系统无缝接口,学校办公系统试运行以来所有的电子公文,都已实时归档到该系统,成为高校电子校务环境下电子文件前端控制与全程管理的示范。此外,学生档案管理系统实现了包含学生学籍信息、档案信息等数据的集成管理,2014年档案馆将分散在教务处、招生办、等学校各部门的学生信息,集成到档案管理系统中,以学籍卡的形式呈现,打破学校各部门的信息孤岛,实现了学生学籍信息的数据共享。

五、档案展览

档案馆高度重视校史文化以及校园文化建设,积极发挥档案工作“存史、资政、育人”的作用。在1987年就举办了校史档案陈列展,历时两个多月。199067日利用馆藏名人档案,举办了祝贺名誉校长钱钟韩教授80寿辰暨从教45周年档案展览。1996年学校发文,在全校开展向杨廷宝、钱钟韩两位院士学习的活动。档案馆利用馆藏名人档案,举办了“广厦魂——杨廷宝教授生平回顾展”和“钱钟韩——中国知识分子的楷模”两个图片展览,产生了很好的影响。

近年来,档案馆响应国家档案局6·9档案日宣传主题,结合时代特色以及东南大学实际情况积极举办了多个档案展览,如《人生如歌——国立中央大学校长罗家伦的事迹》、《郭秉文创办东南大学故事》、《东南大学百年体育历程》、《弦歌前行七十年,砥砺奋进新时代》、《止于至善 逐梦一流——庆祝改革开放40周年暨东南大学复更名30周年成就展》、《不能忘却的纪念——东南大学民主、爱国、革命史陈》、《在雨花英烈精神的激励下前进——东南大学一代青年的红色记忆》、《走进东南,至善东大》以及《毕业了,我的档案怎么办》等专题展览,获得了师生的广泛关注和好评。

六、档案服务

档案馆注重对外服务和档案信息资源开发利用工作。1987年档案查询利用977人次,1297卷次,2019年查询利用为12110人次,约18702卷次。1992年率先开展了学生成绩英文翻译制作及证明工作,受到学生广泛欢迎而延续至今,2019年共翻译制作成绩、证明及证书共计9489人次。另外,档案馆各部门协同办公,多次为校友提供优质的服务,收到了校友的感谢信及感谢邮件,激励着档案馆工作人员不断创新服务方式,提高服务质量。

东南大学档案馆倡导勤奋敬业,高效求实,团结协作,争创一流的精神。将进一步加强和改进新时代高校档案工作,积极服务高校立德树人根本任务和“双一流”建设中心工作,加强管理与服务,落实发展规划,提升队伍水平,打造高水平大学档案馆,为学校事业发展和江苏高校档案工作做出新的更大贡献!