档案信息化是实现档案工作与信息社会同步发展的必由之路。但是在信息化建设过程中，一些档案部门往往摸不清方向，找不准重点，给档案信息化建设带来了不小的阻碍。笔者认为，档案信息化建设应重点围绕科学化、规范化、数字化、网络化这“四化”来稳步推进。
　　档案信息化是一门科学，有其自身规律和特点，这需要档案人员要以科学发展观为指导，以档案学理论为基础，坚持科学的态度、科学的精神和科学的方法进行认真研究、准确把握，努力推进档案信息化的科学化水平。首先要科学定位档案信息化工作，在科学把握档案信息化的基本要求、基本内容和基本功能的基础上，确立档案信息化的目标方向与建设重点；要科学认识档案信息化工作，应当认识到服务才是档案信息化的根本目标和最终任务，必须牢固树立服务思想，利用信息化建设积极拓展服务领域，创新服务机制，改进服务手段，进一步增强档案为党和国家资政参考、为经济社会发展和人民群众服务的功能。
　　规范化是将档案信息化工作科学化落到实处的重要保证，它促使档案信息化建设按照统一的程序和科学的方法来开展，有利于提高档案信息化建设的成效。既要注重建立健全档案信息化相关的法规、制度、标准，形成一套完整的档案信息化规范体系，使档案信息化建设有法可依；也要完善档案信息化的工作流程，建立档案信息化工作议事决策、沟通协调、责任落实、效能评价、奖惩激励等一整套规范机制；更要规范档案人员的行为，强化制度执行力，通过对建设过程和服务过程的规范，确保档案信息化建设的制度化、标准化、规范化。
　　档案信息化是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，而档案数字化正是把各种载体的档案实体资源转化为数字化的档案信息的过程，因此档案数字化是档案信息化一项基础而又重要的工作。作为档案信息资源的积累过程，档案数字化并非是一蹴而就的，这需要档案人员在充分了解馆藏资源的数量、结构和档案实体情况的基础上，根据用户对数字化的需求以及档案部门的人力、财力、物力情况，制定科学合理的数字化方案，必要时应有重点、分阶段地完成档案数字化工作。
　　 数字化的档案信息并非是档案信息化的最终结果，要实现档案信息提供利用服务的目的，必须开展基于档案信息的网络化建设。通过建立和完善局域网，使整理、归档、查阅、利用各项工作网络化，有助于实现资源共享化、服务对象与需求扩大化；通过建立档案网站，开展档案宣传和提供服务，有助于做到档案信息的跨空间、跨时间的利用，扩大了档案信息的使用范围，增加了获取档案信息的便利程度；通过建立数字档案馆，实行存取档案信息的网络化，在数字化档案馆环境下为用户开发利用档案信息资源提供便利，为实体档案部门提供了新的管理和服务机制。

　　原载于《中国档案报》2011年12月8日    总第2240期   第二版