东南大学档案工作百题

发布人:钱杰生  发布时间:2016-04-08  浏览次数:45

东南大学

档案知识手册

  

  

  

东南大学档案馆

  

二〇一四年五月


  

  

为提高广大师生对档案重要性的认识, 我们立足工作实际、面向校内外、服务公众,编写了档案知识百题解答,让更多的人了解档案、重视档案,体会档案就在你身边,以进一步提高师生对档案的关注和有效利用。为发挥档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用,广泛宣传档案知识。

本手册内容还在不断的更新中,欢迎读者对本手册内容提出修改意见,联系电话025-83793677qq640@126.com,联系人钱杰生。

谢谢!

  

东南大学档案馆

2014.5.20

  


  

目录

一、常用术语............................................................................................................ 6

1.什么是高等学校档案?................................................................................ 6

2.什么是档案管理?....................................................................................... 6

3.档案以内容为标准,分为哪几种?.............................................................. 6

4.机关、团体档案室档案的分类一般可设置哪几个类目?............................... 6

5.什么是文书档案?....................................................................................... 7

6.什么是科学技术档案................................................................................... 7

7.什么是声像档案?......................................................................................... 7

8.什么是实物档案?......................................................................................... 7

9.什么是档案文件?......................................................................................... 7

10.什么叫归档文件?......................................................................................... 7

11.什么是电子档案?......................................................................................... 7

12.什么是档案收集?......................................................................................... 7

13.什么是归档?................................................................................................ 7

14.什么是档案移交?......................................................................................... 7

15.什么是档案鉴定?......................................................................................... 7

16.什么是档案销毁?......................................................................................... 7

17.什么是档案整理?......................................................................................... 8

18.什么是立档单位?......................................................................................... 8

19.什么是全宗?................................................................................................ 8

20.什么是全宗卷?............................................................................................ 8

21.什么是全宗号?............................................................................................ 8

22.什么是案卷?................................................................................................ 8

23.什么是立卷?................................................................................................ 8

24.什么是立卷单位?......................................................................................... 8

25.什么是档号?................................................................................................ 8

26.什么是档案利用?......................................................................................... 8

27.什么是档案开放?......................................................................................... 9

28.什么是档案公布?......................................................................................... 9

29.什么是档案保管?......................................................................................... 9

30.什么是档案保护?......................................................................................... 9

31.什么是档案装具?......................................................................................... 9

32.什么是密集架?............................................................................................ 9

33.什么是档案复制?......................................................................................... 9

34.什么是档案统计?......................................................................................... 9

35.学校档案分为哪几类?.................................................................................. 9

36.什么是兰台?................................................................................................ 9

二、法律与法规........................................................................................................ 9

37.什么是档案法?档案法有什么特点?......................................................... 10

38.《中华人民共和国档案法》何时颁布实施?............................................... 10

39.档案法有什么作用?................................................................................... 10

40.依照《档案法》规定,机关、团体、企业及单位和其他组织的档案机构应履行的职责是什么?10

41.档案法律、法规的类型有几种?................................................................ 10

42.《档案法》所称的档案概念是什么?......................................................... 10

43.《档案法》规定公民在档案事务方面有哪些权利和义务?.......................... 10

44.需要追究行政责任的档案违法行为有哪些?............................................... 11

45.《档案法》规定的法律责任有:................................................................... 11

46.档案行政处罚的种类有:............................................................................. 11

47.在利用档案馆的档案中给予行政处罚行为的有:.......................................... 11

48.档案违法行为规定的罚款数额是:............................................................... 11

49.对违反《档案法》的行为,档案行政管理部门有处罚权的人民政府是:.......... 11

50.违反档案法律规定,构成犯罪的,追究刑事责任的情形有:.............................. 11

51.拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的,给予的处分是:............. 12

52.将所保管的档案据为己有的,对有关责任人员给予的处分是:........................ 12

53.导致档案损毁、丢失的,对有关责任人员给予的处分是:............................... 12

54.擅自销毁档案的,对有关责任人员给予的处分是:......................................... 12

55.涂改、伪造档案的和擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的,对有关责任人员给予的处分是:12

三、机构与职责....................................................................................................... 12

56.我国的档案馆主要分哪两大类?................................................................ 12

57.什么是综合档案馆?什么是专门档案馆?.................................................. 12

58.高等学校档案馆的性质是什么.................................................................... 12

59.学校档案馆的职责是什么........................................................................... 13

60.档案管理网络构成要素有哪些.................................................................... 13

61.分管档案工作的校领导职责是什么............................................................. 13

62.部门分管档案工作负责人的职责是什么...................................................... 13

63.部门兼职档案员的职责是什么.................................................................... 14

64.学校工作人员在档案工作中的义务是什么.................................................. 14

65.档案业务工作的“六个环节”指哪六个方面?........................................... 14

四、收集与积累....................................................................................................... 14

