东南大学科研档案管理实施细则

发布者:孙婷婷发布时间:2020-10-26浏览次数:14


第一条 为加强学校科研档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)和《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6)的有关法规,结合学校具体情况,特制定本细则。


  第二条 科研档案是指本校科学技术活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料,包括纸质材料、电子材料、音像材料等各种载体形式。它是科研活动的真实记载,是科学技术储备的一种形式,是国家和学校的宝贵财富。科研档案实行集中统一管理,确保科研档案的完整、准确、系统和安全,有利于科研档案的开发和利用。


第三条 科技档案实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。科技处及各学院、重点实验室等科技文件材料形成单位,都要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、整理、立卷,按时归档。

科研档案工作是科研管理的重要组成部分,应当与科研计划管理、课题管理和成果管理等科研管理环节紧密结合,实现科研工作和建档工作“四同步”,即:下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。


第四条 各立档单位明确负责分管科研档案的工作人员(即兼职档案员),具体负责或组织科研档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。对工作范围内形成的档案材料的完整性负责。

档案馆负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作;负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案;负责档案统计工作。


第五条 归档范围

1.科研综合管理性文件材料:科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、申报科学基金及有关批复及重要学术活动材料;

2.科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件

3.研究实验阶段:各种载体的重要原始记录(必须经过整理)、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往文件等。

4.总结鉴定验收阶段:工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。

5.成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

6.推广应用阶段:推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

7.专利申报、审批文件,实验、计算材料,设计和工艺说明书,专利证书、获奖证书等。

不归档的文件材料

1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;  

2.上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;  

3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;  

4.重份文件;  

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;  

6.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;  

7.校内其他单位发来的文件;  

8.与校外单位交换来的材料。  


第六条 案卷质量要求

1、根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少组卷,一题一卷或一题数卷。

2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列;正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

3、拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。

4、科研管理部分的文件材料,按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。  

5、接收档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名盖章,同时移交相应的电子文件及目录。

6、课题组负责归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级,密级报校保密办公室审定。


第七条 归档时间

管理性文件材料在次年六月底以前归档;专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档 ;报奖材料在报奖同时归档。


第八条 归档手续

填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录一份),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份。


第九条 借阅制度

科技处、本课题组可查阅自己移交的档案。除此之外,须经科技处或该课题负责人同意,方可查阅利用。查阅科研档案时,利用者出示本人证件或单位介绍信;科研档案原件原则上不外借,只能在本档案馆查阅、复印或扫描,如有特殊情况,须说明理由,经有关领导批准,办理相关借阅手续后方可借出,用毕及时归还。


  1. 本细则自公布之日起实施。

  

附件1科研类档案归档范围和保管期限

KY11综合

(一)科研

序号

类目名称

保管期限

 1

上级有关科研工作针对本校的重要文件及授奖情况

(牌、匾、证书及表彰决议、通报等)

永久

 2

上级有关科研工作针对本校的一般文件

 30

 3

本校科研工作的重要决定、工作计划、总结

永久

 4

调查报告及有关规章制度

 30

 5

全校科研工作会议纪要、会议文件

 30

 6

科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料

 30

 7

科研课题、项目经费的申报和批复材料

 30

 8

科研工作各类统计报表

永久

 9

科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料

永久

 10

科研成果汇编

永久

 11

本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料

永久

(二)科协

序号

类目名称

保管期限

 1

上级关于科协工作的针对本校的重要文件

永久

 2

上级关于科协工作的针对本校的一般文件

 30

 3

科协工作计划、总结、报告、请示与批复

 30

 4

科协工作有关统计报表

永久

 5

挂靠在本校省级以上各专业学会、协会组织学术活动的计划、总结及各专业学科

开展学术讨论经验交流有关材料

 30


KY12专利

序号

类目名称

保管期限

 1

各类专利申请书、专利证书(集体获奖的交原件,个人获奖的交扫描件)

永久



KY13获奖证书

序号

类目名称

保管期限

 1

省部级以上科研成果获奖材料包括奖状、奖章、证书等(集体获奖的交原件,个人获奖的交扫描件)

永久


KY14科研项目

研究阶段

归档范围

归档单位

保管期限

1 研究准备阶段

1.1

调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献综述

课题组

长期

1.2

科学基金、科研课题经费申请报告及批件

科研院

长期

1.3

任务书、协议书、科研合同、委托任务书、会议记录及重要来往文函

科研院

永久

1.4

科研课题研究计划、课题计划调整或课题撤销文件

科研院

长期

1.5

实验试验方案、设计方案、调查考察方案

课题组

永久

2 研究试验阶段

2.1

试验任务书、试验大纲

课题组

永久

2.2

实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告

课题组

永久

2.3

观察、探测、观察记录、野外调查、考察记录和整理   记录及综合分析报告

课题组

永久

2.4

计算文件

课题组

永久

2.5

计算机软件

课题组

永久

2.6

机验文件

课题组

永久

2.7

理论分析文件

课题组

永久

2.8

设计文件、图样

课题组

永久

2.9

工艺文件

课题组

永久

2.10

课题阶段总结

课题组

长期

3 总结鉴定验收阶段

3.1

课题工作总结(含最终完成、阶段完成或中断)

课题组

永久

3.2

研究报告(其中国防报告由科研院归档)


课题组

永久

3.3

论文、专著


课题组

永久

3.4

科研课题经费决算


科研院

永久

3.5

科研课题成果验收、鉴定、评审文件

课题组

永久

4

奖励申报阶段

4.1

科技成果申报表及附件

课题组

永久

4.2

科技成果奖励申报与审批文件

科研院

永久

4.3

获奖凭证


科研院

永久

4.4

专利文件

专利办

永久

5 推广应用阶段

5.1

推广应用方案

课题组

长期

5.2

技术转让合同、协议书

科研院

永久

5.3

成果推广应用中形成的技术文件及工作总结

课题组

长期

5.4

国内外同行评价及用户反馈意见

课题组

长期

5.5

成果宣传报道文件

课题组

短期

6 其它

6.1

专业会议文件

课题组

长期

6.2

标本、样品目录

课题组

永久

6.3

照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等

课题组

永久