2020年毕业生档案领取和移交通知

发布人:孙婷婷  发布时间:2020-06-22  浏览次数:821

Ø各学院:

Ø根据学校《关于做好2020届毕业本科生离校工作的通知》,学生档案室将有关工作通知如下:

Ø毕业生档案领取:623日前各学院到我室领取应届毕业生档案,将当年毕业生档案领回学院,领取前需提前电话预约,并按学号顺序提供领取学生档案名单(本科生需提供大一初始学号)。领取清单模板见附件1

Ø交寄档案时间地点安排:九龙湖校区(624日、71日、2日、8日);四牌楼校区(623日、73日、6日、7日、9日)。请注意:九龙湖接收档案时间段,学档两位老师都将在九龙湖办公,四牌楼学生档案室将关门,请勿空跑!各学院请在《2020年毕业季各院系寄送档案时间表》中填写送档案时间。同一时间段,若预约满额,请调整其他时间段。

Ø毕业生档案整理核查:各学院按要求填写档案转递内容详单,(模板见附件2)确保毕业生档案的齐全完整,将档案密封好,并在封面上粘贴或填写档案接收单位名称、档案接收单位详细地址、收件人和电话号码。


毕业生档案移交要求:各学院请在交接前两天将毕业生档案交寄单(模板见附件3)各学院应将毕业生档案交寄单电子版发至SEU学生档案QQ群(档案馆需提前交给EMS打印单号)。档案交接时,应按照毕业生档案交寄单的顺序进行排列;档案交接时及交接后电子版交寄清单不可再作更改。

Ø港澳台毕业生档案,可由学院密封好加盖骑缝公章后交给学生本人,以上均需同时向档案馆提供电子清单。

Ø派遣到东大分中心和东大人事处的毕业生档案需单独列一份交寄单,与去其他单位的毕业生档案分开移交;并将电子版交寄清单上传至SEU学生档案QQ群。

Ø档案到北、上、广、深等地区的,为避免退档,需先确认学生是否落户,档案中是否需要落户函复印件或户口簿复印件,再将档案移交寄出。

Ø有些地方和单位如南瑞需要封口处盖章,否则会被退档,请单独提示。

Ø缓派、续读本校研究生的档案毕业季时暂不交接。缓派的毕业生档案需等相关毕业材料收集齐全再向档案馆移交;续读本校研究生的学生档案可与相关院系进行交接,整理形成研究生新生档案,按研究生学号移交档案馆。

Ø另,请通知毕业生档案是邮政EMS专用通道投递,邮局的查询有效时间是半年内,请毕业生及时登陆档案馆网站→快速通道→毕业生档案寄递信息查询须知→打开须知链接,即可查询获取邮寄单号及时上网查询物流信息,务必主动联系档案接收单位以确保档案已成功投递。

Ø不明事项,请联系档案馆学生档案室。电话:83792913

Ø特此通知。

东南大学档案馆学生档案室

                                                                             2020619

附件1-1学院2020年本科毕业生档案领取清单模板(请带上纸质版来领取).xls

附件1-2学院2020年硕士毕业生档案领取清单模板(请带上纸质版来领取).xls

附件1-3学院2020年博士毕业生档案领取清单模板(请带上纸质版来领取).xls

附件2-1本科生档案转递内容详单模板(寄送档案时请带上填写好的纸质版).xlsx

附件2-2硕士生档案转递内容详单模板(寄送档案时请带上填写好的纸质版).xls

附件2-3博士生档案转递内容详单模板(寄送档案时请带上填写好的纸质版).xlsx

附件3院系交寄单标准模板:日期+本硕博+学院(寄送档案时请将电子版发到学生档案群).xlsx


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