第一条为了推进学校的档案资源建设，保护学校历史记录，促进学校事业发展，学校鼓励本校全体师生员工（包括离退休人员）及其家属、校友及其家属、其他社会组织和个人，自愿向学校捐赠档案类资料，用于学校公共文化服务事业。
为了规范捐赠和受赠行为，维护捐赠人及受赠单位的合法权益，制定本办法。
第二条接受捐赠的档案资料包括各种有收藏价值的实物类古籍、图书、期刊、设备等；声像类视听资料、数字化产品等；文书类文件资料等；以及个人档案和校史资料等。
个人档案指本校历史相关的所有的档案资料，主要包括出席国内外重要活动的讲话稿、照片、录音、录像；重要著作、译著、论文、译文及手稿；个人自传；学术研究和教学工作笔记、讲义、教案、教具、作业、实习方案；重要社会兼职聘书；省部级以上奖励证书、奖章和纪念品；学历学位证书；其他具有较高保存价值的材料和实物等。
校史资料主要包括记录反映学校校园变迁、重要活动、重大事件、重要成就及重要历史人物的照片、录音、录像、书籍、画册、纪念物等；省部级以上领导和社会知名人士的题词、字画；具有较高收藏价值的艺术作品；其他具有历史纪念意义的史料和实物等。
第三条捐赠的物品必须是捐赠人有权支配的合法财产。
第四条校档案馆代表学校接受并保管捐赠人所捐档案史料，有权对捐赠物进行必要的筛选，对于筛选后认为没有收藏价值的捐赠物，应退还给捐赠者。
第五条档案馆应与捐赠人订立捐赠协议。
捐赠协议主要包括捐赠人和受赠单位，捐赠物品的种类、质量、数量、用途，捐赠时间和方式等。
第六条捐赠人应当按照捐赠协议约定的期限和方式将捐赠物品转移给校档案馆。
第七条除特殊情况外，捐赠人要求保留捐赠物品复制件作纪念的，档案馆一般应无偿提供复制服务。
第八条接受捐赠后，档案馆应当向捐赠人出具合法、有效的收据或捐赠证书，并将受赠财产登记造册，妥善保管。
第九条档案馆应分门别类按相关档案资料的具体保管要求妥善保存各种捐赠物品。
第十条捐赠的档案史料捐赠人如无特别约定，将主要用于校史馆展出、校史编撰、专题展览、档案编研等公益性活动。捐赠人有约定的，档案馆应当尊重捐赠人的意愿，按照协议约定的用途使用捐赠物品。学校如果确需改变用途的，应当征得捐赠人的同意。
第十一条捐赠人有权向档案馆查询捐赠财产的使用、保存和管理情况，并提出意见和建议。
对于捐赠人的查询，档案馆应当如实答复。
第十二条除与捐赠人另有约定外，受赠的物品及其增值均属于学校的公共财产。
档案馆应当向学校报告受赠物品的使用、管理情况，接受监督。
档案馆对寄存档案严格按寄存人要求进行管理。
第十三条除捐赠人有特殊要求外，档案馆每隔一定时间公布受赠物品的目录和捐赠人名单，编辑捐赠情况荣誉册。
第十四条对捐赠有突出贡献的单位和个人，学校予以奖励和表彰。
第十五条学校设立专项基金，用于鼓励个人捐赠。
第十六条本办法由档案馆负责解释。
第十七条本办法自公布之日起开始执行。
东南大学档案馆
二零一五年九月
