关于做好2016年度文件材料归档工作及移交档案日程安排的通知

发布人:钱杰生  发布时间:2017-03-07  浏览次数:54

学校各部门、单位:

2016年度文件材料归档工作已经开始,根据教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》要求:“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”,请各单位确保档案材料归档齐全、完整,并在“归档单位移交档案日程表”规定的期限内,将归档文件材料移交档案馆文书档案室。

一、归档范围:

1. 依据《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》,将我校2016年办公系统中产生的有保存价值的电子文件(发文、收文、工作请示、通知公告)和相应纸质文件归档。

2. 办公系统之外的有保存价值的文件材料(纸质文件和电子文件)

二、归档操作:

1. 办公系统文件归档

1)归档操作方法:相关文件办结后,点击“自动生成档号”,再点击界面下方“归档”按钮,完成相关电子档案的归档。

2)文件打印:a.将办公系统中的发文、通知公告、工作请示打印出纸质版归档(收文不要打印正文),每份纸质件的公章要齐全。b.“发文稿纸”、“收文登记单”打印成纸质件,并分别盖上归档单位公章。

3)附件的归档:文件办结过程中产生的相关材料(电子或纸质的)不在办公系统内的,请将相应的电子文件上传到档案管理系统中,相应的纸质材料附在办公系统有关文件的纸质件后面一起归档。

2. 办公系统之外的文件归档

各单位将有保存价值的文件材料(纸质文件和电子文件)收集齐全、整理完毕后,将归档文件的题名、责任者(文件落款单位)、文件字号、成文日期等内容录入“档案管理系统”,纸质件移交校档案馆文书档案室,电子文件通过上传到档案管理系统或者直接移交光盘的方式归档。

3. 秘密级及以上文件的归档,不使用网络版档案系统录入,有关文件材料直接移交校档案馆文书档案室。

4. 各单位详细的归档内容,请参见:“关于印发《东南大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知”,http://archives.seu.edu.cn/2017/0301/c785a184458/page.htm,校通知[2011]20号。

未尽事宜,请与校档案馆文书档案室联系。

联系电话:83794725

联系人: 纪晓群尚昌红

关于做好2016年度文件材料归档工作的通知校档2017年1号.doc

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