如何成为研究型档案馆——一个高校档案馆的启示

发布人:张魁  发布时间:2017-06-06  浏览次数:13

北美有个知名度很高的高校档案馆——密歇根大学本特利历史图书馆(Bentley Historical Library),知名度不仅来自我国国家档案局与该馆持续多年的交流培训项目,更是由于该馆开放、创新的不懈努力和显著成效。小编特地甄选了参加培训交流项目的学员朱江的文章介绍这一“研究型档案馆”如何在研究中夯实基础、在创新中拓展,在合作中提升,这些理念和做法相信不仅适用于高校档案馆,对各类有志于大展鸿图、提升社会乃至国际影响力的档案馆来说,不无借鉴价值!

本特利历史图书馆,(以下简称本特利),是美国密歇根大学的档案馆。成立于1935年,坐落在安阿伯这座风景如画美轮美奂的大学城的北部,毗邻福特总统图书馆,质朴的二层小楼掩映于树木丛中, 却丝毫遮盖不住它在档案界的光芒。本特利将自己称为研究型档案馆,笔者2004年参加在该馆举办的中国青年档案工作者档案现代化管理培训班期间,有机会近距离了解、观察它,将它的研究型理解为:历史研究的基地和助进剂、档案教育科研的园地、国内外交流和学术活动的积极参与者。这使得它不仅在密大发挥着极大的学术作用,而且使它在美国档案界乃至世界档案之苑都有相当的影响力。


致力于历史资源的挖掘和提供

本特利建馆70年,积累了大量有关密歇根州和密大的馆藏 包括排列长度超过3万英尺的档案和手稿6万册图书,150万张照片及其它视听资料,1万余张地图。它设置三个部门:密歇根历史部、密大档案和文件部利用服务部。用户来自密歇根州市民密大学生员工教师校友国内外的学者等等。本特利所有馆藏同密大其它图书馆馆藏共同编入MIRLYN,密大在线检索目录同时又加入了研究型图书馆信息网,由美国大学联盟和其它诸如研究型图书馆联 盟等机构共同构建”和OCLC。 两个全国性的文献数据库,以上三个数据库均可供世界各地人士在线利用。

对不同层次的历史研究,本特利采取不同的帮助和促进手段,对于众多来馆的学生(绝大部分是,但不局限于密大学生), 是为完成导师布置的作业或论文而来, 本特利除了给予必要的咨询服务外,还在其网站依据对馆藏的了解公布诸多历史研究选题, 包括非洲裔美国人、商业环境人口医疗与健康 菲律宾政治科技密大密大运动员战争妇女等。 每个专题下还有具体的课题, 如非洲裔美国人下的“黑人运动:“目标的评估”、“1939~1942”年密歇根黑人致力保护黑人历史” 等专题, 以方便学生按图索骥。

而早在1990年本特利就设立了Bordin/Gillette和Mark C.Stevens奖学金,旨在鼓励基于馆藏的研究和出版活动。设立至今,有近百名知名学者和准备毕业论文的博士生得到资助。包括旅行费和研究费用,  这些人士来自全美几十所大学乃至世界其它地区, 研究方向各异:美国在远东的外交政策、美国税收政策的政治经济学、世纪美国学校课程之争等等。

本特利还时刻将史料公布并以此促进历史研究作为己任。1947年,一组题名为“密歇根州早期荷兰移民”的档案文献以通讯形式面世,此后通讯系列成为其相当长时期内主要的档案公布方式,先后出版了近50期。1948年《密歇根和克里夫兰时代》 一书出版,也拉开了文献汇编成书的序幕。出版物并不限于印刷品,1975年至1978年通过与俄亥俄历史协会和基督教女子戒酒协会等机构合作,完成了工程浩大的《节制与戒酒》报纸的缩微版,在全国人文学科基金的资助下,先后缩微了《Abend-Post》(一份底特律日报),弗兰克·莫菲的论文集,不一而足。