66.学校档案馆如何做好档案收集工作............................................................. 14

67.文件材料的归档是如何分工的.................................................................... 14

68.归档范围................................................................................................... 15

69.声像档案包括哪些载体.............................................................................. 15

70.电子文件的收集与积累包括哪些内容......................................................... 15

71.收集与积累电子文件有哪些要求................................................................ 16

五、档案整理.......................................................................................................... 17

72.经过整理和立卷的文件材料,如果不由本单位的档案机构或档案工作人员集中管理将会产生什么样的后果?17

73.归档文件整理的原则是什么....................................................................... 17

74.归档文件质量要求是什么........................................................................... 17

75.归档文件整理步骤有哪些........................................................................... 17

76.文书档案整理单位是什么........................................................................... 18

77.文件分类方法是什么.................................................................................. 18

78.如何划分全宗号......................................................................................... 18

79.什么是名人全宗......................................................................................... 18

80.如何征集名人全宗材料.............................................................................. 18

81.怎样排列文书档案..................................................................................... 18

82.件号编制的方法和步骤是什么.................................................................... 19

83.如何填写件内档案归档章........................................................................... 19

84.怎样装订................................................................................................... 19

85.怎样编页号................................................................................................ 19

86.怎样编目与装盒......................................................................................... 19

87.如何确定跨年度的文件材料的时间............................................................. 20

88.如何确定具有多个时间特征的文件材料的时间........................................... 20

六、归档与移交....................................................................................................... 20

89.我校规定的归档时间是什么....................................................................... 20

90.实物档案的归档时间是什么....................................................................... 20

91.移交档案的质量要求是什么....................................................................... 21

92.什么是逻辑归档......................................................................................... 21

93.什么是物理归档......................................................................................... 21

94.档案移交应办理哪些手续........................................................................... 22

95.实物类档案的归档要求是哪些.................................................................... 22

七、保管与保存....................................................................................................... 22

96.机关文书档案的保管期限有哪几种............................................................. 22

97.档案库房有哪些要求.................................................................................. 22

98.档案管理应配备哪些条件........................................................................... 22

99.档案管理应达到哪些要求........................................................................... 22

100.声像载体档案的保管条件是什么................................................................ 23

101.归档电子文件的保管条件是什么................................................................ 23

102.怎样确保归档电子文件的有效性................................................................ 23

103.怎样进行档案鉴定..................................................................................... 24

104.怎样进行档案统计..................................................................................... 24

八、服务与利用....................................................................................................... 24

105.东南大学档案馆服务时间........................................................................... 24

106.捐赠档案的利用......................................................................................... 24

107.档案馆查档一般规定.................................................................................. 24

108.档案馆保存的档案中哪些档案应当向社会开放?........................................ 24

109.利用档案有哪些具体形式?....................................................................... 25

110.如何进行档案的开放利用........................................................................... 25

111.档案利用有哪些手续.................................................................................. 25

112.档案馆开放档案应遵循哪些规定................................................................ 25

113.利用未开放档案应怎样审批....................................................................... 26

114.公民保护档案的义务规定是....................................................................... 26

115.我国对本国公民和组织利用已开放档案的规定是........................................ 26

116.档案馆保存的档案应当向社会开放的有...................................................... 26

117.未开放档案资料的范围是........................................................................... 26

118.国家所有的档案公布权.............................................................................. 26

119.集体和公民向社会公布属于个人的档案的规定是........................................ 26

120.公布档案的形式......................................................................................... 27

121.利用、公布档案主要应注意的是................................................................ 27

122.国家对档案及其复制件出境的具体管理规定............................................... 27

123.需要携带档案或档案复制件出境的组织或个人申报的规定是...................... 27

九、档案其它相关知识............................................................................................ 27

124.国家档案局提出的档案工作实现两个转变是............................................... 27

125.给予行政处分和追究法律责任的情况是什么............................................... 27

126.我国档案工作的原则是.............................................................................. 28

127.企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退的,其档案处置的规定28

128.流动人员人事档案的管理机构是................................................................ 28

129.劳动合同关系解除后,原档案保存单位保存员工人事档案承担的义务是....... 28

130.因人事档案丢失产生争议解决的途径是...................................................... 28

131.干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘),其档案管理.......................... 28

132.立档单位易发生的档案违法行为是............................................................. 29

133.利用档案的具体形式具体一般分为以下几种............................................... 29

134.需要追究行政责任的档案违法行为包括...................................................... 29

  

  

一、常用术语

1.什么是高等学校档案?

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

高等学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。

档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。

2.什么是档案管理?

是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3.档案以内容为标准,分为哪几种?

分为文书档案、科技档案和专门档案三种。

4.机关、团体档案室档案的分类一般可设置哪几个类目?

