以数字化带动提升档案馆基础业务水平

发布人:钱杰生  发布时间:2017-05-02  浏览次数:13


江西省档案局馆



近年来,江西省委、省政府高度重视档案事业发展。2013年和2014年连续两年,省政府工作报告都把“推进数字档案馆建设”作为工作要点。“十三五”期间,省财政将每年安排2000万元用于支持全省数字档案馆建设。江西省也以档案数字化为契机,积极带动档案馆基础业务工作,并专门印发了《关于进一步加强全省各级综合档案馆基础业务建设的通知》,要求全省各级综合档案馆以档案数字化的标准要求来审视基础业务工作。截至2015年年底,江西省共制发全省性基础数据标准16个,全省区域性数字档案馆应用系统建成并投入使用,全省各级综合档案馆档案基础业务工作明显加强,数字档案资源建设成效显著,共形成纸质档案数字化副本3692万页。


以数字化带动档案鉴定工作


省档案局馆确定了“利用优先、整体推进、突出重点”的档案数字化工作原则,在确定馆藏纸质档案数字化对象时,采取“三个结合”的方法,有效带动了档案鉴定工作。


一是与档案开放鉴定结合起来。江西省各级综合档案馆馆藏档案开放鉴定工作一直都相对滞后。“十二五”以来,江西省结合档案数字化工作,积极推进馆藏档案开放鉴定工作,要求凡是计划开展馆藏档案数字化工作的档案馆,必须对拟实施数字化且未进行开放鉴定的档案先行开展开放鉴定工作。截至2015年年底,全省各级综合档案馆开放档案数量达158万余卷58万余件,比“十一五”末分别增长24.4%和184.8%;案卷级、文件级开放档案目录分别达131万条和1019万条,比“十一五”末分别增长54%和127.2%。随着全省各级综合档案馆数字化工作的全面开展,档案鉴定的速度将会大大加快,开放档案的数量将会大幅增加。


二是与馆藏到期档案鉴定结合起来。由于历史原因,江西省各级综合档案馆馆藏档案中有相当一部分保管期限已满。省档案局馆要求各地在数字化之前,必须以全宗为单位对到期档案进行鉴定,对仍有保存价值、不宜销毁的档案重新划分保管期限,并进行整理扫描。


三是与破损档案抢救结合起来。省档案局馆要求各地对已确定为数字化对象的档案,要进行逐卷检查,如果发现案卷存在破损情况,须进行登记并完成修裱后才能进行数字化。


通过采取“三个结合”的方法,江西省档案数字化扫描工作做到了“三个优先”,即馆藏档案扫描对象、利用率高的优先,民生档案优先、中华人民共和国成立后重要全宗档案优先;实现了“三个同步”,即数字化工作与馆藏档案开放鉴定同步、与到期档案鉴定同步、与破损档案抢救同步。


以数字化带动全宗规范管理


很长一段时间以来,由于一些档案馆对全宗管理的重要性认识不到位,在全宗管理方面存在许多问题。这些问题不仅影响档案馆的管理,也会严重影响档案数字化工作的开展。省档案局馆以档案数字化的标准要求倒逼档案馆的基础业务工作,要求全省各级综合档案馆在开展档案数字化工作前,必须认真组织开展“三查一编”工作。


“一查”是检查馆藏全宗划分是否规范。全省各级综合档案馆根据全宗构成要件检查馆藏所有全宗是否设置合理,特别是对机构职能发生变化、合署办公、临时机构和涉及机关直属单位与派出机构的立档单位,以及立档单位产生的专业档案或重大活动、重大事件档案是否划入立档单位全宗进行重点检查。对一些案卷数量很少、单独编号存放不便的全宗,要求建立汇集全宗。对不能准确落实到具体全宗的馆藏照片、印章等,进行集中统一整理编号,不按来源原则划分全宗。


“二查”是检查馆藏全宗名称是否规范。主要检查全宗是否用立档单位的全称或通用简称,立档单位名称曾经发生变化的是否用现在名称,人物或家庭、家族全宗的名称是否由人名或家名、族名构成,中华人民共和国成立前的档案全宗,是否对全宗名称注明了政权名称限定词等。


“三查”是检查全宗号编制是否规范。主要检查每个全宗是否只使用一个全宗号,全宗号编制是否采用全省统一的4位代码标识。


“一编”是指全面重新编制《全宗名册》。过去档案馆编制的《全宗名册》只是将档案已移交进馆的全宗名称汇编成册,有些立档单位虽属档案馆接收范围,但因为没有向档案馆移交档案而没有编入《全宗名册》,其中也没有立档单位和已移交档案的起止时间。这就导致档案馆对本地区档案资源整体分布情况掌握的不清楚,不利于制订准确的档案接收计划,也会影响立档单位档案整理和档案数字化“整体推进”原则的落实。因此,省档案局馆要求各级综合档案馆在开展档案数字化工作之前重新修订完善《全宗名册》,做到修订后的《全宗名册》既包括本馆馆藏档案全宗,也包括所属档案馆接收范围但档案暂未移交的立档单位,且全部给予全宗号,所有立档单位注明其起止时间,所有馆藏全宗档案注明起止时间。


以数字化带动档案案卷质量的提升


为保证档案数字化的质量和数据跨区域共享,省档案局馆要求各级综合档案馆对列为档案数字化对象的馆藏档案,严格按要求进行数字化前处理工作,即在进行数字化之前,对档案逐卷检查,查看档案分类是否正确、组卷是否合理、编号是否规范、保管期限划分是否准确、页号编写是否正确、卷内文件是否有破损、卷内目录填写是否完整、案卷题名拟写是否准确等。一旦发现问题及时登记或按规范进行处理。


以数字化带动档案接收工作


按照档案数字化“整体推进”原则,确定为数字化对象的全宗,必须在立档单位完成档案移交任务后才能进行数字化。省档案局馆要求各级综合档案馆根据档案数字化规划,按照新编制的《全宗名册》,制订有针对性的、准确的档案接收计划,有效地推动了档案馆的档案接收工作,真正做到了档案应收尽收。 


(作者: 国家档案局)