实基础 开拓创新 确保安全

——党的十八大以来档案信息化建设日趋完善

发布人:钱杰生  发布时间:2017-09-18  浏览次数:13



     党的十八大以来,以习近平同志为核心的党中央高度重视档案工作,档案事业实现了跨越式发展。档案信息化是档案事业发展的有机组成部分,是适应经济社会快速进步的基础保障和必由之路。5年来,在各级档案部门共同努力下,档案信息化体系建设成就显著,业已建成以档案信息化基础设施为平台,档案信息化标准规范体系为引领,档案信息资源建设为基础,档案信息服务为目的,档案信息安全为保障的档案信息化体系。


    档案信息化基础设施建设不断加强


    在各级党委政府的支持下,按照国家网络与信息化管理的相关要求,各级档案部门加大投入,建立完善了支撑档案信息化各项工作正常开展的基础设施。


    各级档案部门把机房建设作为信息化基础设施建设的重点工作,建设力度不断增大。结合实际,许多档案部门不断创新建设方案,使建设全过程更为精细化、规范化。一些符合信息化发展需要的环境监控系统、温湿度控制系统、门禁视频系统等不断在档案机房配备,使机房的环境配置和安全保障能力进一步加强。


    各级档案部门把网络设施配备作为信息化基础设施建设的有力抓手,网络设施得以更新补强。全国副省级以上档案局馆基本完成了物理隔离的3个网络平台(局域网、政务网、因特网)的建设与接入。信息化基础较好的地市级、县区级档案局馆在建设好局域网的同时,也接入了政务网,并在互联网上建立了网站。一些档案部门结合自身业务特点和实际工作需要建立了核心数据网、馆际共享网等专门的网络平台。


    在机房和网络设施建设力度不断加强的背景下,档案管理系统的功能也日趋完备,逐步具备了数字档案资源的收、管、存、用各环节的各项功能,并能够很好地辅助实体档案管理。档案鉴定与编研、智能库房管理、数据质量管理、虚拟档案室等新功能不断涌现。


    一些档案部门将数字档案馆建设作为档案信息化规划中的重点内容予以推进,大力开展数字档案馆建设。这些档案部门都借助数字档案馆建设有效带动了电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案的长期保存等工作,从而推动了地方档案信息化工作的深入开展。2015年以来,共有山东省青岛市、江苏省太仓市、浙江省绍兴市、广东省珠海市、湖北省十堰市、青岛市市南区、上海市徐汇区、河南省济源市、安徽省蚌埠市档案馆,杭州市城建档案馆等13家数字档案馆系统通过了国家档案局组织的“全国示范数字档案馆”系统测试。


    档案信息化标准规范体系不断健全


    标准规范是全国档案信息化工作开展的“领航仪”和“助推器”。5年来,信息化标准规范朝着体系化大步迈进,标准和规范纵横交错,逐步打破了制约信息化发展缺乏规范依据的瓶颈。


    在管理规范方面,国家档案局于2012年印发了《电子档案移交与接收办法》,2014年印发了《数字档案馆系统测试办法》《档案数字化外包安全管理规范》,2015年印发了《数字档案室建设指南》和《企业电子文件归档与电子档案管理指南》,2016年印发了《档案信息系统安全保护基本要求》,而《电子档案管理系统基本功能规定》《电子公文归档管理规范》将于今年完成。


    在技术标准方面,最近几年相继发布了《数码照片归档与管理规范》《照片类电子档案元数据方案》《档案信息系统运行维护规范》《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》《电子档案管理基本术语》等十几项技术标准,《文书类电子档案检测方案一般要求》也将于今年印发,为数字化档案的规范化管理提供了保障。各地档案部门根据国家、行业的规定和标准,结合地方档案工作实际,制订、修订了地方标准和规范达140余个。


    数字档案资源建设成效显著


    以“存量数字化,增量电子化”为遵循开展数字档案资源建设一直是档案信息化建设的一个重点。5年来,各级档案部门大力加强数字档案资源建设,取得了巨大成绩。


    各级档案部门已数字化的档案比例大幅提升。中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆数字化工作成效显著,部分副省级市以上档案馆都已完成超过半数的馆藏档案的数字化工作,部分地市、县区级档案馆完成了全部馆藏档案的数字化工作。部分县级以上尤其是省级以上机关单位和中央企业各档案部门,其所产生和保存的档案已全部数字化。


