东南大学基建档案管理实施细则

发布者:孙婷婷发布时间:2020-10-26浏览次数:14


第一条 为加强学校基建档案管理,全面、完整地收集基建档案资料,保证基建档案的真实性、安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)和《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[19884号)的有关法规,结合我校实际情况,特制定本细则。


第二条 基建档案是基建工作的真实记录,是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。


第三条 基建档案实行档案材料形成单位立卷的归档制度。基建部门是基建文件材料的形成单位,都要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、整理、立卷,按时归档。基建档案工作要做到两个同步,即:档案工作一开始就与工程建设同步进行;竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。


第四条 立档单位应明确负责分管基建档案的工作人员(即兼职档案员),具体负责或组织基建档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。对工作范围内形成的档案材料的完整性负责。

档案馆负责指导、检查,帮助立档单位做好立卷归档工作。


第五条 归档的主要内容和重点  

归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

具体归档范围和内容见:基建类档案归档范围和保管期限。


不归档的文件材料

1.上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不需要办理的文件;   

2.正式施工前的草图,未定型图纸;   

3.重份文件和重份图纸;   

4.无查考价值的临时性、事务性文件。   


第六条 归档要求

1、基建档案实行集中统一管理的原则,全校的基建档案由档案馆集中统一管理。工程竣工档案,必须真实地反映工程竣工后的实际情况,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统,需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件,存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用,不论是否原件,均应具有法律效用。


2、编制工程竣工档案,必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水,不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改,必须图面整洁,反差明显,文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。


3、组卷原则。基建档案要遵循文件的自然形成规律,保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系,符合其专业特点,便于保管和利用。一般要求是:建设项目按单项工程组卷;单项工程按先文字、后图纸组卷;文字材料和图纸均按专业分类。


4、质量要求。组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整,做到不丢项不漏项,图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整;复印件要字迹清楚、牢固,能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图,图面整洁、线条字迹清楚,修改符合技术要求,图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。


5、卷内文件材料排列顺序。一般为:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。


6、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”,标题栏、竣工图章应露在外面,图纸折叠以后大小应以A4图基本幅面的尺寸(297*210毫米)为准,小于5#图纸的文件材料要用A4纸衬托。


  1. 编写页号以独立卷为单位。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角,双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角,背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式,一律编写在右下角。


第七条 归档时间

1、竣工档案在取得竣工验收备案表起三个月内向档案馆归档。

2、按项目的工作阶段或子项目结束归档,停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。


第八条 归档手续

填写归档移交案卷目录和卷内目录(纸质目录两份和电子目录一份),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份。


第九条 借阅制度

1、查阅基建档案时,要经过基建部门同意,并按规定办理相关借阅手续;

2、基建工程资料、图纸等原则上不外借,只可在档案馆查阅;如果基建部门因工作需要外借,须经过领导批准并按东南大学档案查阅利用制度办理相关手续方可外借。

第十条 本细则自公布之日起实施。


基建类档案归档范围和保管期限

JJ11综合(含工程前期资料)

序号

类目名称    

保管期限    

1    

上级有关基建工作针对本校的重要文件及授奖情况  

(牌、匾、证书及表彰决议、通报等)    

永久    

2    

上级有关基建工作针对本校的一般文件    

30年    

3    

基建工作规章制度、管理办法、工作计划、总结、简报    

30年    

4    

基建工作统计报表    

永久    

5    

全校性总体规划、基建工作总体规划、设计总平面图,全校土地范围红线图、地界图、规划许可证    

永久    

6    

全校水、电、气管道分布图    

永久    

7    

地质勘探、地形测量材料    

永久    

8    

征用土地批准文件、房屋拆迁档案资料及补偿等凭证材料    

永久    

9    

房屋产权、土地使用及变更的文字材料    

永久    

10    

校园建设和职工福利事业:教学、科研基本建设、附属公共设施、福利事业的重要声像材料  

永久    

11

项目建议书

永久

12

项目建议书的批复或评估报告

永久

13

针对此项目的会议纪要、批示

永久

14

可行性研究报告及附件(环境评估报告、节能评估报告)

