当档案遇到危险，它会发手机短信，会在你的电脑上弹屏告诉你；未经审批的档案被带出了库房，它能让视频监控锁定被带出的档案，直播档案所在区域的视频影像，方便你及时了解情况；它也能提醒库房的温湿度有点偏高或偏低……是的，传统的档案管理正在经历变革，高科技正让档案管理变得越来越有智慧，而这样的档案管理方式在江苏省太仓市档案局馆已经实现。

  江苏省太仓市档案局馆与其他档案局馆有所不同的是，这里每一卷档案都被粘贴上了一张电子标签，如同人们的“第二代身份证”存储了个人信息一样，电子标签记录了档案的身份信息。这样，通过设备远程读取，便可以自动获得档案的相关数字信息，完成实体档案与数字档案的实时转换，从而实现档案的“物联网”管理，让档案变得更“聪明”。

更安全，“五色五级”管理新方式不留安全隐患

  传统档案日常管理中存在一定的安全隐患，其对档案的危害程度也各不相同，如档案归还库房时少还了一卷，档案被带离档案馆等。为便于精准化管理，太仓市档案局馆参照天气预报的形式，将日常管理中梳理出的14个安全隐患分为了绿、蓝、黄、橙、红（依次增强）5个预警等级，明确了每个级别的安全责任人和相应的应急预案，使得预警对象更明确、应急预案更有针对性，安全隐患的消除得以最快化。

  以日常工作中经常有的调档为例。假设有3卷未经审批的档案被夹带在大量档案中一起被带出了库房，人工显然难以发现。而依靠“物联网”管理系统，在出库房的一刹那，系统会对每一卷出库的档案进行扫描检测，比对其应有状态，从而发现这些“有问题”的档案，并根据这3卷档案的类别、所处位置、对应的时间点，判断出这个安全隐患级别（本例应属橙色）。那么，在这些档案将出未出库房之际，系统已将这3卷档案的数字档案信息和安全隐患情况，发送到了橙色预警对应责任人的手机上，监控室主监控屏幕、查档窗口监控屏幕、对应责任人的电脑屏幕也显示了此橙色预警信息，以及这3卷档案所在位置的实时视频监控影像，并牢牢锁定，根据这些“问题”档案的位置变化，自动切换监控，进行视频追踪。瞬发式的全自动化流程，使得预警情况得到第一时间的客观反映，便于工作人员第一时间消除安全隐患，同时增加了安检程序，减少了工作量。

更高效，以前一个月的库房盘点工作，一个小时就能做完了

  盘整、清点档案馆藏情况是档案部门一项常规而又重要的工作，但由于馆藏量大，盘库又只能依靠人工进行，使得这项工作成为耗费人工最多、时间跨度最长，出错几率也最高的工作，日渐成为困惑档案部门的一道难题。

  针对这个问题，太仓市档案局运用档案“物联网”管理方法，自主研制了自动化档案盘库车，在不需要从密集架中取下实体档案的前提下，通过盘库车自动清点档案数量，通过联动数字档案馆比对档案内容，既免去了传统盘库一卷卷人工盘点的繁琐，大大简化了档案盘库清点工作的流程，也能实现诸如区域定位、远程读取档案等一些特殊功能，从而使库房管理工作变得更高效。

  盘库设备不仅在档案管理中相当实用，在图书管理、仓储物流等领域也颇具价值，目前已获得国家知识产权局实用新型发明专利认定。

更完整，自动化统计完善档案利用信息

  档案的核心价值固然在其记录的内容，但如同书画一样，档案本身辗转的“生命”进程，也可为其增加不少辅助价值。尤其是数字档案，在依托数字档案馆，实现电子文件档案一体化管理后，其“全生命周期”特性得到充分展示，档案什么时候产生、什么时候归档、被谁利用了多少次等信息都能得到完整记录。在“物联网”模式下，实体档案的这些“生命”信息也得以通过过程性数据传递至终端留存，从而实现自动化记录，使得实体档案管理可在任意时间段进行溯源，让实体档案的统计信息更加完善，也让档案固有的严谨呆板的形象，变得更为有趣。

  打造“第二代”或“升级版”的档案馆，需要用现代设备去装备，用现代技术去改造，用现代管理模式去推进，用现代发展理念去引领。因此，“物联网”的快速发展，将会对档案现代化管理起到巨大的推动作用，为我国的档案事业发展提供一个全新的平台。