    档案部门接收的电子档案资源逐年增多。《电子档案移交与接收办法》发布后,一些地方的档案部门依托区域电子政务网络实现了电子档案在线接收,在信息化条件较好的机关和企业事业单位中,其所形成的文件全部或部分以电子形式产生和办理,电子档案有逐年增多之势。


    档案信息采集成为档案资源的重要补充。全国许多地方档案部门开展了经常性、有目的的电视新闻、网站信息等资源的采集工作,针对地方重大事件或重大活动,经过精心策划,派出人员进行摄影摄像,形成比较全面、完整的多媒体记录,成为数字档案资源的重要补充。


    档案信息服务能力大幅提高


    5年来,各级档案部门依托局域网、政务网、互联网平台,开拓档案信息服务的新渠道,服务形式日趋多样,服务受众数量不断增加,信息内容更为完善。


    全国副省级市以上档案部门基本都能够通过“三网”平台开展档案信息服务,许多地市级和县区级档案馆建成局域网平台或启动了局域网平台建设,大多数县区级以上档案馆都在互联网上拥有网站或主页,开展不同程度的档案服务。值得一提的是,在47个副省级市以上档案馆中有19个档案馆建设了微信、微博、手机应用等移动服务平台,开展了颇具特色的档案服务。越来越多的地市级、县区级档案部门开始着手移动平台的建设,档案服务平台开始向多样化方向发展。


    越来越多的档案部门依托数字档案馆系统开展远程服务,越来越多的档案数据进入了档案网站。在一些地方,以省级或市级档案馆为核心建立了区域性的档案数据中心,在联网的任何一个档案馆都可以对其他档案馆的共享数据进行“一站式”的远程查询,并进行档案利用。各级档案部门依托馆藏档案资源管理系统服务平台,挖掘与民生相关的档案信息,围绕群众的民生需求,提供档案专题利用服务。在档案服务方式上,各级档案部门开展了网上预约、档案服务进社区、档案信息主动推送等便民服务方式,让老百姓不出家门就能享受到档案信息服务。


    档案信息服务方式正由传统的档案管理系统辅助检索调用档案原件的方式发展为档案管理系统检索并调用数字档案的方式,一些有条件的地方已经全部使用数字档案提供利用,不仅提高了服务工作效率,增强了档案部门提供服务的能力,也最大限度地保护了档案原件。


    档案信息安全工作科学开展


    各级档案部门依托公安部门信息系统“等级保护”和保密部门“分级保护”的要求,制定相关规定,加强了档案信息系统和档案网站安全保护,配备了安全保护设施设备,开展了安全自查、规范整改,使档案信息系统和档案网站的安全保护水平得到了进一步的提高。


    2014年,国家档案局发布了《档案数字化外包安全管理规范》,并依据规范与有关单位合作开发了档案数字化安全检查软件,在部分档案部门开展了档案数字化安全检查。2016年初,国家档案局发布了《档案信息系统安全保护基本要求》,从管理和技术两个方面,提出了对档案信息系统进行安全保护的要求。依此文件,档案部门对档案信息系统进行安全检查,从技术和管理方面提高档案信息系统安全保护水平。


    2015年,根据有关部门要求,国家档案局建立了“档案行业网络与信息安全信息通报机制”,各副省级市以上档案部门为成员单位,每月定期向国家档案局通报网络与信息安全情况。在国家举行重大活动、重要会议等重要时期,国家档案局通过该机制指导副省级市以上档案部门开展重要档案信息系统、重点档案门户网站安全检查,并每日通报各地档案网站和信息系统的安全情况。


    档案数据备份工作有效开展。贯彻国家档案局的重要档案要异地备份的要求,各级档案部门采用在线、近线、离线等方式,使用磁盘、磁带、光盘等介质,对档案数据进行备份。对于一些重要数据,一些地方使用缩微胶片进行备份保存。利用“结对子”的备份机制,全国副省级市以上档案部门基本完成了互为对方重要档案数据备份基地的工作。


    实践证明,档案信息化是作答经济社会发展对档案行业提出“新题目”的有效“解法”。党的十八大以来,在各级档案部门的共同努力下,档案信息化体系建设取得了显著成就。今后,全国档案系统将继续凝聚力量,集中精力,克难攻坚,以档案信息化建设为推动力,为档案事业发展做出更大的贡献。王大众


    原载于《中国档案报》2017年9月7日 总第3115期 第一版



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