文书档案、会计档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案 6 个一级类目。

5.什么是文书档案?

是指反映党务、行政管理等活动的档案。

6.什么是科学技术档案

是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

7.什么是声像档案?

是指记录声音或影象的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。

8.什么是实物档案?

是指以物质实体为载体,能够反映国家机构、社会组织发展历史真实面貌,并具有保存价值的特定物品。一般包括奖品、印章、名人字画、礼品和纪念品等。

9.什么是档案文件?

是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

10.什么叫归档文件?

它是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

11.什么是电子档案?

所谓电子档案,简单地讲就是有保存价值的电子文件。这里所说的电子文件,是指人们在各种活动中以电子计算机为工具,产生的一类数字化形式的记录。从信息技术的角度看,电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。

12.什么是档案收集?

是指档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

13.什么是归档?

是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

14.什么是档案移交?

是指档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接受方档案馆保存的过程。

15.什么是档案鉴定?

是指确定档案真伪和价值的过程。

16.什么是档案销毁?

是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

17.什么是档案整理?

是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

18.什么是立档单位?

是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

19.什么是全宗?

是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。我校档案由8个全宗组成。

20.什么是全宗卷?

全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况,在整个档案中起着龙头作用,是管理全宗档案的“档案”。

全宗卷是全宗的档案,但不是全宗内的档案,在管理上应单独存放,不能与全宗内档案混在一起,也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。

21.什么是全宗号?

全宗号是的档案管理机构代码,是档案馆给立档单位编制的代号(唯一)的。当一个单位整理档案后,档案局根据相关规则给予单位的唯一的一个代码,此后该单位不论哪一种类别的档案都是这一全宗号。

22.什么是案卷?

是指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

23.什么是立卷?

是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

24.什么是立卷单位?

公文实行文书处理部门立卷的制度。本校各党群组织、行政机构、院系部门、直属单位等均为立卷单位,应按照有关规定定期向档案馆移交归档。

25.什么是档号?

是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

26.什么是档案利用?

是指利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。

27.什么是档案开放?

是指档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。

28.什么是档案公布?

是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。

29.什么是档案保管?

即维护档案的完整与安全的活动。

30.什么是档案保护?

即防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。

31.什么是档案装具?

即用于存放档案的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。

32.什么是密集架?

即为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。

33.什么是档案复制?

即利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。

34.什么是档案统计?

是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜索、整理和分析的活动。

35.学校档案分为哪几类?

学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与技术开发、出版物、外事、财会和声像、人物、实物等类。

36.什么是兰台?

兰台,汉代宫内的档案库房,用以收藏地图、户籍等档案及图书,由御史中丞掌之。因此,后世称御史为兰台,并派官员充任兰台令史。东汉时,班固为兰台令史,受诏撰史。因此,后世亦称史官为兰台。至唐高宗,改秘书省为兰台,不再是专门保管档案、图书的处所。经过两千多年的演变,现在,“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词,档案工作者也就被称为“兰台人”。

二、法律与法规

37.什么是档案法?档案法有什么特点?

档案法是由国家制定或者认可,并以强制力保证其实施的调整档案社会关系的行为规范的总和。广义上的档案法具有三方面的特点:( 1 )政治性;( 2 )专业性;( 3 )广泛性。

38.《中华人民共和国档案法》何时颁布实施?

《中华人民共和国档案法》由六届全国人大常委会第 22 次会议于 1987  9  5 日通过,并于 1988  1  1 日起施行。 1996  7  5 日,经八届全国人大常委会第 20 次会议通过修改,并公布施行。

39.档案法有什么作用?

 1 )档案法是管理我国档案事业的法律依据;( 2 )档案法是有效保护档案财富、开发档案资源的有效武器;( 3 )档案法是公民、法人及其他各种组织从事档案事务的行为准则;( 4 )档案法是公民维护档案权利、履行档案义务的法律保障。

40.依照《档案法》规定,机关、团体、企业及单位和其他组织的档案机构应履行的职责是什么?

 1 )、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健立本单位的档案工作规章制度;( 2 )、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;( 3 )、统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;( 4 )、监督、指导所属机构的档案工作。

41.档案法律、法规的类型有几种?

有档案法律、行政法规、地方性法规及规章四种类型。

42.《档案法》所称的档案概念是什么?

它是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

43.《档案法》规定公民在档案事务方面有哪些权利和义务?

《档案法》规定公民在档案事务方面享有广泛的权利,这些权利主要分为五类:( 1 )公民享有占有、使用和处理属于自己所有档案的权利;( 2 )公民有依照规定利用国家档案的权利;( 3 )公民享有公布自己所有档案的权利;( 4 )向国家捐赠、寄存具有国家和社会保存价值或者应当保密的档案的所有者,对其档案享有优先利用权;( 5 )公民享有隐私权。

《档案法》规定公民在档案事务方面的义务主要分为两类:( 1 )公民有保护档案的义务。《档案法》第 3 条规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务”。( 2 )公民有接受国家档案行政管理部门采取保护措施或者征购的义务。《档案法》第 16 条规定:“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。”

44.需要追究行政责任的档案违法行为有哪些?

