关于交寄2013年毕业生档案相关事宜的通知
各院校：
毕业生档案寄递是各院校就业指导中心及档案管理部门一项繁重的任务。随着2013年各院校毕业生离校的临近和派遣工作的陆续实施，毕业生档案集中寄递工作即将开始，为了确保今年档案寄递高量期间收寄工作地顺利开展，确保毕业生档案“保密安全、准确迅速”的传递，我局对各院校毕业生档案交寄工作特作如下通知：
一、统一组织 明确责任
从往年各院校交寄档案的情况看，大部分院校都采取了集中管理、集中交寄的做法，及时顺利地完成了交寄工作。但尚有部分院校仍采取分散交寄的方式，浪费了大量的人力和财力。
各院校要进一步高度重视档案交寄工作，加强组织管理，提高工作效率。明确集中管理的部门和人员，并选派工作认真细致，责任心强的人员，专门负责该项工作的组织管理、宣传和审核，确保毕业生档案顺利的交寄。
二、严格把关 统一交寄
为了确保机要营业窗口秩序井然，各院校要指定就业指导中心或学生档案馆负责统一交寄，严格控制到我局办理业务的人数，现场负责交寄要控制在4人以内。批量交寄控制在3000件左右。在准备交寄前，各院校主管人员要对档案封装、名址书写(三号简体字)、寄递范围及交寄清单的抄登打印等情况进行核准，确保交寄单抄登与信封封面实际书写完全相符。
对寄往各地人才中心的档案，应在确认有派遣关系的情况下再行交寄，不应盲目寄递。对不急于寄递的档案可在暑假结束后分批交寄，尽量避开寄递高峰时段。
三、提前预约 避开高峰
应由院校的主管部门如：保密室、就业办或档案馆等统一管理，预约交寄时间和数量，我局不接收以学生个人名义交寄的档案。
为了确保有序交寄，尽量减少排队等待时间，在6月20日至7月30日期间，对于一次交寄100件以上的院校，要提前预约登记，各院校除了正常凭《机要通信寄递证》交寄外，还要凭《机要局收寄档案预约单》，按约定时间办理交寄。对于不急需寄出的档案，最好不要采取大批量集中交寄的方式，要分批交寄，避开高峰时段，确保准确、安全传递。
四、掌握时段 有序办理
收寄大宗档案的作息时间：集中安排上午办理收寄。下午一般不办理档案的收寄。
周一、周二：每天8：30至13：30；
周三至周五：每天8：30至12：30；
周六、周日：停止公休，接收预约。
各院校负责交寄档案的部门要注意以上收寄时段，不要盲目前来办理业务，要提前电话联系，双方确认后再前来办理，防止排队等候过长的时间。原则上14:00以后不再办理档案接收事宜。如急需寄出，务必于次日上午9:00前到我局办理交寄。
其余时段主要是收寄党政军机关等单位的秘密载体以及内部封发处理时间，以确保分拣封发处理时限和及时赶发邮运车次。
根据机要件收寄处理实行封闭作业及保密安全等制度规定，我局不安排上门收寄。请各院校要及时落实具体主管部门和经办人，于交寄档案前七日与我局联系交寄事宜。
五、备好票款，杜绝赊欠
交寄档案前必须准备好票款。七月上旬各院校将陆续放暑假，加之招生工作的开展，主管院校领导和会计等管理人员也将会有大量的事务办理，负责档案交寄部门的主管人员要提前申请，提前预借支票或现金，也可以采取提前划账的方式，避免因赊欠费用影响正常交寄、影响我局财务制度的执行。联系方式：
业务：85429674 联系人：杨春战（15335141787）
营业：83719590-803、807 联系人： 李友洪 （13776605199）
投递：83719590-806 联系人：张申华（13451866828）
会计：83719590-808 联系人：奚毓敏（13951693099）
望各院校给予积极支持和协作。
