根据学校2026届毕业生离校工作统一安排，为规范毕业生档案领取、整理、移交、转递全流程工作，保障档案转递合规高效，现将相关工作要求通知如下：
一、毕业生档案领取事宜
1.办理时限：请各院系于6月18日（周四）前完成毕业生档案领取工作。
2.领取地点：四牌楼校区档案馆四楼422办公室。
3.预约要求：领取前请在SEU学生档案QQ群预约，并上传电子版《领取清单》。
4.清单规范：所有清单请在SEU学生档案QQ群群文件《2026毕业季》里下载。按学号从小到大排列整理名单（本科生提供大一初始学号）。领取清单参照附件1模板填写。
二、毕业生档案集中邮寄安排
1.预约要求：各院系需在SEU学生档案QQ群群文档预约移交时段，时段约满请自行调整其他时间，避免扎堆、插队办理。
2.九龙湖校区专属办理日：7月1日（周三）、7月2日（周四）、7月3日（周五）、7月7日（周二）、7月8日（周三）、7月10日（周五）。
3.九龙湖校区办理地点：综合楼310会议室（从湖滨餐厅一楼乘坐垂直电梯上三楼）。
4.重要提醒：除以上专属日期外，其余工作日请统一前往四牌楼校区办理档案邮寄。
5.特别提醒：九龙湖校区档案接收期间，四牌楼校区办公室关闭，请勿前往，避免空跑。
三、档案审核整理规范
1.确保材料齐全无误：请辅导员老师参照附件2模板填写《档案转递详单》，逐一核查档案材料，缺失材料务必补齐，材料齐全无误后方可办理移交邮寄。
2.硬性归档要求：遵照就业主管部门规定，每位毕业生档案内必须放入附件3《高等学校毕业生档案转递单》，未放置，接收单位将要求辅导员补寄或直接退档。
3.封装规范：仅限使用胶水密封档案袋；档案封面完整填写或打印粘贴：接收单位全称、详细地址、收件人、联系电话。
4.重要提醒：务必督促学生与用人单位核实准确的档案邮寄信息，杜绝地址有误导致无法投递或退档。
四、档案移交统一要求
（一）移交流程
实体档案移交前，请完成三项准备工作：①将附件2《档案转递详单》和附件4《档案交寄单》电子版上传至SEU学生档案QQ群；②打印以上两份纸质表单，辅导员老师签字并加盖院系公章，随实体档案一并移交档案馆。③档案按学号从小到大排序摆放，便于双方清点交接。
（二）六类特殊档案办理细则
1.港澳台毕业生档案：院系密封档案并加盖骑缝公章后，交由学生本人自行保管；单独填写附件5《交寄单》，上传至QQ群。
2.东大人才分中心、东大人事处定向档案：单独填写《交寄单》，并与去其他单位的档案分开移交；分别使用附件6-1东大人才分中心、附件6-2东大人事处模板填写电子版清单，上传至QQ群。
3.北上广深属地档案：提前核实学生落户情况，提前确认档案是否需要附落户函复印件、户口簿复印件，按要求粘贴EMS附加材料、做好袋体标注，避免退档。
4.本校升学毕业生档案：由本科辅导员直接对接研究生辅导员校内转递，电子版《交寄单》备注栏填写：辅导员老师移交。
5.缓派档案：暂不移交，待全部毕业材料归集齐全后，下半年开学后可统一移交档案馆。
6.退学学生档案：本硕博学生退学都需将《退学证明书》原件放入档案袋。本科生退学，档案由院系加盖密封章后，可交给学生本人带走。硕士、博士退学，档案必须通过档案馆邮寄，不得交由学生本人。
五、档案去向查询及业务咨询
1.投递渠道：全部毕业生档案通过邮政EMS学生档案专用通道专线投递。
2.查询时效：档案寄出半年内，可查询物流单号及投递信息。
3.查询路径：东南大学档案馆官网（http://dag.seu.edu.cn/daqx/）→快速通道→毕业生档案去向查询
4.温馨提醒：请各院系通知毕业生主动对接档案接收单位，确认档案签收归档。
5.咨询电话：档案馆学生档案室025-83792913。
特此通知。
东南大学档案馆
2026年6月15日
