档案馆服务和工作指南简表

发布人:钱杰生  发布时间:2014-07-17  浏览次数:3019

 

 
   档案馆地点:四牌楼校区图书馆四楼(图书馆南门上楼)          九龙湖校区行政楼5楼514、509

 

    

序号
服务项目
办理地点、时间
办理要求
办理流程
服务部门联系方式
1
在读学生
成绩单翻译
 
 
四牌楼校区档案馆401室
科技档案室
8:00-11:30
14:00-17:00
 
 
 
 
 
九龙湖校区行政楼509室
只有周四办理
9:10-11:30
13:00-16:00
1、在读本科生:本人到所在院(系)由教务助理打印本科中文成绩单,并由教务助理和教学副院长签字并盖院系章(三者缺一不可)。
2、在读研究生:需凭研究生院培养办出具的“办理成绩证明”。
3、到档案馆科技档案室填写委托书、交费,5个工作日后由科技档案室出具中文成绩单和英文成绩单,经委托人核对无误,复印后加盖档案馆章,并购买专用密封信封
中英文成绩单盖章:
档案馆盖章以后,凭档案馆出具的缴费收据:
A、本科生:到教务办盖章(四牌楼五四楼2楼东头,每周二、周五下午)或九龙湖教务大厅(除周二、周五下午以外);在英文成绩单上加盖英文成绩专用章,中、英文成绩单装入专用信封密封,加盖教务处骑缝章。
B、研究生:到四牌楼研究生院培养办(逸夫建筑馆107室)加盖研究生院的成绩专用章,装入专用信封密封,加盖研究生院骑缝章
备注:外地学生因故不能前来办理,请电话或E_mail联系。
 
 
 
 
科技档案室

电话:025-83792861(四牌楼)

或者    025-83790348(九龙湖,每周四)

E_mail: archives@pub.seu.edu.cn
 
2、
毕业学生
成绩单、              
毕业证书、
学位证书翻译
1、由本人持毕业证书或学位证书复印件或原件到档案馆科技档案室填写委
托书,交费。
2、5个工作日后由科技档案室出具中文成绩单和英文成绩单,经本人核对无
误,复印后加盖档案馆章,并购买专用密封。
 
4、
本科生
在读证明翻译
 
1、学生本人向院(系)教务助理提出申请,教务助理打印在读证明。
2、教务助理老师签名并加盖院(系)公章。
3、到教务大厅或校区教务办加盖“学籍专用章”。
若需翻译件,请到档案馆科技档案室办理。
 
 
5、
研究生
在读证明翻译
由学生本人写申请书,导师签字。
2、院系领导签字并加盖院(系)公章。
3、到研究生院培养办公室换取允许“办理在读翻译证明”。
若需翻译件,请到档案馆科技档案室办理。
 
 
6、
本科生成绩绩点(GPA)或平均分排名证明翻译
1、学生本人向院(系)教务助理提出申请,教务助理打印绩点或平均分中文证明。
2、教务助理老师和教学副院长签字并加盖院(系)公章。
若需翻译件,请到档案馆科技档案室办理。
7
在校期间的发明、专利、学位等材料证明办理
 
四牌楼校区档案馆401室
科技档案室
8:00-11:30
14:00-17:00
 
1、本人办理须持单位介绍信、身份证;
2、委托他人办理,代办人须持本人身份证、委托人身份证(复印件也可)及当事人单位介绍信;
3、带上所查询档案的详细信息。
到档案馆科技档案室办理科研档案、基建档案、专利档案、学位及论文材料的等查询业务,请避开每周四。
8

复印《新生录取名册》、

《大学录取通知书》
四牌楼校区档案馆504室
文书档案室
8:00-11:30
14:00-17:00
九龙湖校区行政楼509周四办理
9:00-11:30
13:00-16:00
1、在校生携带身份证、学生证或一卡通办理;
2、毕业学生携带身份证、毕业证书或复印件办理;
3、委托他人代办,必须有委托人身份证或毕业证(复印件也可),代办人须持身份证。
 
文书档案室
电话:025-83794725
E_mail: archives@pub.seu.edu.cn
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
文书档案室
电话:025-83794725
E_mail: archives@pub.seu.edu.cn
 
