文书档案室馆藏及工作简介

发布人:钱杰生  发布时间:2016-04-21  浏览次数:78

 

一、馆藏内容

1、两江师范学堂—国立中央大学(19021949年)

民国档案当年已全部上交第二历史档案馆,我馆现有馆藏大部分为复印件(主要与南京工学院有关的内容),少部分原件主要是校友捐赠的毕业生纪念册。

2、南京工学院建院前档案(19491952

是国立南京大学工学院的文书档案

3、南京工学院文书档案(19521988年)

4、东南大学文书档案(1988—至今)

5、南京铁道医学院全宗(文书、科技、基建等全部档案,学生成绩在科档)

6、南京交通高等专科学校全宗(文书、科技、基建部分,学生成绩在科档)

7、南京地质学校全宗(文书、科技、基建等全部档案,包括学生成绩册)

8、南京能源工程学院(全部档案,学生成绩在科档)

9、1952年至今的校报,及1977年恢复高考以来的录检表。

10、目前,文书档案管理系统中已录案卷目录14327卷,文件目录160647条。其中办公系统电子公文自动归档31631

11、1952年以来的校报、1977年以来的高考录检表、1990年以来的研究生硕博录取名册、1980年以来的成教院录取名册、以及各类学生的毕业名册都已扫描成电子的。

12、南京铁道医学院、南京交通高等专科学校、南京地质学校的历年录取名册、毕业名册都已扫描成电子的。

二、工作内容

1、收集、整理全校各部门归档的文件材料,主要包括

1)每学年初,对全校各部门兼职档案员和部门分管档案的领导重新核实确定,对每个部门一一落实归档日期,并向全校发布文书档案归档通知及各部门归档日程按排。(不仅有文件材料的归档,还包括各部门重要的照片、学生毕业合影等归档通知)

2)每个年末,向全校各部门发送办公系统电子公文归档提醒。从网管中心获取各个部门在办公系统中主办的收文清单,一一核对后,提醒各个部门还有哪些重要的文件没有归档。

3)通过上门服务、电话解答等方式,进行办公系统电子公文归档业务指导,纸质档案归档整理指导。

4)每年上半年,收集去年全校有保存价值的文件材料和重要照片。(按照国家档案局规定应该是6月以前完成上一年的档案移交工作,实际上自从主校区移至九龙湖以后,一些部门的档案要拖到下半年才能归档)

各个部门将归档文件材料送到档案馆,文档室工作人员负责审核文件材料是否完整、附件是否齐全,校对每份文件材料录入得是否正确,确定每份档案的保管期限,然后将文件材料归盘归盒组卷,打印每盒文件目录,填写档案盒上的案卷题名、归档单位名称、年度、盒号。(许多部门都是把未整理的文件材料,直接拿到档案馆,由我们当场鉴定是否要归档、还缺少哪些文件,然后在文档室现场整理:包括给文件换钉子、敲页码、盖归档章、录入等等)

5)每天查看办公系统电子文件实时归档的情况,对有问题的电子文件,及时与网管中心或金智公司联系,尽快解决。

6)办公系统电子公文实时归档之后,校办、党办收到的上级来文的原件不再分发给个人传阅,而是直接移交文档室。按照谁主办谁归档的原则,文档室根据各个部门归来的电子公文目录,抽出相应的来文原件,放到该文件的主办单位档案中。在各个单位归档全部结束后,无主办单位的来文原件,文档室工作人员根据各个归档部门的职能范围,将这些剩余的原件插入当年各个部门的档案中(这些原件的换钉子、敲页码、盖归档章、录入等工作都要文档室工作人员自己做)。

2、资料的归档组卷

主要是党办、校办归档的每年校发文备份,通常在下半年完成。资料的归档工作,从整理、录入、组卷到打印目录,全部由文档室工作人员独立完成。

3、保密文件

主要有党办、校办、纪委、保密办、组织部、外办移交的秘密级以上的文件,及不能上网的中央内部文件。每年,有关部门直接把相关文件移交文档室,保密文件的归档工作,从整理、录入、组卷到打印目录,全部由文档室涉密人员独立完成,仅2012年收集整理归档的保密内部文件600余份。

