第一章　总 述

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（第27号令），为进一步加强对学生档案的管理工作，有效地保护和使用学生档案，使学生档案管理工作科学化、规范化、制度化，更好地为学生和有关管理部门服务，特制定本规定。

第二条 学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。

第三条 学生档案是用人单位全面了解和选拨人才的重要依据，学生档案管理工作必须严格执行国家和学校有关档案管理制度，确保学生档案的完整、准确与安全。

第四条 学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在学生工作部、研究生院、教务处的共同支持下由学生档案室全面负责做好学生档案管理工作。

第五条 我校学生档案采用档案馆集中管理和各院系学生档案管理人员协同管理相结合的制度。

　　　　　　　　　　　　　　　第二章 管理流程和职责分工

第六条 学生工作处、研究生院、教务处、各院系等单位应将学生档案工作纳入有关工作人员的职责范围。各院系应明确分管学生工作的副院长（或副书记）领导学生档案工作，并配备相应的学生档案工作人员，负责学生档案材料的收集、整理、归档和移交等工作。

第七条 学生工作处、研究生院、教务处等有关单位应及时向档案馆提供本科生新生花名册、研究生新生花名册、毕业生派遣名单、学籍异动表等材料。

第八条 院系学生工作办公室档案工作人员职责：
  (一)各院系应及时将本单位负责学生档案工作的领导和工作人员名单、联系方式等信息告知档案馆备案。学生档案工作人员工作变动时，应在离职前将所保管档案的数量、状况等与继任人员交接清楚，办理相关的移交手续，并及时将新上任人员名单、联系方式告知档案馆。各部门应配备好档案管理人员，并加强对工作的领导和档案管理人员的教育、培训和考核。

 (二) 新生入学注册取得学籍后，由所在院系学生档案工作人员将所有学生档案收齐，并按照《东南大学新生档案整理清单》整理、登记。档案材料不齐全时，由院系学生档案工作人员及时告知学生本人，尽快把所缺材料补齐。
  (三）新生档案收齐后，按学号、班级顺序排列，由本院系学生档案工作人员将新生档案和相应的《东南大学新生档案整理清单》一并移交到档案馆学生档案室，经档案馆工作人员核对后办理相应的签收手续。
  (四）学生毕业前，由院系学生档案工作人员到档案馆将本院系全部毕业生档案领回。将符合毕业资格学生的所有材料（包括党建材料、报到证等）收齐、装入档案袋，填写《东南大学学生档案转递通知单》，按《毕业生就业协议》上所填档案存放地址书写档案袋，密封后移交档案馆学生档案室。院系学生档案工作人员负责已密封档案的正确性和完整性，不得擅自变动存档文件，并对缺档、销档产生的后果承担责任。
  (五)院系送档案时，列出本次送档清单，与档案馆学生档案室办理交接手续。
  (六) 对不能按时毕业学生的遗留档案，各院系要负责及时补充所缺材料，以便档案馆能尽早寄发学生档案。
  (七) 毕业生档案一律由档案馆学生档案室通过南京市机要局按机要文件转递，院系档案工作人员不得擅自将档案交毕业生本人或他人带走。

第九条 档案馆学生档案室工作人员的职责：
  (一) 接收新生档案。新生报到注册后，档案馆学生档案室负责接收各院系送来的新生档案，核对数量后办理相应的签收手续。对不符合归档要求的档案材料，退还归档单位，改正后再归档。
  (二) 整理、检查学生档案。对于材料不齐全的新生档案，列出所缺材料清单，反馈给院系学生档案工作人员，由院系学生档案工作人员负责告知学生。
  (三) 办理学生档案查阅、借阅事宜，接待用人单位政审,院系各党支部学生党建材料的借用和归还。
  (四）办理学生学籍异动手续。为转学、转系、转专业、转入下一级、转入上一级、休学、复学、退学的学生办理相关手续和档案转移、投递等工作。
  (五) 接收全校各院系送来的毕业生档案，做好毕业生档案的登记工作。
  (六) 负责毕业生档案的对外转递工作。
  (七) 网上提供毕业生档案去向查询服务。
  (八)办理其它有关学生档案事项。

第三章 归档范围

第十条 我校学生档案管理范围包括本科生（含脱产的职教学院本科生）、研究生（含学术学位研究生和全脱产的专业学位研究生）档案。学生类型均为正式注册的全日制学生，包括东南大学各外地分校的此类学生。

第十一条 本科新生归档材料
(一)高中学籍卡
  (二)新生入学登记表
  (三) 加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)。

第十二条 硕士研究生新生归档材料
  (一)高中学籍卡
  (二)本科新生入学登记表
  (三) 加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)。
  (四）本科毕业生登记表
  (五)本科成绩单
  (六) 硕士研究生录取材料
  (七) 硕士研究生新生入学登记表
  (八) 如工作过，还包括工作期间的档案