9
翻译高考成绩
 
10
办理《学历证明》
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
四牌楼校区档案馆504室
文书档案室
8:00-11:30
14:00-17:00
 
1、在校生携带身份证、学生证或一卡通;
2、毕业生携带身份证、毕业证书或复印件;
3、委托他人代办,必须有委托人身份证或毕业证(复印件也可),代办人须持身份证。
11
补办毕业证明书、
学位证明书
1硕士、博士毕业生办理要求:
携带个人证件直接去研究生院管理办公室办理,不需要档案馆提供材料。
2、本科毕业生办理要求:
1)凭身份证原件,到学校档案馆文书档案室办理“普通高等学校新生录取登记表”,到科技档案室办理在校学习的“学生历年成绩单”。
2)将挂失报纸、身份证复印件、普通高等学校新生录取登记表、学生历年成绩单、学生本人照片送交教务处学籍科,办理毕业证明书、学位证明书。
3成人教育学院毕业生办理要求:
1)凭身份证原件,到学校档案馆文书档案室出具录取名册、毕业验印名册或毕业电子注册名册。
2)将挂失报纸、身份证原件、录取名册、毕业验印名册或毕业电子注册名册,学生本人照片,送交继续教育学院教学部办理毕业证明书。
12
补办有关录取材料、
在校期间奖惩贷材料、
学历验证等材料
 
1、本人办理须持单位介绍信、身份证;
2、委托他人办理,代办人须持身份证、委托人身份证(复印件也可)及当事人单位介绍信;
3、带上所查询档案的详细信息。
13
公文或历史档案查询
1、校内外单位和个人,出具单位介绍信、本人工作证或身份证等合法证明。代人查档需出示委托人身份证(复印件也可)以及代办人身份证。
2、说明利用档案的用途及具体要求。
 
 
1、履行登记手续,填写利用者的姓名、单位、利用档案目的等内容。
2、根据不同的借阅权限,由档案工作人员调档,提供相关文件材料。
3、文书档案原则上限在馆内查阅、不得外借,如特殊需要借出,校内人员凭所在单位证明、领导签字,经立卷单位同意,办理相关手续,方可借出,一般不超过七天。校外人员限在馆内查阅,概不借出。
4、归还档案时,需经工作人员检查、核对所借档案完好无损,办理归还手续。
14
院系交送本科新生档案
 
四牌楼校区档案馆410室
学生档案室
8:00-11:30
14:00-17:00
 
院系辅导员将本科新生档案收齐后,按班级、学号顺序排列。
1、新生档案和相应的《东南大学本科新生档案整理清单》一并移交到档案馆学生档案室(410室);
2、经档案馆工作人员核对后办理相应的签收手续。
 
学生档案室
电话:025-83792913
E_mail: archives@pub.seu.edu.cn
 
 
 
 
 
 
学生档案室
电话:025-83792913
E_mail: archives@pub.seu.edu.cn
 
 
15
院系交送硕士研究生、博士生新生档案
院系辅导员将研究生新生、博士新生档案收齐后,按学号顺序排列
 
1、填写《东南大学硕士研究生新生档案整理清单》、《东南大学博士研究生新生档案整理清单》连同档       案一并移交到档案馆学生档案室(410室);
2、经档案馆工作人员核对后办理相应的签收手续。
16
本科生学籍异动办理
学生本人必须持教务处开具的学籍异动流转单
办理相关手续到四牌楼校区档案馆学生档案室(410室)。
17
研究生学籍异动办理
 
 
 
四牌楼校区档案馆410室
学生档案室
8:00-11:30
14:00-17:00
 
学生本人持研究生院开具的学籍异动流转单
 
办理相关手续到四牌楼校区档案馆学生档案室(410室),同时需要出具调档函或本人写申请将档案寄往何处。
18
院系借用党员转正用党建材料
院系党务秘书或辅导员持盖有党支部章的借条
 
1、到四牌楼校区档案馆学生档案室(410室),办理登记、借用手续;
2、党建材料使用完毕及时归还。
19
外校考入东南大学的硕士、博士生的成绩单复印
学生本人持学生证、校园一卡通
 