需要追究行政责任的档案违法行为主要有:( 1 )将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;( 2 )拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的; 3 )违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;( 4 )不按照国家规定开放档案的;( 5 )明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;( 6 )档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

  

45.《档案法》规定的法律责任有:

行政处分、行政处罚、责令赔偿和依法追究刑事责任。

46.档案行政处罚的种类有:

警告、罚款、没收违法所得、没收档案或者其复印件。

47.在利用档案馆的档案中给予行政处罚行为的有:

()损毁、丢失属于国家所有的档案的;()擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;()涂改、伪造档案的,以上情形由县以上档案行政管理部门给予警告,可以并处罚款。

48.档案违法行为规定的罚款数额是:

根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以下,对个人为500元以上5000元以下。

49.对违反《档案法》的行为,档案行政管理部门有处罚权的人民政府是:

县级以上人民政府档案行政管理部门。

50.违反档案法律规定,构成犯罪的,追究刑事责任的情形有:

窃取国家所有的档案的,处五年以下有期徒刑或者拘役。违反《档案法》的规定,擅自出卖、转让国家所有的档案,情节严重的处三年以下有期徒刑或者拘役。

51.拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的,给予的处分是:

给予警告或者记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职处分。

52.将所保管的档案据为己有的,对有关责任人员给予的处分是:

给予记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。

53.导致档案损毁、丢失的,对有关责任人员给予的处分是:

给予记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职或者开除处分。

54.擅自销毁档案的,对有关责任人员给予的处分是:

给予记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职或者开除处分。

55.涂改、伪造档案的和擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的,对有关责任人员给予的处分是:

给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。

三、机构与职责

56.我国的档案馆主要分哪两大类?

主要分综合档案馆和专门档案馆两大类。

57.什么是综合档案馆?什么是专门档案馆?

综合档案馆即中央和地方的国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构。专门档案馆是指收藏某一方面、某一专业或某种载体形态档案的事业机构。如中国人民解放军档案馆、中国电影资料馆、中国现代文学馆、气象档案馆和城建档案馆等。

58.高等学校档案馆的性质是什么

高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。由校长直接领导。

59.学校档案馆的职责是什么

1)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

2)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

3)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

4)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

5)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

6)开展档案的开放和利用工作;

7)开展学校档案工作人员的业务培训;

8)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

9)开展国内外档案学术研究和交流活动。

10)完成学校领导交办的其他任务。

60.档案管理网络构成要素有哪些

有分管校领导、档案馆(专职档案员)、各处级建制部门分管领导、各处级建制部门兼职档案员等。

61.分管档案工作的校领导职责是什么

1)贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级的指示、决定;

2)加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,列入学校议事日程,纳入学校工作计划和工作总结,纳入学校管理制度,纳入各部门分管档案工作负责人的职责,督促分管部门按上级和学校综合档案馆的要求做好应做的工作;

3)关心档案工作和档案馆的建设,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与学校的各项工作协调发展。

62.部门分管档案工作负责人的职责是什么

1)贯彻执行档案工作的法律法规,落实学校档案工作的规章制度;

2)加强档案工作的管理,把档案工作纳入本部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作;

3)主动配合学校档案馆共同做好本部门档案业务的监督、指导和检查工作;

4)为本部门配备政治、业务素质较好的档案员,并保持相对稳定;为档案员开展工作创造必要条件,及时解决实际问题和困难;

5)检查本部门档案员履行职责的情况,监督、检查本部门文件材料形成积累、整理组卷、归档移交的全过程,保证归档文件的质量。

63.部门兼职档案员的职责是什么

1)认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度;

2)建立并完善本部门档案的归档体系和规范,负责本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档、保管等工作,保证归档文件材料的完整、准确和系统,并按规定的范围和时间向学校档案馆移交档案;

3)做好档案的开放利用和安全保密工作,积极参加档案业务学习,主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。

64.学校工作人员在档案工作中的义务是什么

学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成对学校有保存价值的各种载体的文件材料,均应按照规定向档案室或档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料,其所有权属于个人,必要时档案馆可通过征集、协商代管等形式进行管理。

65.档案业务工作的“六个环节”指哪六个方面?