随着互联网的普及,本特利将文献公布的重心转向网站这一受众广泛。跨越时空且费用相对便宜的媒介,它的网上文献汇编图文并茂,课题又能吸引人们的视线,如校园历史图片展、 密大历史系列(包括密大历史、密大建筑著名员工和校友著名运动员等专题,每个专题下还有分专题,如“著名运动员”下列有橄榄球艺术密大与奥运会密大女运动员 密大橄榄球场的故事等8个小专题)。

本特利对历史研究的贡献,突出体现在它被接纳为Pubilc Goods协会成员,该协会是由密大卓越的博物馆图书馆及其它文化机构组成的,是对协会成员为密大文化使命所作贡献的认同,该协会的一项创举就是在AndrewW.Mellen基金会赞助下设立一个Public Goods博士后项目,该博士后点就设在本特利,它遴选学者来密大利用Public Goods协会图书馆成员的资源来给研究生授课,对于本特利来说,该项目将它与学校的教研活动直接联系起来, 并且是在它丰富的馆藏基础上使自身成为密大学术活动的有机组成部门,因此意义非凡。目前,该项目已接纳了 9 位学者在密大8个学术机构讲学。


潜心于档案教育与科研

本特利作为密大的档案馆,已经成为密大档案教育的基地和档案科研的孵化器。

密大信息学院开设档案课程,本特利是学生参观和实习的去处。2004~20055学年《档案与文件》课程有一项明确要求,就是访问一处校内档案机构,其中包括本特利,并且规定访问时间是2004年9月28日上午9点,为时90分钟。在访问前必须先浏览本特利的网站,访问时工作人员会就一系列问题作介绍,访问结束学生还须就了解到的本特利的使命、馆藏工作流程利用者情况 现场走访比网站浏览更多了解的地方个人观感等写出考察报告,该考察报告占《档案与文件》课程总分的 15%值得一提的是,本特利的技术保护室闻名遐迩( 笔者亲眼所见其设备齐全,复制出的皮制书籍封面精妙绝伦,叹为观止) ,工作人员Craven还同时被校内Clements图书馆法律图书馆珍品室校特藏图书馆聘用,前来参观的人络绎不绝,更有许多人来学艺,不少人学成后在其它学校从事保护工作,密大来学习的以艺术学院和信息学院的学生居多。

本特利不仅作为实习基地,而且以教育主体的姿态投身密大的档 案学教育,早在1971年,在时任馆长带领下, 本特利就与图书馆学院 ( 现在的信息学院)一起为研究生开设档案管理研讨班, 在一个学期内学生每星期一次到本特利来学习,1978年历史系也加入进来,同时课程扩展为秋季课堂教学和冬季操作实践两部分,实践内容就是在本特利从事档案整理或接待服务。这些活动也奠定了密大档案教育的模式。

1995年为适应信息社会的需求。密大图书馆学院更名为信息学院。随后本特利与信息学院的关系更为紧密,目前有3名本特利员工是密大的全职教授。越来越多的学生来本特利实习,学生通过在本特利的实践。加深了对历史记录和文件本质的理解,也初步掌握了有关技能,本特利本身也获益匪浅,如其网站上“密大与中国”专题汇编就是来自中国的一名学生的作品。在教学的同时,本特利员工积极著书立说,美国档案工作者协会年会经常是他们展现才能的舞台,《美国档案工作者》杂志上常见他们的文章。

本特利的档案教育培训并不局限于校内。1983年,在基金资助下,本特利向经过选拔的档案工作者提供助学金,帮助他们来密大进行为期一至四个月的相关专业研究。该项目至1997年结束时,共资助了122名来自各地的人员,他们研究了84个独立或合作课题,涵盖档案管理和现代文献学术利用的方方面面,70 多篇论文或专题报告得以发表,其中许多文章已成为美国档案教育课程中的必读书目。该课程最初倡议的动机是基于他们的一个观点,档案工作者忙于应付工作的压力,如果有机会暂时离开办公室,有一段时间松弛思索,有助于激发档案工作中的创造性思维。这个目的看来是达到了。

