档案馆关于研究生相关学籍材料收集工作的要求

发布人:钱杰生  发布时间:2015-09-23  浏览次数:135

档案馆关于研究生相关学籍材料收集工作的要求

各学院:

研究生的学籍材料是其本人重要的档案,组织人事部门对这些档案材料的格式和收集作了严格规定,并有具体的检查措施。这些材料的完整性对本人以后的职称、课题申报、工作、学历认定、提干等是不可或缺的主要材料。经与研究生院协商,研究生(博士、硕士)学位材料由各学院按照档案馆的要求进行整理归档,现将有关要求及具体的归档流程说明如下:

一、研究生“学位申请书”(人事档案归档专用)的填写要求

1、“学位申请书”必须采用A4规格的纸张,装订边留至少2.5CM的页边距;

2、申请书内容的填写采用碳素墨水、签字笔等书写,不得采用圆珠笔等易褪色材料书写。

3、不得采用黏贴纸张的方式填充表格内容。

二、硕博连读、提前读博研究生学历、学位材料

1、凡是硕博连读、提前读博直接拿博士学历、学位的研究生,需要补充说明本人硕、博阶段的学习经历说明。

2、硕博连读、提前读博的研究生,必须补齐硕士阶段的成绩单。

三、专业硕士,必须有以下相关材料提交档案馆:

(1)报考、录取的相关信息材料;

(2)专业硕士成绩单;

(3)学位申请书;

(4)学位授予决定;

(5)其他能够说明其专业硕士学习的材料。

 

案卷整理:研究生学位材料以卷为单位归档,每位研究生的学位材料为一卷。
  (一)检查卷内文件是否符合要求
  1、对照下载的学位档案目录,检查该份学位材料是否缺失某项材料(“学位论文项”除外),如果缺失,及时补充,无法补充时,请在备注栏内说明原因。
  2、学位申请书的相应位置必须粘贴照片。
  3、学位申请书中有关栏目须有相应签字及单位盖章,具体栏目为:①成绩单②学院推荐意见③答辩委员会审核意见④学院分学位评定委员会审核意见⑤校学位评定委员会决议。
  4、学位材料应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料,严禁使用铅笔、圆珠笔,红色、纯蓝色墨水和色带打印、喷墨打印、传真等不耐久材料归档,如果出现这样的材料请进行复印,替代原不符合要求的材料。
  (二)卷内文件排列
  按照不同类型研究生学位档案目录(档案馆主页中下载的)中的顺序,对每一位研究生的学位材料进行排序。
  (三)去除文件材料上的金属物,如订书钉、曲别针、大头针等,以避免文件纸张在长期保管过程中受到金属钉锈蚀。
  (四)编写页码:可用打号机编写页码,也可手写编写页码。凡有字的页面(正、反页面)均须编写页码。页码编写于页面的右下角(反面编写于页面左下角)。使用打号机编号时,每卷均从“001”开始连续编号。手写编号时,从“1”开始连续编号,使用黑色铅字笔或碳素墨水钢笔书写,注意字迹工整,切忌潦草。
  注意:编写页码时不要漏页,如果漏编部分页面,则需对错误页码涂改后重新编写。
  (五)填写学位档案目录中的页码
  填写每项材料的开始页码,只有最后“研究生学位论文修改情况登记表”项填写其起止页码,如“75-75”。学位论文页码不需填写。
  (六)填写卷内备考表(请从档案馆主页下载专区下载)。
  每份学位材料最后均需附加一张卷内备考表,如无特殊说明,表下方的立卷人、审核人项分别由各学院的归档人员和学院分管领导签字,并填写归档时间。
四、移交
  各学院将研究生学位材料按照档案馆要求整理完毕以后,填写移交目录(请从下载专区下载),并到档案馆办理移交手续,移交清单一式两份,双方签字并各持一份备查。
五、归档时间
  根据学校研究生学位授予的时间,每年6月份授予学位的,其研究生学位档案归档时间为91日-1115日;每年12月份授予学位的,其研究生学位档案归档时间为次年31日-415日。
  归档过程中有任何疑问,请直接与档案馆联系。联系人:张丹丹,联系电话:83592101(办)。

 

 

 

东南大学档案馆

2013.12.25

 

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