政策是收集工作的关键——国外档案收集政策解析

发布人:钱杰生  发布时间:2013-10-22  浏览次数:963


(国家档案局北京13002)

 从欧美一些档案馆的实践和经验来看,收集工作的关键是制定和完善档案收集的政策。上世纪80年代以来,由于“鉴定乃档案工作者首要职责”已经成为国际档案界的共识,围绕鉴定的各种理论、方法、程序及工具受到持续的关注和研究。鉴于收集政策能够帮助档案工作者做出更好的鉴定选择,促进馆藏建设,因而日益受到重视,成为许多档案馆收集工作的核心问题。这里所谓的收集政策,是指“指导档案机构进行档案资料挑选、收集和馆藏建设的说明性文件”,这种政策“明确了收集的范围和类型,规定了接收和征集的条件及要求”。

通过对英、美、加等国一些档案馆(包括各级公共档案馆、机构档案馆、专门档案馆)网站上公布的收集政策的文本进行分析,我试图归纳和概括出欧美国家收集政策的基本框架和主要含义,探究他们在规划和规范收集工作中的思路和做法,为我国档案收集工作提供启示和借鉴。

1    收集政策的重要性和必要性

为什么说制定收集政策是收集工作的关键呢?我们不妨做一番回溯性的考察。

1.1 改进馆藏质量,丰富档案资源

美国档案界对收集政策重要性的最初认识始于对档案馆藏质量的质疑。格拉尔德·汉姆在1974年美国档案工作者协会年会的主席致辞中批评档案行业“缺乏富有想象力的征集准则或综合收集战略……”主张档案工作者“投入更大比例的智力资源,为全国范围的档案数据收集制定准则和战略。”汉姆还在其他文章中进一步指出,档案工作者在馆藏建设中面临的许多障碍都是因为他们缺乏清晰的机构收集政策,不了解整个国家现存馆藏的数据和状况。此后,一些档案机构开始设立了馆藏分析项目,并依据分析结果制定了相应的收集政策,确立了档案收集中先后轻重的顺序。

图书馆界比较成熟的馆藏管理战略也影响到了美国档案机构对收集政策的重视。珠塔·瑞德斯格特就曾积极倡议借用这种政策规划,促进档案馆藏建设。为了推动系统、全面的馆藏管理,她还概括出来四大要素,即:制定收集政策、挑选和收集档案资料、持续进行馆藏评估、开展馆藏建设合作和资源共享。其中,她认为制定收集政策是关键的第一步。

加拿大档案委员会多年来一直致力于促进收集政策的制定和规范,早在1990年就发布了《收集政策制定指南》。该指南指出:“收集政策为档案机构做出鉴定和收集决定、合理分配资源提供了工具。它是档案机构有计划地、协调地以及系统地收集和丰富馆藏的支柱……”。

还有一些业内人士认为,收集政策之所以重要,是因为挑选、鉴定以及收集的过程,是一种实际的决策而非价值的判断。

1.2 运用有限资源从事最佳收集实践

加拿大档案委员会1995年出版的《构建全国收集战略》在前言中有这样一段阐述,“今天的信息爆炸正在导致文献信息数量的极速膨胀,与此同时,有效管理这些信息所需的资源却在锐减,因此,一个有计划的、系统的档案资料收集之道就成为所有档案馆生存和成功的关键所在。”

任何档案馆的人财物资源以及技术条件和知识能力都是有限的,不可能收齐收全所有信息。收集政策可以帮助档案馆依据法定职责,更有效地分配和管理资源;可以避免收集那些没有长久价值的档案资料;也为更有价值的收藏保留足够的空间。近些年,由于数字和网络技术日新月异,社会和公民的信息需求和兴趣日益广泛,而且不断更新变化,再加上政府对问责制、公开化、工作效率的种种承诺,几乎所有国家的档案收集工作都发生了巨大变化,面临着接踵而来的一个又一个挑战。

在这些变化和挑战面前,加拿大国家图书档案馆提出了4项原则:一是重要性,即档案要聚焦最能代表加拿大社会发展历史和加拿大社会文化价值的文献遗产;二是充足性,强调加拿大档案文献遗产的收集,在质量和数量上要足以全面反映加拿大社会,满足加拿大人的各种需求;三是可持续性,因为资金有限,既要保证收集到重要的档案,又不能影响保护和利用;四是社会性,档案应该记录加拿大社会的多元化,为此需要加强与各相关部门通力合作。为了践行这些原则,在有限的资源下保证档案馆藏的多样性和完整性,其主要的步骤就是制定全面合理的综合收集政策。

