关键词：电子文件 纸质档案 鉴定

 

        鉴定是档案管理工作中的重要一环，是辨别档案真伪、衡量档案价值的必要手段。传统档案以纸质为主，鉴定手段多样，技术也在不断演进。但电子文件与纸质档案有着很大的差异，如何对大量的、易变的、不可人工识读的电子文件进行及时、高效、准确的鉴定，档案界遇到了挑战，研究电子文件鉴定也成为业界热点。

        目前档案界关注较多的是纸质档案与电子档案鉴定之间的不同。本文想反其道而行之，研究电子文件鉴定与纸质文件鉴定之中的共同点和相通之处。差异研究的目的是区分此物与彼物，寻求“同中之异”，如果反向审视“异中之同”，同样也可以进一步深化对这个问题的认识。

        一、鉴定方法的继承与相通之处

        纸质时代，鉴定的标准、原则虽多，但鉴定方法却相对固定，即盛行内容鉴定法。原因就在于此时的档案鉴定者有能力与“闲心”逐份地阅读文件内容，然后依据确立的标准对文件进行精挑细选。但在电子时代，文件数量的压力与鉴定的紧迫性使得档案工作者再也无法保持纸质时代的固有步伐，逐份阅读的鉴定方法遭遇了挑战。顺应电子文件的要求，一种旨在“批量生产”的鉴定方法——宏观职能鉴定法便凸现出来，日益受到重视。宏观职能鉴定法认为文件价值的大小取决于职能活动的重要程度，因此，鉴定应“通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者应对文件形成部门的职能进行有效的分析”①。较之内容鉴定法，职能鉴定法更为宏观，更为高效，是一种间接的鉴定方法。

        从上述情况来看，电子文件与纸质文件似乎应用了不同的鉴定方法，但稍稍分析一下，就可以发现两者并无本质区别，有许多相通之处。首先，传统的亲身亲为、直接观察、化验验证、观感比较等方法在电子时代同样适用；其次，一些新方法的出现也是与传统方法主旨一致的。如宏观职能鉴定法认为文件价值的大小取决于职能活动的重要程度，鉴定应“通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者应对文件形成部门的职能进行有效的分析”②。较之以前的单件逐项直接鉴定法，职能鉴定法更为宏观，更为高效。但宏观职能鉴定法的核心思想并不是电子时代的产物。 “早在1957年德国档案工作者协会年会上，与会者对根据职能来鉴定、保管文件的重要性已达成共识。德国档案界已形成了‘按文件产生者划分级别原则’，鉴定已不再只对文件本身进行鉴定。”③由此可以看出，宏观职能鉴定法适用于纸质文档鉴定，也助推了电子文档的鉴定。第三，电子文档鉴定必须创新使用鉴定方法。技术的革新，肯定会带来方法的变革，技术的进步，肯定会带来方法的创新。电子文档鉴定由于巨量的原因有时难以逐条逐件查看，但它同样不能失于粗放与浮泛，相反，电脑与网络的检索、拷贝比较、数据恢复、远程鉴别会诊、远程传输等，又极大地丰富了电子文档的鉴定方法，同时很多方法也为传统纸质鉴定所用。例如一件单一的文件鉴定，可以利用电子技术扫描存储后传输给远在千里外的专家进行远程鉴定，纸质文档借用电子技术保存文字、图像信息，也借用电子技术丰富鉴定方法。

        由此可以看出，无论是电子文档还是纸质文档，许多鉴定方法是相通的，不同之中有相同点，相互借鉴，而且往往一种方法两类文档鉴定都适用，任何方法并不对立，而是分属不同层次，应用于不同对象。

        二、鉴定内容的拓展与相融之处

        纸质文件的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，传统档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定，关注的焦点是如何判定文件的价值。可以说，在纸质环境中，内容鉴定以价值为中心的观点根深蒂固，也是鉴定的出发点。然而，电子文档开始动摇这一理念。从现代技术发展出发，虽然原始的纸质文档有特别的文物价值，但也越来越借助电子技术保存，从而成为了一种新的“电子与纸质相融的档案”。例如一件重要领导签名件或名人亲笔件，特殊的质材与亲笔要素使这类文档成为惟一性，不但具有档案价值，也具有文物价值，但扫描后或摄像后，这惟一性可以逼真地复制，现代技术甚至可以达到以假乱真的地步。复制品可以电子文档存储、阅读利用，原件可以保存，而这件文档实际已经形成了电子与纸质两种存在形式。但电子文档会存在一些新的问题，一是电子文件的载体与内容的分离，造成了其内容的易改与不确定；二是电子文件的代码存储形式，模糊了原件的概念；三是电子文件对其产生环境（计算机的软硬件）的依赖性，又使其可读性受到了新挑战。

