档案馆关于研究生相关学籍材料收集工作的要求

各学院：

研究生的学籍材料是其本人重要的档案，组织人事部门对这些档案材料的格式和收集作了严格规定，并有具体的检查措施。这些材料的完整性对本人以后的职称、课题申报、工作、学历认定、提干等是不可或缺的主要材料。经与研究生院协商，研究生（博士、硕士）学位材料由各学院按照档案馆的要求进行整理归档，现将有关要求及具体的归档流程说明如下：

一、研究生“学位申请书”（人事档案归档专用）的填写要求

1、“学位申请书”必须采用A4规格的纸张，装订边留至少2.5CM的页边距；

2、申请书内容的填写采用碳素墨水、签字笔等书写，不得采用圆珠笔等易褪色材料书写。

3、不得采用黏贴纸张的方式填充表格内容。

二、硕博连读、提前读博研究生学历、学位材料

1、凡是硕博连读、提前读博直接拿博士学历、学位的研究生，需要补充说明本人硕、博阶段的学习经历说明。

2、硕博连读、提前读博的研究生，必须补齐硕士阶段的成绩单。

三、专业硕士，必须有以下相关材料提交档案馆：

（1）报考、录取的相关信息材料；

（2）专业硕士成绩单；

（3）学位申请书；

（4）学位授予决定；

（5）其他能够说明其专业硕士学习的材料。

案卷整理：研究生学位材料以卷为单位归档，每位研究生的学位材料为一卷。
　　（一）检查卷内文件是否符合要求
　　1、对照下载的学位档案目录，检查该份学位材料是否缺失某项材料（“学位论文项”除外），如果缺失，及时补充，无法补充时，请在备注栏内说明原因。
　　2、学位申请书的相应位置必须粘贴照片。
　　3、学位申请书中有关栏目须有相应签字及单位盖章，具体栏目为：①成绩单②学院推荐意见③答辩委员会审核意见④学院分学位评定委员会审核意见⑤校学位评定委员会决议。
　　4、学位材料应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料，严禁使用铅笔、圆珠笔，红色、纯蓝色墨水和色带打印、喷墨打印、传真等不耐久材料归档，如果出现这样的材料请进行复印，替代原不符合要求的材料。
　　（二）卷内文件排列
　　按照不同类型研究生学位档案目录（档案馆主页中下载的）中的顺序，对每一位研究生的学位材料进行排序。
　　（三）去除文件材料上的金属物，如订书钉、曲别针、大头针等，以避免文件纸张在长期保管过程中受到金属钉锈蚀。
　　（四）编写页码：可用打号机编写页码，也可手写编写页码。凡有字的页面（正、反页面）均须编写页码。页码编写于页面的右下角（反面编写于页面左下角）。使用打号机编号时，每卷均从“001”开始连续编号。手写编号时，从“1”开始连续编号，使用黑色铅字笔或碳素墨水钢笔书写，注意字迹工整，切忌潦草。
　　注意：编写页码时不要漏页，如果漏编部分页面，则需对错误页码涂改后重新编写。
　　（五）填写学位档案目录中的页码
　　填写每项材料的开始页码，只有最后“研究生学位论文修改情况登记表”项填写其起止页码，如“75-75”。学位论文页码不需填写。
　　（六）填写卷内备考表（请从档案馆主页下载专区下载）。
　　每份学位材料最后均需附加一张卷内备考表，如无特殊说明，表下方的立卷人、审核人项分别由各学院的归档人员和学院分管领导签字，并填写归档时间。
四、移交
　　各学院将研究生学位材料按照档案馆要求整理完毕以后，填写移交目录（请从下载专区下载），并到档案馆办理移交手续，移交清单一式两份，双方签字并各持一份备查。
五、归档时间
　　根据学校研究生学位授予的时间，每年6月份授予学位的，其研究生学位档案归档时间为9月1日－11月15日；每年12月份授予学位的，其研究生学位档案归档时间为次年3月1日－4月15日。
　　归档过程中有任何疑问，请直接与档案馆联系。联系人：张丹丹，联系电话：83592101（办）。

东南大学档案馆

2013.12.25