1.3 馆际合作与信息分享

目前,更具广度和深度,已是档案收集的总体趋势,也就是说,档案收集要更加关注和追求收集的多样性与完整性。所谓多样性是指档案要呈现出政府活动和社会现实的方方面面,不仅要记录大政方针、重要事件等宏观层面的历史,还要尽量反映心态和微观层面的细节。完整性则包含了内容、载体及形式上的完整,例如将网站资源、电子邮件、数据库、Web2.0技术生成的文件等在内的数字档案,纳入收藏之列。通过制定和分享收集政策,可以让各级各类档案机构之间增强协调与合作,明确划分各自的收集范围和重点,避免重复和不必要的竞争,实现有效合理地资源分配,从而保证整个国家和社会的档案收藏和集体记忆的丰富完整。

1.4 实际收集工作的需要

收集的实践证明,档案工作者需要依据具体政策和指南才能有效地工作,才能帮助他们判定应该接收和征集哪些档案资料,才能按照明确的程序进行收集并以此证明自身工作的规范性。

2    收集政策的基本框架和主要内容

从十几个收集政策样本看,它们之间的框架结构和繁简程度差异较大,短者寥寥数页,长者多达几十页;有的基本上是原则性的规定,有的则提出了具体的程序要求;多数面向接收和征集两个方面,少数则只针对社会征集。这说明:第一,(正面解读)收集政策有一定的针对性和目的性,不同规模和类型的档案馆可以量体裁衣,选择符合自身需求的政策模式。第二,(负面解读)收集政策文本的质量参差不齐,在结构和内容上还缺乏一致性。第三,(实际可能性解读)一些档案馆在网上公布的收集政策主要针对的是社会捐赠,属于公关性的政策,而非内部的决策工具。

 尽管如此,从多数政策文本中还是可以找到一些共性,大致归纳如下:

2.1 有关档案馆法定地位和收集权限的内容

    几乎所有的收集政策样本都在前言或专门条款中陈述了档案机构的法律地位、法定职能和职责、隶属关系以及收集的权限和责任。

2.2 关于收集范围、重点及局限的内容

 这是收集政策的主干,英、美、加等国的档案收集政策编写指南均要求对此做出具体说明。不过,从实际的收集政策文本来看,这方面内容的陈述方式、侧重要点以及详略程度也有差别。一种典型的模式是,根据档案馆的权限、职责以及馆藏的性质,从收集的地理区域、主题范围、年代、文件类型、载体、格式等方面,具体地罗列出档案接收和征集的来源及对象,详细地描述档案收集的主题、类型及载体等。另一种模式是,分析现有馆藏的优势或薄弱之处,规定收集的重点和优先顺序。还有一种模式则是通过给出档案、文件、档案价值、寄存、捐赠等词语的定义和解释,以词条的形式来体现档案收集的方向及范围。

2.3 关于收集过程/程序的内容

就收集政策的有效性和实用性而言,这方面的规定至关重要。相关内容涉及了档案收集的原则和标准、收集的方式和条件、移出规定、职责分工、利益冲突条款、协议/合作条款等。

2.4 关于收集政策评估和修订时间的内容

    许多收集政策都有关于政策评估的表述,并规定了下次正式复审和修订的时间。

3    档案收集政策内容细读

下面我将对收集政策文本内容做一些具体的归纳和分析,以此来探究相关国家是如何规划和规范档案资料收集的。

3.1 收集权限

收集政策必须反映档案馆的法定地位和权威,说明档案馆的职能和使命,阐述收集档案文献的法定义务、责任或权限。

各类档案馆的法律依据不同,有的具有专门法规,比如英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆等;有的则受《地方政府法》管辖,比如英国西格拉摩根市档案馆。有的只负责所辖区域政府机构形成的公共档案,比如美国密歇根州档案馆;有的则负责收集本地区政府和非政府领域的重要文献记录,比如美国康涅狄格州档案馆。无论处于何种情形,对机构职能、馆藏性质及其范围做出法律规定,对政策依据或传统职能做出明确具体的解释,都是必需的。以加拿大曼尼托巴省档案馆收集政策为例,该政策分“法定授权”“职能和任务”“机构方针”“收集权限范围”四个条款,依次阐述了档案馆所具有的责任和收集权限。

    一些收集政策还特意说明本机构获得了政府特别认可,以强调其权威性和专业性。比如英国西格拉摩根市档案馆收集政策就提到,这家档案馆已“被国家档案馆认定为达标档案馆,被财政大臣(通过国家档案馆)任命为受《公共档案法》(1958年)保护的寄存公共档案的地方档案馆;被案卷大法官承认为受《财产法案法》(1922年及1924年修订案)以及《什一税法》(1936年)保护的收藏庄园和什一税档案的官方档案馆”。

 如果档案馆的收集权限大于其规定的职能,通常还要在政策中特别说明。比如密歇根大学本特利历史图书馆(大学档案馆)“除负责收集本校各院、部、系及教职员工和学生形成的‘大学档案’外,还侧重收集有关本州历史且不在州档案馆收藏范围的私人机构及个人的档案文献”。