4、归档文件的插卷

每年都会有些过去忘记归档的重要文件,需要补归档。例如学校领导卸任后整理出来的文件材料;科技处19972009年漏归文件;研究生院补归19822010年硕士博士毕业名册。远程学院补归20072010年毕业名册。兼职档案员是没法做插卷的,都要文档室工作人员自己整理、录入,将它们插入相应年度的档案盒中,同时对案卷目录、纸质目录都要做相应改动。

5、全引目录的编制与分发

每年的归档文件目录要打印三套,一套放在档案盒内,一套做全校文件目录纸质合订本,一套交给各个归档单位作为移交清单。

另外,还要打印二套案卷目录,一套作为文档的年度案卷目录合订本,一套交与各个归档部门自存。

给每个部门的当年归档目录,包括:封面+案卷目录+卷内目录。

6、回溯目录录入

指导研究生助管完成文书档案回溯目录的录入工作,截止目前已录入1962年至今的全部文书档案目录。还剩1952年——1962年的目录待录。中央大学及国立南京工学院的目录早前已经完成录入。

7、纸质文件数字化

指导研究生助管完成南京工学院校发文复印、扫描、上传工作,电子文件已上传到1973年。将纸质的学校发文扫描、上传到档案管理系统。(曾经做过全文识别,但是因为当时使用的汉字识别软件的识别率低,很多文字读不出来,有些文件几乎是重新录入的,进展太慢。所以,最近几年没有做全文识别,只进行扫描上传。)

8、接待利用

主要有查阅文件、出具学历证明、证书验印、高考成绩中英文证明、补档、配合学校重大活动提供相关档案、为学术研究、编史写志提供史料等等。如:

1)为组织部提供1997——2010年历年科级干部任免文件;

2)为党委办公室提供1990——2001年校党委常委会议记录;

3)为资产经营管理处提供1985——2009年自东大集团以来,有关校办产业管理的所有文件,供易校长审核;

4)为学校编制“学生工作管理汇编”提供1999——2009年有关学生工作的档案材料;

5)为教学发展中心研究东南大学教学发展史,提供中央大学教学档案(359张扫描图片);

6)为国际合作处提供2006——2011年名誉教授、客座教授名单及材料;

7)为能源与环境工程学院提供1995——2011年该院聘请的客座教师名单及材料;

8)为徐百川后人提供1950年——2004年有关徐百川的档案材料;

9)为宣传部出版杰出校友画册,提供杰出校友档案材料;

10)为国有资产办公室提供1996——2011年东南大学住房分配与出售的文件材料

11)为电子工程学院提供19572009年历届学生名单;

12)为交通学院提供19782007年历届学生名单;

13)为南京大学历史系研究生毕业论文写作提供建筑学历史方面的档案40卷;

14)为浙江大学编写《近代中国大学校长办学理念文献汇编》提供郭秉文档案29848张电子图片;

15)为首都师范老师研究胡乾善教授提供档案55309张电子图片;

16)为第四军医大学口腔医院写院史提供历史档案171卷电子图片2421张。

9、档案编研

统计1902——2011110年的东南大学历年毕业生数,及合并进来的五校(南京铁道医学院、南京交通专科学校、南京地质学校、南京能源学院)从建校以来的历年毕业生数,分别标明其数据来源,案卷号、页码,并统计制表,装订成册,上报校领导,作为以后东南大学统一的官方数据

10、课题研究

201212月参与完成江苏省档案局的立项课题“基于数字化校园的电子公文全程管理的实施与创新”的结题工作,20135月完成江苏省高校档案协会立项课题“电子校务环境下电子档案与纸质档案的集成管理”的结题。

11、其他

A、轩恩公司档案管理系统中学籍档案录检档案管理、文书档案管理部分的试用,写出书面修改意见。

B、珍贵史料的整理、录入、组卷

指对新收到的解放前纸质材料的整理、录入、组卷、打印目录工作,全部由文档室工作人员独立完成。

三、未来计划

1、本学期要完成的归档工作

1)完成剩余部门的2012年文件材料归档

经资处、学生处、组织部、宣传部、后勤处、出版社、人武部、保密办、社科处、基建处尚未归档。

2)完成2012年资料的归档工作

(3)完成2012年保密及内部文件的归档工作

2、在上述工作完成后,逐渐补录1992年之前的案卷目录

3、计划续编《党政机构沿革》1989年——至今,至于用哪种方式续编尚待讨论(数据库中对相关目录加主题词、文件内容中输入机构名称、干部任职人员名单,上传电子文件,用导出专题库的方式,在档案馆网页上公布?)。

 

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