永久

15

可行性研究报告的批复

永久

16

工程地质勘查报告

永久

17

勘查设计、监理招标文件、中标通知书、合同

永久

18

规划设计要点及红线图、验线单

永久

19

管线综合规划图

永久

20

地方各部门相关批复等

永久

21

建设工程规划许可证

永久

22 

建设工程施工许可证

永久    

23  

施工图设计审查批准书

永久    

24

坐标放样成果表

永久

25

环境监测报告

永久

26

工程质量监督申报表

永久

27

建设工程抗震设防审查证书

永久

28

建设工程规划验收合格证书

永久

29

桩基、土建、材料设备招投标资料、中标通知书、施工合同、合同备案表

永久

30

消防验收合格证(意见书)

永久

31   

人防竣工验收证明书

永久    

32  

防雷合格证

永久    

33

工程竣工验收备案表


34   

工程概、预算、决算和工程审计文件    

永久    

35    

小区建设、成片开发、厂区建设等大型项目需编制的市政道路、排水、绿化、亮化及各种地下管线工程竣工档案。所有工程完成后,编制建设项目布局竣工总平面图    

永久    

36   

工程建设录音、录相、照片、光盘等声像档案    

永久    

37   

环保审批文件、消防审批文件    

永久    

38   

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料    

永久    

  

JJ12建筑与结构

序号

类目名称    

保管期限

1    

单位(子单位)工程质量竣工验收文件材料    

永久    

2    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

3    

施工图设计审查文件、施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

4    

施工技术交底记录    

10年    

5    

工程开工/复工报审表    

30年    

6    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

7    

工程定位测量放线、建筑物沉降、变形观测记录、建筑物垂直度、标高观测测量记录、测量定位记录平面图    

永久    

8    

原材料材质汇总表、出厂质量证明、见证取样送检书、现场抽样试验报告    

永久    

9    

天然地基(土方开挖)工程质量验收记录、地基触探试验记录、土壤实验    

永久    

10    

基桩相关文件材料、其他隐蔽工程检查记录、混凝土记录、大型构件吊装记录    

永久    

11

桩基(基础)工程施工质量验收资料

永久

12

桩基工程质量控制资料

永久

13

桩基部分工程质量验收资料及质监监督记录

永久

14

施工现场准备资料

永久

15

工程施工记录

永久

16

工程质量事故处理记录

永久

17

工程质量检验记录及质监监督记录

永久

18

工程审计决算资料

永久

19   

新材料工艺施工记录    

30年    

20   

工程竣工验收报告  

永久    

  

JJ13给排水与采暖工程

序号    

类目名称    

保管期限 

1    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

2    

施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

3    

工程开工/复工报审表    

30年    

4    

施工技术交底记录    

10年    

5    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

6    

材料、配件进场验收记录;出厂质量证明书、见证取样送检书、现场抽样试验报告 

30年    

7    

管道强度、严密性试验及监督抽查记录    

10年    

8    

系统清洗、灌水、通水、通球及监督抽查记录    

10年    

9    

质监站检测报告    

永久    

10    

施工工艺操作检查记录    

30年    

11    

建筑设备安装工程隐蔽验收记录    

永久    

12    

单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录    

永久    

13    

资料核查、工程观感记录    

30年    

14    

分部、分项、检验批工程质量验收记录    

永久    

15    

工程质量事故调查处理资料    

永久    

16    

照片、声像档案    

永久    

  