3.2  收集范围

总体上看,收集政策大都从地理区域、主题、文件载体及格式等方面来阐述收集范围。值得关注的是,其阐述都具有正、反两个方面,即规定收集什么,又指出不收集什么。

3.2.1 应收集以英国国家档案馆收集政策为例,该政策用两个章节分别阐述“我们收集谁的档案”和“哪些档案应被挑选以永久保存”。

“国家档案馆收集所有政府部门和机构的档案,只要它们被《公共档案法》列为公共档案”。政策注释进一步说明,“这些档案包括可能由其他机构代表政府部门形成或保管的。例如按照合同条款执行政府部门任务的机构所形成和保管的档案文件”。

“政府各部及其执行机构,包括法院、军事机构以及许多非政府序列的公共机构的档案也在收集之列”。政策注释指出了具体的法律依据,即《公共档案法》所附的公共机构表,该表一一列出了应向国家档案馆移交档案的所有公共机构。政策注释还给出了“如何识别公共档案形成机构”参考工具链接。

尽管这一章的篇幅不长,但由于提供了注释和相关文件链接,国家档案馆的收集对象显得非常清晰完整。

关于应收集什么样的档案,该政策首先列出了4个标准,即这些档案:(1)记录了英国中央政府及英格兰和威尔士政府的重要政策和行动;(2)记录了政府的组织结构和决策过程;(3)记录了国家与公民生活的互动;(4)记录了国家与物理环境的互动。每个标准下面都具体罗列了相应的档案文件的来源、种类、内容等,并且特别说明所有形式的档案都在收集之列。此外,该政策还以专门条款进一步说明了“数据集”的概念和收集办法,为数字资料的收集提供了指南。在数字时代,这一点已经显得日益重要。

通过概述现有档案馆藏情况,分析馆藏优势和弱势,进而申明收集重点和优先顺序,是一些收集政策,特别是机构档案馆征集政策的特点。比如,英国伦敦大学档案与特藏部收集政策在“馆藏优势”条款下申明:“我们寻求收集有关英国海外经历史方面的档案、手稿及其他原始资料。我们主要关注非洲、亚洲和中东地区,但不排除其他地区”。在详细罗列了旨在收集的4大类档案资料后,该政策进一步表明:“作为这个领域的重要档案馆,我们特别热衷收集与中国和东亚相关的资料,旨在把我馆建成西欧地区19和20世纪东亚史研究的最主要的史料中心之一。我们也希望丰富有关中东和北非的收藏,从而使馆藏各地区的档案资料达到相同的水平”。但该政策也指出,“我们不收集外国人或机构形成的属于他国文化遗产的档案资料”。

也有的收集政策还专门说明,“我们意识到现有馆藏的空缺,有些群体,特别是黑人和少数族裔社区没有在档案中得到体现;我们在数字文件收集方面也面临巨大挑战。本政策旨在解决这些问题”,以此来表明未来工作改进的方向和收集的重点。

曼尼托巴省档案馆收集政策则分“政府档案”“私人档案”“哈德逊湾公司档案”,这3个专门条款详细说明了各类档案的收集范围和办法。

3.2.2 不收集  大多数政策都有专门条款,或列举不予收集的档案资料,或指出收集的种种限制。例如,英国电影资料馆收集政策这样规定:“我们不收集非英国产电影,除非那些能够反映和支撑本机构之文化目的、却无法在英国获得的国外重要作品的拷贝……本机构文化使命的重点是记录英国的电影沟通艺术,因此我们不收集闭路电视片或其他没有作者或制作者的记录材料,除非它们对了解电影艺术、电影史以及电影的影响力至关重要。”此外,该政策还对该馆的局限性做出说明,“我馆的目标不是建立英国移动影像生产或消费的完整记录,许多其他组织也发挥着收集、保存和提供利用移动影像的作用”,并一一列举了近10家英国收藏机构(包括图书馆、博物馆、档案馆、广播公司等)收集移动影像资料的侧重点。

英国国家档案馆收集政策在“不予收集的档案”条款下指出,“有些档案可能已被其他地收集或复制(例如议会档案),或者已经由英国政府web网档案馆捕获,因此不必再重复收集。”         

有的政策明确表示“不收集出版物和报纸,它们由地区图书馆收集。不收集实物或文物,他们属地区博物馆收藏”“通常不收集原始照片的现代复制件(扫描件)”“拒收没有永久保存价值的捐赠资料”“不接受所有权属不清或捐赠者、寄存者无合法权利的档案”“不收集属于其他档案机构法定收藏范围的档案资料”“不收集复制件和要求长期封闭的档案”“不征集本馆技术条件和专业能力不允许的档案文献(因无法进行整理、编目和提供利用)”。

