东南大学档案安全应急预案

发布人:钱杰生  发布时间:2016-04-20  浏览次数:149

(暂行稿)

  

为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件,确保东南大学档案资源安全,根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定,结合东南大学实际,特制定本预案。

一、工作原则

预防为主、档案为主、应急联动。

二、适用范围

本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括:水灾、地震等。突发性事故包括:火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案服务器系统崩溃。上述灾害如对管理处档案造成威胁,出现险情,应及时组织抢救。

三、组织领导

管理处成立档案安全应急领导小组和抢险救灾工作队,领导小组挂靠办公室,负责部署、检查档案安全工作;宣布应急状态的启动和解除;全面指挥调动应急工作队,调配应急资源,按程序实施应急抢险。

组长:档案馆馆长。

副组长:档案馆分管安全副馆长

成员:各部门主任、安全员。

抢险救灾工作队:各部门主任,档案馆其他人员。

四、工作目标

(一)采取最有效措施消除对档案资料的安全威胁。

(二)保护未受损的档案资料。

(三)抢救已受损的档案资料。

五、工作重点

(一)重点区域:档案库房(45楼)。

(二)抢救顺序:

1、文书档案(先永久,后定期);

2、声像档案;

3、实物档案;

4、科技档案;

5、电子文件档案。

7、档案目录和检索工具。

六、应急保障措施

(一)建立健全灾害应急培训制度,加强安全教育,增强防灾减灾意识,定期组织安全应急演练。

(二)健全与保卫处的联动机制。当灾害发生时,能够协助专业部门开展自救互助,最大限度减少损失。

(三)抢险救灾小组成员应熟悉抢险岗位、职责及救灾设备存放位置、使用方法。

(四)要完善抢险救灾器材配置,保障后勤供给。消防器材应定期更换一次,保证消防通道畅通。

(五)档案室应配备两套钥匙,一套由档案员使用,另一套由办公室主任保管以备急用。

(六)每半年安排专业人员对档案室各类仪器进行检测,确保其正常运转。

(七)档案馆严禁吸烟或使用明火,严禁存放易燃易爆物品。

(八)档案库房实行专人管理,非库房管理员未经允许不得出入库房。

(九)库房管理员对进、出库房的档案要逐卷清点,加强对利用档案的监控,利用完毕应及时检查,归还上架。

(十)选择安全可靠的档案软件系统和存储设备,建立档案电子数据备份系统,对于重要数据要实行实时备份。

(十一)应急准备

1、物资准备档案室应按照档案室建筑设计规范的要求,设置必要的安全防护设施,配置灭火必要的档案安全保护设备和耗材。

2、人力资源配置组织救灾队伍,培养和训练自救队伍,并对其进行培训指导和专业支持,当事故或灾害发生时,能够协助专业救灾部门自救互助,最大限度减少灾害损失。

3、防灾减灾准备配合区应急领导小组积极开展安全教育,有组织、有计划地为档案室工作人员提供防灾减灾知识和培训。宣传应急法律法规和预防、避险、避灾、自救、互救的常识,增强防火减灾意识。

4、建立信息化的安全监控系统,确保重点区域处于24小时监控状态。

七、应急预案

(一)一般性灾害操作步骤

1、发现库房有被烧异味或墙面、地面漏水等现象,应立即报告领导,查找险源。如险情不大,能自行处置的,要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后,将发现险情及排除情况上报,查明原因,堵塞漏洞。

2、发生虫害、鼠害时,库房管理员应立即采取措施,对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理,防止交叉感染;对受损档案及时进行修复,并将情况及时上报。

(二)较大灾害操作步骤

1、较大火情(1)发现火情立即发出警报,提醒灭火和疏散,同时切断电源,向领导小组汇报。(2)抢险救灾队利用附近的移动消防器材进行灭火,同时拨打消防报警电话,明确说明受灾地点。(3)在可能的情况下,组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时,转移至同楼层安全区域;火情严重时,转移至楼外安全区域。档案转移应由专人负责。(4)及时向消防人员介绍险情,一切听从其专业指挥。

2、较大水情(1)发现进水情况,应立即通知领导小组,同时迅速切断水源,立即启用工具、设备排水。(2)迅速组织人员查找原因,堵塞漏洞。(3)领导小组视档案库房进水情况,确定档案转移处置意见,立即组织实施。档案转移由专人负责。(4)当遇强降雨时,库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏,应立即向领导小组报告,派专人抢修和维护,库房管理员负责渗漏范围内的档案处置。

3、档案被盗、泄密(1)应及时保护案发现场,向领导小组报告。(2)向公安机关报案,积极提供破案线索。(3)档案员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。(4)查明原因,追究责任,总结改进。

4、档案系统崩溃(1)通知技术人员,最大限度抢救档案数据。(2)联系档案软件维保单位维修更新,进行软件恢复,数据导入。(3)查明原因,及时总结改进。

(三)重大灾害操作步骤

发生威胁档案安全,同时又伤害人身安全的灾害,如雷击、地震、库房崩塌等重大情况时,可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理时,应及时通知有关部门进行抢险工作。

八、非工作时间责任人及责任

落实24小时值班和领导带班制度,确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现灾情,值班人员及带班领导为直接救灾责任人,其责任是:

(一)迅速拨打电话报警。

(二)电话通知处领导或其他责任人。

(三)工作队员接到救助电话应迅速到达指定地点。

(四)在不危害人身安全的情况下,阻止灾情。

(五)在公安、消防、供电及其他抢险人员到来后,及时指明灾险部位。

(六)抢险结束后,报告灾情情况。

九、灾后工作

(一)抢救能够补救和修复的档案、资料。

(二)将灾害发生原因、造成损失及处理结果迅速上报。

(三)根据情况对抢险救灾有功人员进行表彰,对有关事故责任人按有关规定严肃处理。

  

东南大学档案馆

2015.1

 

(作者: 钱杰生)