到四牌楼校区档案馆学生档案室(410室),办理登记、复印。
20
用人单位政审
用人单位政审人员持单位介绍信、工作证和学生姓名、学号
到四牌楼校区档案馆学生档案室(410室),办理登记、查阅学生档案
21
院系提取毕业生档案
各院系管理学生档案的有关人员在学生毕业前,到档案馆将本院系即将毕业的学生档案领回院系
到四牌楼校区档案馆学生档案室(410室),办理清点毕业学生档案。
22
 院系送交寄出毕业生档案
各院系管理学生档案的有关人员在学生毕业前,到档案馆将离校毕业学生的档案送交档案馆,由档案馆统一派送到南京市邮政机要交通局邮寄。
1、院系将符合毕业资格学生的所有材料(包括党建材料、报到证等)收齐、装入档案袋;
2、按《毕业生就业协议》上所填档案存放地址,正确书写在档案袋上,并密封好》;
3、填写档案出档清单;
4、送交档案馆学生档案室,和学生档案室工作人员按清单清点交接。
23
查询毕业生档案去向
 
毕业学生登陆东南大学主页,点击“图书档案”栏目;
 
 
1、进入“档案馆”页面;
2、击“档案查询”栏目;
3、点击“毕业生档案去向查询”;
4、进入“毕业生档案查询”系统查询。
24
办理研究生论文审核
四牌楼校区档案馆504室
电子档案与技术室
8:00-11:30
14:00-17:00
 
毕业学生登陆东南大学主页,点击“图书档案”栏目
 
1、进入“档案馆”页面
2、点击“学位论文上传系统”
 

电子档案与技术室    电话:025-83793803

E_mail: archives@pub.seu.edu.cn

25
提供声像技术服务
凭东南大学有效证件,可以到四牌楼校区档案馆电子档案与技术室(504)查找有关档案资料,如电子版学位论文、学术报告、声像资料等。
26
干部人事档案查询
 
 
九龙湖校区行政楼514室
人事档案室
9:00-11:30
14:00-16:30
1、查阅范围:
1)基层党委(党总支、直属支部);各院、系、处、室;
2)党委组织部各科室、纪委各科室、学校人事处有关科室、档案馆有关科室。
3)其它单位一般不得直接查阅档案,确实需要的,须通过上述有关单位办理查档手续。
2、查阅事由:
1)因干部考察、任免、调动、政治审查、案件调查、组织处理、入党、出国(境)审查、工资福利审批、明确离(退)休待遇、治丧等需要查阅本人档案的;
2)因其它特殊原因须查阅干部档案取得证明材料的;
3)编写史志、撰写人物传记等,一般不得查阅干部档案,可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或因年迈丧失记忆,有病不能口述、书写,经请示主管领导同意后,可查阅其履历和自传材料。
3、查阅手续:
1)由单位人事秘书办理学校管理干部档案的查阅工作,填写《查阅干部档案登记簿》,写明查阅内容和查阅人,方可查档。
2)特殊情况非经人事秘书办理查阅学校管理干部的档案,查阅人须是党员干部,必须填写《查阅干部档案审批表》,所有栏目不得空缺,写明查阅内容和查阅人,由单位负责人签字并加盖公章后,方可查档。
3)外单位到我室查阅校管干部档案,要事先来电或发函联系,经我室同意后,方可阅档。
4、干部档案原则上不外借。如有特殊情况必须外借时,应在审批表上说明理由。借出档案十五天内归还,并不得转借。
人事档案室
电话:025-52090345
E_mail: archives@pub.seu.edu.cn
27
东南大学校史馆
四牌楼校区群贤楼一楼
周一至周六:
8:30-11:00;2:00-5:00
参观请事先预约。
电话:025-83795569转 804;025-83792261,025-83793677
物业值班电话:83794738。
28
吴健雄纪念馆
四牌楼校区大礼堂西侧
周一至周六:
8:30-11:00;2:00-5:00
公务团体参观请事先预约。
联电话:83795569转804;025-83792261,025-83793677
物业值班电话:83794738。

   

档案馆闭馆时间:
每月最后一周的周三下午为档案馆业务学习时间,不对外服务,请注意避开该时间段。
以上各项服务内容解释权在档案馆。最新变化情况请看东南大学档案馆网页特色服务栏目《档案馆服务项目》。

 

 

 

 

(作者: )