  如为定向委培生则归档材料
  (一) 硕士研究生录取材料
  (二) 硕士研究生新生入学登记表
  (三)委培协议

第十三条 博士研究生新生归档材料
  (一)高中学籍卡
  (二)本科新生入学登记表
  (三) 加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)。
  (四）本科毕业生登记表
  (五)本科成绩单
  (六) 硕士研究生录取材料
  (七) 硕士研究生新生入学登记表
  (八) 硕士研究生成绩单
  (九) 硕士研究生毕业生登记表
  (十) 硕士研究生学位申请书
  (十一) 博士研究生录取材料
  (十二) 博士研究生新生入学登记表
  (十三)专家推荐书二份
  (十四) 如工作过，还包括工作期间的档案

  如为定向委培生则归档材料
  (一) 博士研究生录取材料
  (二) 博士研究生新生入学登记表
  (三)委培协议

第十四条 本科毕业生归档材料的主要内容
  (一)高中学籍卡
  (二)新生入学登记表
  (三) 加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)。
  (四）普通高等学校毕业生登记表（由国家教育部、省教育厅统一监制）；

(五)学生在校期间学习成绩表
  (六)学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定；
  (七) 其他可供组织参考的有保存价值的材料。（八）毕业生报到证存根；

第十五条 硕士研究生毕业生归档材料的主要内容
  (一)高中学籍卡
  (二)本科新生入学登记表
  (三) 加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)。
  (四）本科毕业生登记表（由国家教育部、省教育厅统一监制）；

(五)本科期间学习成绩表
  (六) 硕士研究生录取材料
  (七) 硕士研究生新生入学登记表
  (八) 硕士研究生成绩单
  (九) 硕士研究生毕业生登记表
  (十) 硕士研究生学位申请书
  (十一) 学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定；
  (十二)如工作过，还包括工作期间的档案 
  (十三) 其他可供组织参考的有保存价值的材料。
  (十四)毕业生报到证存根；

  如为定向委培生则归档材料
  (一) 硕士研究生录取材料
  (二) 硕士研究生新生入学登记表
  (三)委培协议
  (四) 硕士研究生成绩单
  (五) 硕士研究生毕业生登记表
  (六) 硕士研究生学位申请书

第十六条 博士研究生毕业生归档材料的主要内容
(一)高中学籍卡
  (二)本科新生入学登记表
  (三) 加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)。
  (四) 本科毕业生登记表（由国家教育部、省教育厅统一监制）；　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(五) 本科期间学习成绩表
  (六) 硕士研究生录取材料
  (七) 硕士研究生新生入学登记表
  (八) 硕士研究生成绩单
  (九) 硕士研究生毕业生登记表
  (十) 硕士研究生学位申请书
  (十一) 博士研究生录取材料
  (十二)专家推荐书二份
  (十三) 博士研究生新生入学登记表
  (十四) 博士研究生成绩单
  (十五) 博士研究生毕业生登记表
  (十六) 博士研究生学位申请书
  (十七) 学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定；
  (十八)如工作过，还包括工作期间的档案
  (十九) 其他可供组织参考的有保存价值的材料。
  (二十)毕业生报到证存根；

  如为定向委培生则归档材料
  (一) 博士研究生录取材料
  (二)专家推荐书二份
  (三) 博士研究生新生入学登记表
  (四)委培协议
  (五) 博士研究生成绩单
  (六）博士研究生毕业生登记表
  (七) 博士研究生学位申请书

 第四章 学生档案的利用

第十七条 因工作需要查阅和借用学生档案，应遵守以下规定：
  (一) 凡查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅。学生个人不得查阅自己的档案。如确有特殊情况，则由院系主管学生工作的专职人员代为查阅。
  (二)外单位有关人员阅档，须持有单位介绍信和身份证件，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅。查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
  (三) 凡摘抄档案材料，须经档案馆工作人员同意方可摘抄。并在档案查阅登记表上作记录。 (四) 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁拆卷、涂改、抽取、撤换档案材料，更不能将档案交本人或亲属翻阅。若出现此类情况按学校有关规定处理。
  (五）学生档案原则上不得外借，任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的学生档案。
  (六) 档案归还时，档案馆工作人员要仔细检查核对无误后方可办理相关手续。

第五章 学生档案的转递

 第十八条 学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。

第十九条 应届本科毕业生考取外校研究生，录取单位需提前调档时，学生将调档函或录取通知书先交给所在院系学生档案工作人员登记备案后,再将调档函或录取通知书送档案馆学生档案室，由学生档案室将已有档案材料进行第一次转档。当学生正式毕业后，再将新增加的档案材料进行第二次转档。 

第二十条 转递学生档案应遵守下列规定：
  （一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；如因毕业就业等原因确需自带的，应持就业单位同意本人自带档案的证明信和本人申请，经学生处领导同意后方可自带。自带档案必须严格密封。若档案丢失，由本人负责。
  （二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理，不得扣留材料或分批转出。

     

  　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　东南大学档案馆
  　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2009年12月24日

附：毕业生档案交接清单

                                 _______学院20__级本科毕业生档案交接清单

2011.6.

注：本清单一式两份，院系一份，档案馆一份

                                                                                                      　   档案馆学生档案室制

　　　　　　　                           20____年______学院毕业研究生档案交接清单

    交接时间： 　　　　　 交接份数：
　　送交人：　　　　　　　接收人：

此表一式两份，一份留院系，一份留档案馆学生档案室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　东南大学档案馆制