3.3  收集原则

    收集政策一般都直接或间接地陈述了收集原则或准则,主要包括尊重档案文献的来源和完整性;不破坏档案之间的联系;只接收经档案专家认定的具有长久保存价值的文件;只收集可立即或经过一段具体时间向社会开放的档案文献;以合作的方式避免竞争,保证档案文献为最合适的机构所收存。

3.4 收集方式

    常见的收集方式包括移交、捐赠、寄存、租借、购买等,这些均在收集政策中得到或详或略的规定。

3.4.1 接收/移交收集政策对接收/移交的规定通常较为简单,一般都是要求按照相关的《档案保管/处置期限表》执行,并将接收/移交过程记录在案。

鉴于英国2010年《宪法改革与治理法案》将公共档案必须移交国家档案馆的期限从30年修改为20年,英国国家档案馆收集政策(2012年11月)以专门条款说明“……将用10年的时间分阶段完成全面的转变。国家档案馆从2013年开始,每年接收两个年度的档案,到2023年,30年移交的时间框架就逐步缩减为20年”。该政策还用列表形式具体说明了从2012到2023各个年度移交档案的年份。

3.4.2 捐赠、寄存捐赠和寄存是最为普遍的档案征集方式,在收集政策中都有具体规定,比如,积极建立和维系捐赠人关系;接收捐赠/寄存时,必须签署捐赠/寄存协议(有些政策为此附有标准的协议样本);捐赠人或寄存者对档案资料具有合法有效的权力;档案文献所有权在捐赠时同时转赠;捐赠或寄存档案应可向社会开放;捐赠档案不涉及版权问题;捐赠人可获得免税优惠等。

3.4.3 借用、购买从收集政策看,这两种征集方式不受鼓励或有一定难度。有些政策明确表示不以购买的形式收集档案,或没有购买档案的资金(除非获得专项经费)。有些政策规定,一般不以购买的形式征集档案文献,除非它们对国家有重大意义。借用征集大都是以展览或研究项目为目的的,需要慎重。有政策规定借用期至少为30年,或有望先以借用形式收集,最终获得捐赠。

3.5 争议或利益冲突条款

尽管收集政策均强调要避免馆际间的资源竞争,加强协调与合作,但在现实中,竞争和冲突仍不可避免,因此,许多收集政策都提供了档案机构之间发生收集冲突时的解决方案,主要是寻求第三方中立机构的意见。比如英国的一些机构档案馆和地方档案馆均在其收集政策中指出,“如果在收集时与其他档案机构发生冲突或纠葛,将寻求国家档案馆的建议和仲裁”。为避免竞争和重复收集,将“与有同样收集兴趣的档案机构达成协议,不征集通常归其收藏的档案文献”。加拿大曼尼托巴省档案馆收集政策在利益冲突条款下规定,“工作人员出于个人利用、娱乐或盈利等目的,希望通过交易或购买方式收集属于省档案馆职责大范围内的档案资料时,应该获得省档案馆馆长的书面许可。在不能及时得到批准时,这些档案必须先以该工作人员谈妥的同样的价格提供给省档案馆”。

3.6 移出规定

   “档案馆最大的敌人就是保存了大堆没有价值或不相干的资料”,因此,大多数收集政策都规定了“移出”条款。具体包括:把一些档案移交/转移给其他更适合的档案馆保存;把一些资料退还给其捐赠人或寄存者;对失去保存价值的文件资料进行销毁,但一定要谨慎,特别是如果涉及捐赠资料,必须征得捐赠人的同意。一些政策还特别列出了决定和实施“移出”的相关责任人。

3.7 收集政策的评估和修订

收集政策应该是动态的,需要定期进行评估和修订,以保证它适应不断变化的环境和需求。多数政策规定的修订周期为5年。

4. 结束语

收集是保管和利用的基础,这是档案界的共识;收集政策是最佳收集和馆藏建设的关键步骤,对此,档案界也日益认同。在欧美同行看来,拟定或修改收集政策,为他们提供了一次评估馆藏档案强弱的机会,从而能够保证未来的收集更能代表多元文化的社会性质,更能反映地方特色或地区优势,更能及时关注新媒体新渠道生成的档案文件。当然,上述收集政策是否得到落实,还需另下一番工夫调查。但从多数政策文本看,这些政策具有较细的程序规定,可操作性强;有的还配套有一系列的执行战略、工作流程和工具,便于具体落实。

为了应对数字时代的到来,英国国家档案馆不久前还公布了《档案馆馆藏建设政策——档案人员收集工作规划指南》征求意见稿,详尽阐述了在数字时代应该超越传统的收集政策思维,制定更为主动、更有前瞻性的“馆藏建设政策”的原因和意义,这一做法也值得我们借鉴。
 
 

(作者: 杜梅)