指档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六方面的工作。

四、收集与积累

66.学校档案馆如何做好档案收集工作

第一,档案馆明确各部门应该归档的范围,预备好资料袋或盒,以便随时存放档案资料。

第二,要熟悉各部门的工作职责,了解工作流程,掌握工作状况,及时、完整、准确地收集资料,平时应该把资料相对集中存放。

第三,要经常清理资料,做好初步筛选,准备资料(电子)目录。

第四,要在规定的时间按照有关规范整理全部资料,核实目录,填写相应说明和表格,及时移交学校档案馆;或装订成卷、件,编写档号和必要的说明,留在本部门保存。

另外做好档案的征集和协商代管。

67.文件材料的归档是如何分工的

总的分工是,文件材料的整理归档由文件材料形成部门或文书处理部门及课题组负责。具体分工是:

1)学校在党群、行政、教学、科研产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事等各类管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件),由相应的部门按职责分工负责归口归档。

2)上级和所在地市级来文,全校性、综合性的党群部分由学校党委办公室负责归档,行政部分由校长办公室负责归档;专业性的或具体业务性的按职能划分,由各承办处级建制部门负责归档。

3)需要两个及以上部门办理的文件,由主办部门负责归档,协助部门配合提供相应资料。

4)以党委和学校名义的发文,由党办、校办分别归档;以各部门名义的发文,由各部门归档。

5)党委和学校召开的代表大会、全体委员会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党办或校办分别归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料,由主办部门归档。

6)各部门向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批件的原件、底稿,由党办或校办归档,呈报部门保存复制件。

7)各临时机构、撤消机构形成的文件材料,应在机构撤消前做好整理工作,移交学校综合档案馆保存,任何人不得擅自带走或销毁。

8)重要的人民来信来访材料,由承办部门归档。

9)科学研究、产品生产与科技开发所形成的业务材料由课题组、项目组负责归档。

财会档案由财务处负责保管利用。

68.归档范围

反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;本校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;需要贯彻执行的上级、同级的文件材料;下级报送的重要文件材料;其他对本校工作具有查考价值的文件材料,均属归档范围。

69.声像档案包括哪些载体

包括:照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

70.电子文件的收集与积累包括哪些内容

电子文件的收集范围一般与纸质档案的归档范围相同,依据其形成的主体和途径,可包括:

1)各部门办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份;

2)各部门在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件;

3)教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件;

4)各部门正在运行(含购置、开发和接受馈赠)的各类操作系统及其应用软件的复制件。

71.收集与积累电子文件有哪些要求

1)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况并有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,要一并保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。

2)在党政管理和教学科研活动中只产生电子文件时,要采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。

3)对在办公自动化系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,由校办公室或其他形成部门采取捕获措施,将其存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。

4)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XMLRTFTXT为通用格式。

5)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEGTIFF为通用格式。

6)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEGAVI为通用格式。

8)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAVMP3为通用格式。

9)对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。

10)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11)对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12)定期制作电子文件的备份。

五、档案整理

72.经过整理和立卷的文件材料,如果不由本单位的档案机构或档案工作人员集中管理将会产生什么样的后果?

《档案法实施办法》第十二条对《档案法》第十条的规定进行了细化,规定“按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理,任何人都不得据为己有或者拒绝归档”。实践中,有些地方或单位由于没有重视归档和档案移交工作,一些工作人员将本单位一些重要的档案文件长期放在个人手中,久而久之造成档案的丢失,在需要利用档案的时候,却找不到这些档案,由此给单位造成重大损失。也有些工作人员,将属于国家所有的档案文件材料视为个人财产,据为己有,有的甚至将拒不归档作为要挟单位的条件,在单位不能满足个人私欲时,将个人手中的档案文件私自出卖,给国家和单位造成无法弥补的损失。

73.归档文件整理的原则是什么

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

74.归档文件质量要求是什么

归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

75.归档文件整理步骤有哪些

可大致分为10个步骤:1收集;2分年度;3分大类;4划定保管期限;5装订;6排列;7加盖归档章;8编件号;9录入计算机;10装盒上架。

76.文书档案整理单位是什么

取消文书档案的案卷概念,改”,实行按文件级管理,即以为单位进行归档文件整理。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

77.文件分类方法是什么

文件分类方法有多种,我校确定为复式分类法,即年度机构(问题)保管期限

78.如何划分全宗号

东南大学历史上改名和合并过其它单位,全宗有8个:

001

两江师范、南高师、东南大学、中央大学等(190219498月)

011

南京能源工程学院

002

(国立)南京大学工学院

012

南京铁道医学院

003

南京工学院

013

南京交通高等专科学校

004

东南大学

014

南京地质学校

  

79.什么是名人全宗

名人全宗是人物全宗的一种,它是社会知名人士在社会活动中形成的、能够记载和反映名人生平历史、工作实绩、学术水平等不同门类和载体形式的各种材料组成的档案整体。一般包括方方面面的生平材料、写作材料、社会活动材料、书信来往、财产状况、亲属材料、评价材料以及音像材料等。