        基于电子文档的这些特性，法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想，认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术分析）”。④电子档案内容双重鉴定的思想提出之后，受到了档案界的广泛认同。我们认为，电子文档除了文档本身的内容需要鉴定之外，确实要增加技术鉴定，而技术鉴定也是电子文件鉴定与纸质文件鉴定的巨大区别。同样，从技术鉴定的目的上来看，技术鉴定也并不是电子文件所独有的。电子文件的技术鉴定包括对文件信息的真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。⑤从内容可以看出，电子文件的技术鉴定的目的无外乎两个：一是鉴定文件之真伪，二是保证文件的可读与完整。在纸质鉴定时代，虽然以文件价值鉴定为中心，保证其真实、可读与完整同样是鉴定的题中之义。因此，电子文件的技术鉴定只不过是纸质文件的真伪、可读与完整性鉴定的拓展。两者虽然在复杂程度与具体的措施上有所不同，但其根本目的却是一致的，是相融的。

        三、鉴定时间的前置与互鉴之处

        纸质文件的鉴定通常分三个阶段进行，即文书处理部门对应归档材料的完整性的鉴定和保管期限的划分、档案室对入馆前具有永久保存价值的档案的鉴定、馆藏期满档案的鉴定。世界各国由于档案定义的多种多样，在鉴定时间的设置上有所不同，但第一次鉴定在文件形成之后进行却是不争的事实。电子文件的特性却对档案界适用已久的做法提出了挑战。有些电子文档可以长期保存，有些电子文档却可能稍纵即逝，例如网络文档、留言等，如果没有复制，一旦原始出品人删除，则不可寻，而复制后再查找原始电子件，往往真实性又受到怀疑，这是与纸质文档的重要区别。因此之于电子文件而言，如果等档案文件形成之后、现行期已过再做鉴定，有些文件将不复存在。若集中在某个时间段对电子文件进行鉴定，又将使鉴定工作的压力过大。因此，电子文件的鉴定在时间安排上与纸质文件存在明显不同，需要在电子文件生成之前、尚处于虚拟状态之时，就在系统设计中提出鉴定要求，然后电子文件一旦生成就能随时予以初步鉴定。

        鉴定时间的前置虽然是在电子时代才受到了广泛的关注，这种思想也只有在电子时代才易于实现。但实际上，这种思想最早是针对纸质文件提出的，早在1940年，菲力普布鲁克斯就已提出鉴定工作最好是在文件生成之时就加以完成⑥。在纸质环境中，鉴定时间前置也并非不可能实现，相反，只要具有与电子文件鉴定同样的前提条件，实现起来并不是难事。无论是理想状态的由计算机自动进行，还是现实的人工鉴定、计算机辅助鉴定，电子文件的鉴定离不开规范、实用的保管期限表。如果没有事先制订好的、能嵌入电子文件管理系统中的保管期限表，鉴定时间前置也就难以实现。同样的，在纸质环境中，如果文件工作人员能较熟练地掌握文件保管期限表，则鉴定程序前置就像文件归档中的“预立卷”一样可行，当然前置与否，并不能绝对地一概而论，而是要针对不同的对象科学设定。

        四、结语

        上述分析不难发现，即使在电子文件鉴定与纸质文件鉴定存在明显区别的几个方面，都可以找出其共同点。电子文件鉴定与纸质文件鉴定这种“同中有异、异中有同”的复杂关系正是两者上述关系的体现。认清了两者的这种“依存”关系，一方面有助于把电子文件鉴定的一些做法与理论反过来应用于纸质文件的鉴定，从而促进鉴定工作的整体进步与发展；另一方面也有助于防止档案界为两者之差异所迷惑，而能准确把握住鉴定之本质以及鉴定工作面临的核心问题，从而深化对鉴定的认识，促进鉴定理论和实践的进一步完善和发展。

 

①②③⑥章丹，谭琤培. 国外电子文件鉴定理论与实践[J]. 浙江档案，2001(3):32-34.

④冯惠玲. 电子文件的双重鉴定──《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三[J]. 档案学通讯，1998 (3)：32-35.

⑤冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001：47.

 

作者单位：深圳职业技术