档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是实现档案管理现代化的一项基础性工作。

    档案题名是直接表达档案的内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称，是档案著录各项中的首要内容。题名一般由发文机关、事由和文种3个要素构成。档案题名应当准确、完整地概括档案材料的主要内容。这一原则不仅在手工管理档案时是必要的，在计算机管理条件下也同样重要。题名又称标题、题目，可分为正题名、副题名和并列题名，在著录时应针对不同情况分别予以处置。

    《档案著录规则》明确，正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名一般照原文著录。照原文著录是题名著录中最基础最常用的方法，也是最简单的一种情况。有3种情况应当采取重新拟写题名的办法进行处理：一是原文没有题名；二是原文的题名不能揭示档案的中心内容和形式特征；三是原文的题名过于冗长。重新拟写的题名应该符合题名3要素的原则，并在重新拟写的题名前后加上方括号【】，以示与原文题名的区别。

    并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，这种情况在高校的留学研究生学位论文中常常可以遇到。这些学位论文一般用英文写成，在申请学位时，通常提交一个中文题目。当学位论文归档时，我们一般采取中英文题名同时著录的方法。这样做既忠实于原文，又方便了日常使用中的检索。

    《档案著录规则》说明，副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。但在档案的著录实践中还有另一种情况，就是归档的文件原本没有副题名，但是为了计算机批量检索的需要，人为増加副题名。例如学校的“十一五”规划教材建设样书。这些样书，每一本都有自己的书名，归档著录时如果増加“‘十一五’规划教材”副题名，就可以实现对这部分档案的批量检索，以满足批量使用档案时的需要。

    与手工管理档案相比，计算机管理系统的优势显而易见。随着软件研发水平的提高，计算机管理系统的功能不断提升，给档案管理带来了极大的便利，档案人一直追求的查全率、查准率，在现代化管理条件下已经不成问题。但这一切并不是天上掉馅饼，而是建立在完整、准确的档案著录基础之上的。否则，即便计算机管理系统的功能再强大，也只能是空转的高速列车，无法产生实际价值。

    就以往的档案工作实践而言，在计算机管理条件下，若将《档案著录规则》中的规定稍加变通应该会更好。即，原文没有题名的，为其拟写题名；原文题名不完整的，可简单为其补全，不一定非要照录原文题名后再将重拟题名附后；原题名虽然比较冗长，但没有错误表达文件内容，也可以维持原样不改，而题名中的发文机关因为在责任者项中已经著录则可以不要。这样变通后会更有利于计算机在查找档案时的检索。

    另外，在只有条目数据库而没有全文数据库可供检索使用时，题名的准确性对提高查准率依然十分重要。当题名的内容影响到准确检索时，有必要对原题名中的内容进行适当的完善。例如，“关于给×××等三位同志晋级的决定”。这份文件的题名在检索×××之外的另两位同志时就比较困难，有必要在×××之后用括号补上这二人的姓名。这种重新拟写题名的做法在计算机管理档案中很实用。

    计算机管理档案不同于人工管理。计算机著录的携带、复制功能已将手工著录时的重复劳动解脱，而计算机的速度与容量也使档案检索实现了快速与准确。有了计算机的这些优势，在档案著录时，人们便不用再煞费苦心地为减少著录劳动量而精炼内容提示。只要著录到位，即使在海量信息中进行检索，计算机也能达成快速准确的目标。在档案管理中，翻查目录册艰难查寻的时代已经一去不复返了。

    对于在不同时间形成的同一种材料，如果题目中的表达用词不同，可以添加与原有用词同义或近义的词进行补正。通过此项补正，以弥补原文题名用词不统一给计算机批量检索带来的困扰。比如，某单位历年的年度工作计划。如果其中某些年份的 “工作计划”变成了“工作要点”，批量检索时就只能检索到其中的一种。遇到这种情况，在判定往年的习惯用词后，著录时可以在“计划”后添补“（要点）”，或者在“要点”后添补“（计划）”。类似这样的情况在档案著录中经常会遇到，如此处理既简单又方便，批量检索的问题也迎刃而解。

    总之，要想充分发挥计算机管理档案的优势，就必须重视档案著录，尤其是档案题名的著录更是关键，其著录应该更多地适应计算机管理的特点。正确理解《档案著录规则》，对某些条款的规定稍加变通是实际工作的需要，在不违背大原则的前提下，变通应得到认可。（编辑：李聪）