80.如何征集名人全宗材料

名人档案数量多、质量高、内容丰富,具有分散性、保密性、珍贵性、增补性等特点,必须阶段性征集和持续性收集集合,名人档案的收集、归档、立卷须经本人同意,实行集中管理、利用。收集形式以征集为主。对流散在外的名人档案可以征购、复制或交换。名人档案征集的途径:一是向其所工作过的单位和组织征集;二是向本人自身征集;三是向其亲朋好友征集;四是对已亡故名人,及时接收其个人人事档案,作为名人档案的补充;五是通过图书馆索引向各级图书部门征集。

81.怎样排列文书档案

排列属于最低一级类目。我校最低一级类目为保管期限,即在保管期限内同一事由按时间先后顺序排列,不同事由按共同属性排列。

除了党群、行政、教学以外,其它的一级分类项目基本上与学校各部门(机构)相对应;二级分类项目与各机构所属的问题或事由相对应。但党群、行政、教学这三个一级分类项目中的二级分类项目只能与学校各部门(机构)相对应,各机构所属的问题或事由应该设置三级项目才能相对应。为了解决党群、行政、教学类档案分类不再设置三级项目这个问题,在装盒时,尽量按同一事由的文档资料装盒,并且在归档文件目录表头和档案盒的盒脊下方位置标注装盒内容提要或关键词,以利今后档案查询。

82.件号编制的方法和步骤是什么

件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类自内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

件号编制实行二步法,即先按室进行编号,用铅笔填写在档案盒的室编号内,待文件材料补充完整后再进行馆编号,用钢笔改写在馆编号栏内。

83.如何填写件内档案归档章

每件档案都要盖归档专用章,该章要加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。归档专用章内包括全宗号、年度、保管期限、件号、盒号等项目。保管期限栏用盖章方式填写,年度与机构栏用书写方式填写,件号栏暂用铅笔书写,两年后改用钢笔填写。

84.怎样装订

归档文件材料整理完毕后需要用符合档案保护要求的装订材料重新进行装订。学校采用人工线装的方式进行装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;批复在前,请示在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

85.怎样编页号

卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

86.怎样编目与装盒

编目即按照分类和排列的结果逐件编制目录,要求系统、全面地揭示归档文件的全貌,并按照规定的要求和表格录入计算机。归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等7项,具体填写方法按照学校档案馆工作人员的指导要求进行。

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒,同时装入归档目录和备考表,并按上述有关要求编制档案盒封面及盒脊项目等内容。一般情况下应做到三不装:即不同形成年代、不同保管年限、不同机构(问题)不装入同一盒。

87.如何确定跨年度的文件材料的时间

跨年度的会议文件材料归在闭幕年;跨年度的案件材料,归入结案年;跨年度的请示与批复,归入批复年;回顾纪念性文件,归在定稿年或发表年;法规性文件归入公布年;跨年度的计划归在开始年;跨年度的总结归在最后一年。评估办等临时性机构的文件材料,归在工作结束年。对于跨自然年度的教学年度,以开始时间为准,如19951996学年与1995年自然年度归在同一类。

88.如何确定具有多个时间特征的文件材料的时间

一份文件往往具有几个时间特征,包括成文时间、签发时间、批准时间、会议通过时间、公布时间、发文和收文时间等。现统一规定以文件的签发日期或落款日期为准,改变了原来按针对年度的做法。合同、协议以签署时间为准。对于计划、规划、预算、决算以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件现统一规定按文件签发日期或落款日期判定文件所属年度。对于几份文件作为一的日期统一规定按装订时排在前面的文件的时间为准。如,正本与定稿为一件,以正本为准;来文与复文为一件,以复文为准。

六、归档与移交

89.我校规定的归档时间是什么

归档时间分为按自然年度归档、按教学年度归档和按项目完成时间归档三种情况。我校的具体规定是:党群和行政档案在次年三月底前归档;教学档案在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档;重要会议、重大活动等专题性文件材料在会议或活动结束后两个月内归档;科研、基建、仪器设备等成套性文件材料在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。

90.实物档案的归档时间是什么

奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交;印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案和需要由部门陈列、张挂的实物档案,经主管校领导同意,由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放,或另选场所存放。

91.移交档案的质量要求是什么

1)文件材料是否齐全、完整,是否缺份、缺页。

2)有无不属归档范围的文件材料,有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

3)多卷文件材料分装是否合理,保存期限是否一致。

4)文件材料是否整准确可靠:发文有否领导签字、单位盖章,内容是否与底稿一致;是否原件;表格是否署名、标明日期;事情发生变更时是否有相应的记载材料。

5)字迹是否有利于档案保存,图文是否清楚;有无破损、霉变隐患。

6)是否经部门分管领导签字。

92.什么是逻辑归档

逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

93.什么是物理归档

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程)进行物理归档的要求是:

1.把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于压缩电子文件,则应在解压后再制作拷贝。

2.采用合适的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不能用软磁盘作为归档电子文件定期保存的载体。

3.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

4.特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

5.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页,以件为单位填写续页。

6.对需要定期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

7.归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

94.档案移交应办理哪些手续

移交档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。

95.实物类档案的归档要求是哪些

1)实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理,并编制清单和说明性文字材料。

2)奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

3)印章归档时应附印模一式两份。

4)字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

七、保管与保存

96.机关文书档案的保管期限有哪几种

分为永久、定期两种,定期又分为30年和10年。

97.档案库房有哪些要求

新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房标准温度为1424℃,标准相对湿度为4560%。

98.档案管理应配备哪些条件

档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、扫描仪、复印机、专业照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器以及必要的数字化设备设施。

99.档案管理应达到哪些要求

案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。案卷应依档号顺序排放,库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆()均应有档案资料存放标志图、示意图。档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

100.声像载体档案的保管条件是什么

照片库房保持温度1525℃,湿度5565%。其他声像档案库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜1824℃,相对湿度宜3545%,要有专用的设备和必要的保护措施,要避开30奥斯特以上的磁场。每年定期检查库房的十防”(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗、防霉、防有害气体)情况。定时记录库房温、湿度,保持库房整洁。每两年对库存档案进行一次全面核对检查,写出检查总结,发现问题及时处理。照片、底片要定期进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。要定期进行检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需定期、永久保管的声像材料,在保管一定时间后,应转录复制。母带()与复制带()保管方法一致。母带()必须专柜保管,并特别标明。

101.归档电子文件的保管条件是什么

除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:

1)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。

3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

4)环境温度选定范围:17℃20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。

102.怎样确保归档电子文件的有效性

1)每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

3)对磁性载体上的归档电子文件,应每4?年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

4)档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

103.怎样进行档案鉴定

档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

104.怎样进行档案统计

建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆()内各种情况数据,按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

八、服务与利用

105.东南大学档案馆服务时间

工作日正常对外服务,每周四在九龙湖校区提供学生成绩翻译等相关服务,每月最后一周的周三下午,全馆业务学习,不对外开放。

档案馆的网址:http://archives.seu.edu.cn/

106.捐赠档案的利用

凡向档案馆捐赠档案的个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见,档案馆将负责维护其合法权益;凡涉及知识产权的档案资料,遵照《知识产权法》予以保护;捐赠档案资料者,档案馆将视其捐赠档案资料数量及珍贵程度给予奖励,并颁发荣誉证书;对于确有价值,本人不愿捐赠的档案资料,档案馆在征得本人同意后,可以收购;对于确有价值,本人不愿放弃对档案资料的所有权与处置权的,档案馆可实行寄存代管服务。

107.档案馆查档一般规定

一般需要出示单位介绍信、本人工作证或身份证等合法证明。代人查档需出示委托人身份证(复印件也可)以及代办人身份证。与学生类档案办理相关的证件包括学生证、一卡通、毕业证、学位证等。

查档人必须填写相关查档表格,档案一般不允许外借。

108.档案馆保存的档案中哪些档案应当向社会开放?

依据《档案法实施办法》第二十条规定,档案馆保存的档案中,下列档案应当向社会开放:(一)中华人民共和国成立以前的档案:(二)中华人民共和国成立以来,自形成之日起满 30 年的档案:(三)经济、科学、技术、文化等类档案可以随时开放。以上档案中涉及国际、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起满 30 年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。

109.利用档案有哪些具体形式?

《档案法》第十九条第三款规定了中华人民共和国公民和组织持有合法证明可以利用已开放档案。利用档案的具体形式具体一般分为以下几种: 1 )阅览。指利用者在档案馆(室)内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件; 2 )复制。指对利用者所需要利用的档案内容,由档案馆(室)通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件,供利用者带回利用; 3 )摘录。指利用者在档案馆(室)利用档案过程中,将其中所需要的部分誉抄下来以供自己今后查证、研究之需。

110.如何进行档案的开放利用

档案部门人员要熟悉馆藏,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。要充分发扬各校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定题跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。馆()内应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

已建馆的学校,对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放,未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时,应持单位介绍信,经室主任或校办主任同意后,方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。

对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。利用开放档案,对国内利用者与台湾,香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。开放档案,应另编目录和检索工具,供利用者检索。专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

111.档案利用有哪些手续

凡利用馆()藏档案,均应按本馆()规定办理利用手续,填写《档案借阅登记簿》,对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留馆()存查。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。

112.档案馆开放档案应遵循哪些规定

1)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅属开放范围的档案,并可摘录和复制。

2)凡利用馆藏档案,均应按本馆规定办理利用手续,对校外单位和个人提供服务应按照规定收费。

3)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。

4)馆藏档案原则不可外借出馆,特殊情况要经馆长批准。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校酌情处理。