2000至2001学年,Francis和历史系的两位教授举办了为期一年名为“档案文献和社会记忆机构”的培训班,这是该学年密大一项主要的高级国际课程。65名来自国内外大学( 包括啥佛大学芝加哥大学普林斯顿大学) 和档案机构的学生参与,培训班重点阐述了档案馆作为社会记忆的保管场所在社会中扮演的角色。由于对此感兴趣者颇多,多达 50名旁听者也加入其中,该培训班的主题被2004年国际档案大会选为基本议题。

行文至此,笔者感喟万千。本特利作为校内档案馆,作为一个公立的文化机构,千方百计“推销” 馆藏以促进历史研究是它的内在要求,而积极投身档案教学,提高档案学术层次则是它工作的另一重心,两者就如同鸟之两翼,互为依托互相促进,确保它的工作在高速轨道上运行。公立机构是依靠纳税人的钱维持运转的,服务公众是它最基本的价值和目的,而唯有认真研究充分探索档案工作内在规律,方能使档案管理更有成效。许多同志认为美国档案管理是轻整理重利用,笔者并不苟同,从本特利看,他们既重利用也重整理,不过较之我们的整理方式而言,更简洁,人力物质成本更低而已,似乎也更能保持档案的本来面目。因此,我们在提倡建设学习型机关的同时,更要激励向研究型机关发展。


投身于国内外档案学会(协会)间交流

美国由于没有类似中国国家档案局这样的管理全国档案事务的机构,也没有建立起像中国这样从上到下的档案管理体制,各档案馆之间亦无隶属关系,也就谈不上统一的规范和标准。但笔者走访过美国10多家档案馆,其管理模式和方法大致相同,这除了档案管理内在规律起作用外,也跟他们积极组织并参与各层次的档案学会 ( 协会) 有关,通过学会交流研讨相互学习自我调适。本特利加入了国内外多个档案协会。1975年前,美国档案工作者协会没有固定工作场所和固定人员,本特利在1972年至1975年为它提供了场地,Robert Warner担任了协会的秘书长。40多年中,本特利员工通过各种形式为协会作贡献,Robert Warner后来担任过主席,多人担任执委会委员,Nancy Bartlett 1998年还被授予协会的Kengan奖。密歇根州档案协会是全美第一个州际档案协会,它将该州重要的档案机构紧密联系起来,是他们交流合作的平台。笔者所在的中国青年档案代表团访问密歇根州多家档案馆,均受到了热情的接待,由此可看出本特利与它们的友好关系。笔者还观察到,密歇根州档案馆的库房承放档案盒的铁架的设置几乎是一致的,而且非常合理,充分利用了空间,恐怕也不仅仅是巧合,估计是相互借鉴的结果。此外,本特利还积极参与了美国中西部档案论坛,密歇根州历史学会的活动本特利与国际档案理事会也有着密切的关系。Nancy Bartlett2001年至2004年期间任国际档案理事会主要会刊《逗号》的编委,在她的主持下,先后发表了系列特稿,介绍中国,俄罗斯,中欧,斯堪的纳维亚等地档案事业情况。2004年在维也纳召开的国际档案大会上,馆长担任了项目委员会委员,Francis Blouin和Nancy Bartlett都是国际档案理事会执委会委员。1999年,国际档案理事会代表团访问本特利时,就对该馆广泛的国际交流表示赞赏。此外,1989年本特利还主办了有30多个国家代表参加的第二届欧洲档案研讨会,议题是北美与欧洲在档案管理传统上的异同。


热衷于国际档案界的合作

本特利与世界诸多档案部门有着频繁的交往和友好的合作,使它在国际档案界占有一席之地。这种交往与合作主要有以下几方面:

