档案馆工作职责

发布人:钱杰生  发布时间:2017-10-23  浏览次数:1988

东南大学档案馆作为学校直属、独立建制的业务单位,是学校档案工作的业务管理部门,是永久保存和提供利用本校档案的机构。



四牌楼校区档案馆位置图



档案馆职责:


一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,宣传档案工作的有关法规,提高全校师生员工的档案意识;

二、制定学校档案工作发展规划、计划及规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

三、监督、指导各学院、教学部、各单位档案材料的收集、整理和立卷归档工作,并对专(兼)职档案人员进行业务培训;

四、负责全校各类档案和档案资料的接收(征集)、整理、分类、保管、统计及档案的鉴定和销毁工作;

五、参加学校重大科研成果鉴定、基建工程验收、仪器设备开箱验收等工作;

六、保守档案机密、确保档案的完整、准确与安全;

七、做好档案的保护和抢救工作,最大限度地延长档案寿命;

八、做好档案的开放和利用工作,编制档案检索工具,开展档案咨询活动;

九、开展档案的编研工作,多途径、多形式地开发档案信息资源,为教学、科研及各项管理工作服务;

十、积极组织和参加各种档案学术研究活动,积极参与全国高校档案工作交流;

十一、负责收集、整理、校史资料、全宗介绍、大事记等工作;

十二、接受并完成江苏省教育厅、省档案局以及学校党政领导交办的工作。



办公室


主任:  张慧慧       025-83790572    地址:四牌楼图书馆504

一、负责全馆日常行政管理、贯彻、落实馆务会议决议及馆长的指示,协助馆领导督促、检查、协调各室的工作;

二、负责档案馆人事、财务、后勤、文秘、印章管理等工作;

三、负责组织馆内各项活动安排;

四、负责办公用品、仪器设备、档案装具的购置和管理工作;

五、负责公文材料呈送、传阅和管理工作及报刊杂志的订阅工作;

六、本馆档案收集、立卷、归档工作;

七、协助馆领导做好跨部门的组织协调工作

八、负责各种会议有关事项;

九、协助做好规章制度、工作计划、规划、总结、各种统计及月、年报工作;

十、负责档案宣传教育工作;

十一、接待内外联络、来访人员和处理应急事件;

十二、安排离退休人员活动和物品发放;

十三、做好省高校档案研究会秘书工作;

十四、完成馆领导交办的其他工作。



文书档案室


室主任:纪晓群             025-83794725     地址:四牌楼图书馆512

1.收集、整理、保管、利用1902年以来的东南大学文件材料。 

2.负责全校办公自动化系统电子公文归档的接收、审核、指导、整理、利用。 

3.保管、利用南京铁道医学院、南京交通高等专科学校、南京地质学校、南京能源工程学院档案。 

4.收集、整理、保管、利用东南大学历年校报。 

5.收集、整理、保管、利用各类学生历年录取名册、毕业名册。 

6.对纸质档案数字化,1962年以后的文件级目录已经全部录入文书档案数据库,1980年以后的校发文已经全部数字化并上传到档案管理系统。 

7.负责全校文书档案兼职档案员的业务培训。 

8.接待校内外集体、个人的查档利用,包括查阅文件、学历证明、出国留学中英文高考成绩证明、为编史修志提供档案材料等。



电子档案与技术室工作职责

  


主任:柳萍   025-83793803-807    025-83793803-808    地址:四牌楼图书馆五楼西


1. 负责档案馆、吴健雄纪念馆、校史馆,计算机等现代办公设备正常运转、网络畅通的维护保障。

2. 全馆档案数字化信息的备份与整合,确保数据安全。

3. 全馆档案信息的网上发布,档案馆网页的规划与维护。

4. 为全馆加快数字化档案信息资源建设和开发利用提供技术支持。

5. 负责数字化校园二期建设中的档案管理系统平台的建设。

6. 负责照片、录音、录像与名人档案的收集、整理、利用、编研和鉴定等工作。

7. 负责实物档案的收集、整理、拍照、利用工作。

8. 负责全校毕业研究生电子版学位论文的网上审核、归档工作。

9. 配合研究生院做好江苏省评估院研究生学位论文抽评工作。

10. 档案馆、吴健雄纪念馆、校史馆重要人物来访的拍照工作。

11. 协助其他科室研发、维护档案管理软件。

12. 协助领导做好江苏省高校档案研究会的工作。



科技档案室


主任:张魁             025-83792861    地址:四牌楼图书馆401-406


1、负责基建、科研、研究生纸质学位材料和论文、专利、获奖证书、学生成绩、录取通知书等档案收集、整理和保管、利用以及编研、鉴定等工作。

2、负责学生出国成绩、在读证明、毕业证书、学位证书翻译服务工作。

3、负责国内外学历验证服务工作。



学生档案室 


主任:杨东             025-83792913     地址:四牌楼图书馆411

1. 全校学生档案的收集、整理、保管、查询、证明、转递等工作。

2. 毕业生档案转递去向查询、学生遗留档案查询。




东南大学校史馆/吴健雄纪念馆


日常管理工作由档案馆负责。


东南大学校史馆

通过约600多件照片和数十件文物、文献,扼要地反映了东南大学的百年历程。200712月,网上校史馆开通。


地址:

四牌楼校区工艺实习场

周一至周六,请预约:

8:30-11:002:00-5:00

025-83795636

025-83795152


参观联系电话:


周日参观需要预约


物业值班电话:

025-83794738。

吴健雄纪念馆

吴健雄纪念馆是1999年经中国政府批准建立的中国首家华人科学家纪念馆。面积2129㎡,馆内展示了吴健雄先生的生平业绩、遗物,是国家科普基地。

地址:

四牌楼校区大礼堂西南侧

周一至周六自由参观:

8:30-11:002:00-5:00

025-83795569- 804

025-837922621 

025-83792261025-83793677





校史研究室工作职责


主任:刘云虹   电话:025-83795152   地址:四牌楼校区专家楼

1、负责校史资料收集、整理和研究等工作;

2、参与或负责校史馆建设、布展及日常管理工作;

3、编纂出版校史研究相关刊物;

4、组织或参与校内外有关我校历史、文化宣传活动;

5、承接上级部门有关校史研究任务;

6、完成领导交办的其他工作



教职工人事档案室


主任:李清            025-52090345       地址:九龙湖校区行政楼五楼东

全校教职工人事档案的收集、整理、保管、查阅、证明、转递等工作。



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