113.利用未开放档案应怎样审批

对于要求查阅、摘录、复制属于尚未开放的档案须经学校主管领导同意。涉及未公开的学术技术问题,须经课题负责人同意并报学校主管领导批准;涉及机密的档案须经学校主管领导批准。

114.公民保护档案的义务规定是

一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。

115.我国对本国公民和组织利用已开放档案的规定是

中华人民共和国的公民和组织凡是持有工作证、居民身份证、单位介绍信、学生证等合法证明之一,都可直接到档案馆利用已开放的档案,有提供利用义务的单位不得以非法借口拒绝提供利用。

116.档案馆保存的档案应当向社会开放的有

()中华人民共和国成立以前的档案;()中华人民共和国成立以来,自形成之日起满30年的档案;()经济、科学、技术、文化等类档案。

117.未开放档案资料的范围是

凡涉及党和国家重大利益、国家安全等不宜开放或控制使用的档案,均属于未开放的档案资料。

118.国家所有的档案公布权

属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何组织和个人无权公布。

119.集体和公民向社会公布属于个人的档案的规定是

集体所有的和个人所有的档案,档案的所有者有权公布,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

120.公布档案的形式

是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文,或者档案记载的特定内容:()通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;()通过电台、电视台播放;()通过公众计算机信息网络传播;()在公开场合宣读、播放;()出版发行档案史料、资料和全文或者摘录汇编;()公开出售、散发或者张贴档案复制件;()展览、公开陈列档案或者其复制件。

121.利用、公布档案主要应注意的是

对仍处于著作权保护期限的档案的利用和公布,不能简单地适用《档案法》规定的各级国家档案馆保存的档案满30年向社会开放的规定,而应当视情况适用《档案法实施办法》关于延期开放的规定,照顾到《著作权法》的相关规定。

122.国家对档案及其复制件出境的具体管理规定

各级国家档案馆馆藏档案中被确定为一级档案的,无论是档案原件还是复制件,任何组织与个人均不允许携运出境;被确定为二级档案的,必须经国家档案局审查批准;三级档案以及其他未列入等级的档案,属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的但对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,必须经省级档案行政管理部门审查批准。

123.需要携带档案或档案复制件出境的组织或个人申报的规定是

一般情况下,需要携带档案或档案复制件出境的组织和个人,应当提前1个月向国家档案局或所在地省级档案行政管理部门申报,海关凭批准文件查验放行。

九、档案其它相关知识

124.国家档案局提出的档案工作实现两个转变是

从重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念转变为重视所有涉及人的档案的价值;从重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念转变为像重视机关团体利用那样重视人民群众利用。

125.给予行政处分和追究法律责任的情况是什么

1)损毁、丢失属于学校所有的档案的;

2)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的;

3)涂改、伪造档案的;

4)擅自出卖或者转让学校档案的;

5)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的;

6)不按规定时间归档或不按期移交档案并经多次教育不改的;

7)明知所保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的;

8)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

126.我国档案工作的原则是

档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。

127.企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退的,其档案处置的规定

企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。

128.流动人员人事档案的管理机构是

县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

129.劳动合同关系解除后,原档案保存单位保存员工人事档案承担的义务是

劳动合同关系解除后,原工作单位(档案保存单位)仍负有妥善保管档案的义务和根据需要进行流转和移交档案的义务,违反此种义务,一方面要向国家承担行政法律责任,对相关责任人和直接负责的主管人员给予行政处分,另一方面要向职工承担民法上的民事责任,对于因违反前述义务给职工个人造成的损失要给予赔偿。

130.因人事档案丢失产生争议解决的途径是

因人事档案丢失产生的争议不属于劳动争议仲裁或人事争议仲裁法律法规规章规定的受案范围,不能通过劳动争议仲裁或人事争议仲裁的途径解决。这种因档案保存单位的过错导致档案丢失进而给当事人造成的损失属于民法上的过错责任,应当通过民事诉讼的途径解决。

131.干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘),其档案管理

已有就业单位的,将档案转给有关的组织、人事部门保管。如不具备保管条件,由本人联系转给人事部门所属的人才流动服务中心保管。如需要劳动部门安置就业的,可以转给该人员所在地区的有关劳动部门。一时不能确定去向的,档案仍由原单位保管。

132.立档单位易发生的档案违法行为是

不建档、不归档;违反安全保管制度造成档案损失;擅自销毁或不按规定程序销毁档案。

133.利用档案的具体形式具体一般分为以下几种

 1 )阅览;( 2 )复制;( 3 )摘录

134.需要追究行政责任的档案违法行为包括

 1 )将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的; ( 2 )拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的; ( 3 )违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的; ( 4 )不按照国家规定开放档案的; ( 5 )明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的; ( 6 )档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

  

 

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