查询机要件有关事项说明
为了方便机要件查询，提高工作效率，现将查询机要件有关事项的说明如下：
一、 受理查询的有效期：自机要件交寄之日起一年以内。
二、 受理查询的手续说明
1、开据公函：寄件院校查询机要件应备公函（院校部门介绍信或证明），说明所查机要件交寄日期、收件单位、机要号码、查询原因等。
2、携带交寄单：交验被查机要件的交寄单（由机要局正式签收的交寄单）
3、办理查询：寄件院校查询经办人员凭“公函和交寄单”到机要局营业窗口办理查询登记手续。留下联系方式：院校部门、地址、联系电话等。等待答复。营业员在受理查询后要及时将查询凭据交给档案员。
注：机要营业窗口不受理未有校方任何完备手续的查询。
4、答复查询：机要档案管理人员负责答复（或寄发查询回执）。收件单位属于本市（不含三区两县）的，可以在一个工作日内予以答复。
收件单位属于本市以外的，因为目前主要采用函查，要等待回复。如收件单位属于省会级城市（或本省地级市）投递的，可以到窗口办理电话（传真）查询，收取相关费用。其它城市的机要件因为传递环节较多，主要采取函查的形式。
三、 毕业生查找档案需注意的问题
1、首先向本校寄递档案部门询问是否已交寄，包括交寄的时间、收件单位名称、机要号码等。如已交寄要让学校出面到当地机要局查询。如学校委托学生来查，要携带必备的查询手续。
2、学生询问收件单位档案是否收到，要问清具体管理档案的部门，最好不要采取毫无目的的电话询问。
3、有关寄给人才中心的档案，可以采取网上查询的方式。但由于档案量的增大，某些人才中心录入信息不一定及时。在网上不一定能查到，要亲自到人才中心查询。
有部分单位或公司会委托人才机构托收档案。要及时与收件单位沟通询问。
认为收件单位收不到的原因主要有：
1、不符合寄递范围或书写有误被退回寄件院校。
2、收件单位未与当地机要部门建立寄递关系被退回
3、收件单位拒收或迁址不明被退回
4、误写收件单位，机要部门按封面书写单位投递。
各院校保密室、就业办或档案馆按上述相关要求办理查询，及时做好解释宣传工作。
| 机要件查询单 | |
| 交寄单位名称： 联系电话： 查询日期： | |
| 序号 | 交寄日期 | 收件单位名称 | 机要编号 | 备注 | |
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| 寄件单位查询人签名： | | | |
| 寄件单位联系地址： | | | 查询单位盖章： | |
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| 说明：正确填写查询内容，加盖单位公章后可以不需再另开介绍信。办理查询时将交寄单一并带上，交营业员验视。 | |
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| 交寄单位名称： 联系电话： 查询日期： | |
| 序号 | 交寄日期 | 收件单位名称 | 机要编号 | 备注 | |
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| 寄件单位查询人签名： | | | |
| 寄件单位联系地址： | | | 查询单位盖章： | |
| 说明：正确填写查询内容，加盖单位公章后可以不需再另开介绍信。办理查询时将交寄单一并带上，交营业员验视。 | |
