东南大学文书档案管理实施细则

发布人:尚昌红  发布时间:2013-10-09  浏览次数:627

第一条 为加强文书档案的科学管理,实现档案工作的规范化,根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)及《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合我校实际情况,特制定本细则。

第二条 公文实行文书处理部门立卷的制度。本校各党群组织、行政机构、院系部门、直属单位等均为立卷单位,应按照有关规定定期向档案馆移交归档,个人不得保存应归档的文件材料。

第三条 每个部门、单位都应把文件材料的形成、积累、归档纳入本部门、单位工作的议事日程;专门或兼职的文书处理与档案工作人员,应认真履行岗位职责,做好立卷归档工作,各级领导和科室的同志都要予以支持、合作和协助。

第四条 归档范围
反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;本校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级报送的重要文件材料;其他对本校工作具有查考价值的文件材料,均属归档范围。
永久保管的文书档案主要包括:
(一)本校制定的法规政策性文件材料;
(二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本校职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、 总结、综合统计报表等;
(五)本校机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料;
(八)关于重要业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括:
(一)本校职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本校一般性事务管理文件材料;
(五)本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本校业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)关于一般性业务问题的函件、请示与本校的复函、批复等文件材料;
(九)下级报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第五条 对案卷质量的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点

1、以本部门、本单位形成的文件材料为主。上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但要遵照执行的法规性文件;上级机关召开的需要贯彻执行的会议所形成的主要文件材料,均应立卷归档。

 

2、归档文件材料应归原件,若无原件,则可归复印件。归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数,均应齐全完整。已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件(如:传真件)应予复制或进行字迹加固处理,复印件上要加盖立卷单位红章。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 

 

3、归档文件采用“年度—机构—类别”的方法进行分类:
a.将文件按其形成年度分类。跨年度时,一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度办理的文件归入办结年。几份文件作为一件时,“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
b.按机构分类。由某个机构承办的归档文件,归入该机构;由几个机构承办的文件,可归入主要承办机构类中。
c.文书档案的保管期限分永久、定期。各单位文书档案归档范围和保管期限,详见《东南大学党群、行政、院(系)管理档案归档类目》。
d.同一年度、同一机构的归档文件,按事由结合时间排列。同一事由中的文件材料,按文件形成先后顺序排列;事由间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议,均可分别视为一个事由。一次请示,批复收到后,可视为事由办理完毕。 

 

4、归档文件以“件”为整理单位。
一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;
会议记录、报表、名册、图册一本为一件;成套的会议材料各为一件;
重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;
计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、无领导批示,则定稿不存档,将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;
来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件。

 

5.文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。
装订方式:去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物或塑料夹,采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订,较厚的文件采用三孔一线的装订方式,已成册不易拆钉的,可保持原貌不变。

 

 6.每件文件材料分别编写页号,凡是有图文的页面都要编写页号,原则上要求用号码机打印,正面页号在纸张的右上角,背面页号在纸张的左上角。如文件材料已有页码,可不再编写。

 

7.归档文件加盖归档章(档案馆统一制作),归档章采用红色印泥,一般加盖在每份文件首页上端居中的空白位置上。  

 

归档章的式样:

 
东 南 大 学

年度

机构

件号

盒号

页数

保管期限

 

 

 

 

  

 

 8、计算机录入文件信息,统一使用东南大学文书档案管理系统,按照录入界面上的字段,逐项填入,同时遵守以下规则:
(1)文件题名:文件标题。文件只有一个题名而且是能够反映文件内容的正题名,填写时照实输入;文件若有正副题名,正题名能反映文件内容的,副题名无须录入;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并录入;没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。如:“[关于技术职称评定工作的]通知”。文件的附件独立性强,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并录入,外加“()”标注。
(2)文件著者:发文机关或文件的署名者。
(3)文号:文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,须完整录入,年度加上[]。如:“校通知[2003]105号”。
(4)文件日期:文件的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年、月、日。
(5)文件页数:以件为单位,录入文件页数。
(6)文件保管期限:档案保管期限,一般分为永久、30年、10年。
(7)档号:由13位字符组成xxxx--xxxx--x--xxxx (年代--机构代号--文件种类--流水号)??? 其中,文件种类分为8类:发文(用F表示)、收文(用S表示)、工作请示(用G表示)、通知公告(用T表示)、其他(用Q表示)、网上采集(用W表示)、资料(用Z表示)、秘密文件(用M表示)。如:校长办公室归档的2005年学校第一份发文,档号应为20051201F0001。(电子化办公系统中归档文件的档号在办公系统自动生成,其他归档文件材料的档号在档案管理系统中录入“成文日期”、“文件种类”、“主办单位”,点击“添加”钮后自动生成。)

 

 9、填写备考表。立卷人:填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。审核人:填写分管档案工作的单位负责人姓名。

 

10、归档文件整理完毕,由校档案馆有关人员审核、校对,符合规范即装入档案盒。档案盒封面及脊背的栏目由校档案馆人员负责填写。

 
第六条 档案馆负责文书档案整理、立卷和归档的指导工作,并负责归档文件材料的检查和接收。

 

第七条 归档单位兼职档案员、领导和有关工作人员可以查阅本部门档案。 查阅其他部门档案,需经对方部门领导同意并办理相关手续。

 

第八条 本细则自公布之日起实施。

 

 

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