一、学生档案室的主要工作
1、负责全校本科生、研究生档案的接收、整理、保管和查阅工作。
2、负责全校毕业生档案的转递工作。
二、学生档案接收、整理、催办、转递
1、新生入学注册取得学籍后，由所在院系学生工作办公室将学生档案收齐，按照《东南大学新生档案统计表》整理、登记，按学号顺序排列移交到档案馆学生档案室，核实后办理相应的移交手续，档案移交手续一般应在新生入学注册后两月内完成。
2、新生入学后档案未到的，由所在院系学生工作办公室负责向学生本人索要。本人党、团材料入学时未带者，由本人负责向原学校索取，一学期内归档。档案材料不全的学生，由院系学生工作办公室负责催缴，尽快把所缺材料送到学生档案室归档。
3、院系在学生毕业前，将符合毕业资格学生的所有材料（包括党建材料）收齐装袋移交档案馆学生档案室。
4、毕业生档案要由档案馆学生档案室通过南京市机要局机要文件转递，院系不得擅自将档案交毕业生本人或他人带走。
三、学生档案借阅
1、各院系主管学生工作的专职干部、辅导员可查阅本院的学生档案。外单位如需查阅，须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅。查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
2、凡摘抄档案材料，须经档案室同意。
3、档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅。如有特殊情况需要借阅档案，须说明理由，经有关领导批准，办理相关手续后方可借出。
4、外借档案者必须负责档案安全，严格保管，按期归还。遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。
5、档案归还时，档案员要仔细检查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。
6、学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。如确有特殊情况，则由院系主管学生工作的专职干部、辅导员代为查阅。
7、应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函或录取通知书，由学生档案室寄档。
东南大学档案馆
2009年4月28日