JJ14电器设备安装工程

序号

类目名称    

保管期限  

1    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

2    

施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

3    

施工技术交底记录    

10年    

4    

工程开工/复工报审表    

30年    

5    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

6    

材料、配件、设备进场验收记录,见证取样送检书、出厂质量证明书及现场抽样试验报告    

永久    

7    

电器设备安装调试记录    

10年    

8    

电器设备绝缘电阻测试记录    

10年    

9    

防雷及电器设备接地电阻测试验收记录    

10年    

10    

质监站检测报告    

永久    

11    

施工工艺操作检查记录    

30年    

12    

建筑设备安装工程隐蔽验收记录    

永久    

13    

工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录    

永久    

14    

资料核查、工程观感记录    

30年    

15    

分部工程质量验收记录    

永久    

16    

施工现场质量管理检查记录    

30年    

17    

工程质量事故及事故调查处理资料    

永久    

18    

照片、声像档案    

永久    

  

JJ15通风空调工程

序号

类目名称    

保管期限 

1    

图纸会审(技术交底)记录    

10年    

2    

施工组织设计(方案)及审批表    

30年    

3    

施工技术交底记录    

10年    

4    

工程开工/复工报审表    

30年    

5    

设计变更、洽商记录及工程变更单    

永久    

6    

材料、配件、设备进场验收记录,见证取样送检书、出厂质量证明书  

及现场抽样试验报告    

30年    

7    

制冷、空调水管强度、严密性试验记录    

10年    

8    

工程设备、风管系统、管道系统安装及验收记录    

30年    

9    

设备单机试车记录    

30年    

10    

系统联合试运转记录    

永久    

11    

制冷设备运行调试记录    

30年    

12    

空气净化系统检测记录    

30年    

13    

施工工艺操作检查记录    

永久    

14    

建筑设备安装工程隐蔽验收记录    

永久    

15    

工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录    

永久    

16    

资料核查、工程观感记录    

30年    

17    

分部、分项工程,检验批质量工程验收记录    

永久    

18    

施工现场质量管理检查记录    

永久    

19    

工程质量事故及事故调查处理资料    

永久    

20   

照片、声像档案    

永久    

  

JJ16监理资料

序号

类目名称    

保管期限 

1    

监理规划    

永久    

2

监理实施细则

永久

3

监理会议纪要

永久

4

监理月报

永久

5

质量事故控制文件

永久

6

监理工程师联系单、指令单

永久

7

工程竣工监理总结

永久

8

工程质量监理评价报告

永久

JJ17专业竣工图

序号

类目名称    

保管期限 

1    

建筑竣工图   

永久    

2

结构竣工图

永久

3

给排水及采暖竣工图

永久

4

电气竣工图

永久

5

通风空调竣工图

永久

6

幕墙竣工图

永久

7

外装饰竣工图

永久

8

内装饰竣工图

永久

9

钢结构竣工图

永久

10

智能化竣工图

永久

11

电(扶)梯竣工图

永久

12

地下室竣工图

永久

13

消防竣工图

永久

14

其他专业竣工图

永久


JJ18综合竣工图

序号

类目名称    

保管期限 

1    

总平面布置竣工图  

永久    

2

室外道路竣工图

永久

3

室外绿化、建筑小品竣工图

永久

4

室外管网(地上、地下)综合竣工图

永久

5

室外管线专业竣工图一(排水、消防、照明、喷灌、热力等)

永久

6

室外管线专业竣工图二(供水、供电、燃气、电讯、电视等)

永久

7

竖向布置竣工图

永久

8

其他综合竣工图

永久

JJ19其他工程

序号

类目名称    

保管期限 

1    

其他工程文件材料(如:道路建设、运动场、绿化等)    

30年    

JJ20学校修缮项目

序号

类目名称    

保管期限 

1    

修缮申请报告(非计划项目)

永久    

2

立项报告(非计划项目)

永久

3

设计合同(若有)

永久

4

监理合同(若有)

永久

5

招标文件

永久

6

投标文件

永久

7

投标文件(正本)

永久

8

评标记录

永久

9

施工合同

永久

10

预(决)算书

永久

11

竣工图(若有)

永久

12

审计报告及其它相关资料