首先是协助档案的整理,使本特利先进的整理理念得以在档案管理落后地区推广运用。最有代表性的是梵蒂冈档案和南非档案的整理。1984年当Francis Blouin参观梵蒂冈档案馆时,发现其检索系统不便于利用,在梵蒂冈档案馆和梵蒂冈图书馆两位馆长的要求下,Francis Blouin与本特利其它两名员工将该馆检索工具的组织原则运用到梵蒂冈档案上,先从梵蒂冈外交档案着手,再将全部梵蒂冈档案的目录组成一个整体,最后连同保存在其它档案机构如位于都柏林的Trinity学院和法国国家档案馆的相关档案目录组成了一个目录库。其成果为《罗马教廷历史文献目录与指南》一书,该书1998 年由牛津大学出版社出版,1999年荣获美国档案工作者协会用于奖励最佳全宗指南的C.F.W.Coker奖,《选择》杂志称之为 1998年最佳学术书籍之一,随后该目录进入RLIN从而使全世界学者都能方便地浏览。1998年及1999年的夏季,本特利员工在南非帮助整理和修复有关南非自由运动的档案,主要是存放于Fort Hare大学的非国大档案和泛非洲人大会档案, 该校是非国大领导人曼德拉和其它领导人的母校。本特利员工评估了以上档案的价值,制定了整理计划,并进行了初步试验性的整理,随后由密大信息学院的学生在本特利员工指导下具体从事整理,对整理结束的全宗都编制电子版的全宗指南并在Fort Hare大学网站公布,目前该项目还在进行中。

其次是讲学和培训, 这类活动频繁多样,并且涉及多个国家。1992年和1993年,本特利为来自法国即将从事文件与档案管理的准档案工作者分别进行两期培训,重点讲述外交原则如何运用于电子文件中,1996年《美国档案工作者》秋季号专题介绍了该培训班。1999年、2001年、和2004年,本特利为来自中国的青年档案工作者举办了三期档案现代化管理培训班,内容从美国机构组织史到美国档案工作发展史,从文件管理到美国档案的收集,鉴定,著录,整理和利用,从纸质档案,音像档案到电子档案,从大学档案,建筑档案到网站档案,以及档案的管理,保护及教育等,使学员全面了解美国的档案工作现状。

再次是交流访问。本特利交流访问的足迹遍及世界各国,尤其与欧洲关系更为密切。 这类交流使本特利的视野更加开阔,迅速吸收对方的长处。1987年,根据前苏联和美国双边文化交流协议,Boluin作为首批出访苏联的美国档案工作者访问了苏联的档案馆。苏联解体后,本特利与俄罗斯人文学院保持着良好的关系, 并相互探讨档案的鉴定和整理问题,研讨剧烈的政治变动对档案实践的影响。1989年以来,众多中国档案学者,官员及代表团先后访问了本特利,而本特利员工在2000年和2002年访华时,则应邀在中国进行了许多讲座,内容涉及美国的档案法规,美国电子文件鉴定动态,西方纸质档案的保护等,受到了广泛欢迎。

本特利还向国外派遣访问学者,进行一段时间的研究。如1994年至1995年。Nancy受资助在丹麦移民档案馆进行为期6个月的访问,出于出版指南和建立数据目录库的双重目的,她察看了已有的一些全宗指南,经翻译,标准化,将其综合成一个数据库,最后出版了《丹麦移民档案馆北美全宗指南》。


本特利给人的感觉既是档案馆,更是学术机构;既是在进行档案管理,更是在探索;本特利员工既是档案人员,更像是学者。笔者在接受培训期间,几乎所有员工都参与讲学,个个知识渊博,训练有素。在这种氛围中,一个只有,20人的大学档案馆成为在国际档案界有相当知名度的文化机构,它在工作中研究,研究又推动了它继续向前发展,对我们颇有启迪意义。


更多了解,详见https://www.lib.umich.edu/bentley-historical-library


文章来源:《档案与建设》,2005/2

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