东南大学档案馆服务答问集

发布人:钱杰生  发布时间:2016-04-08  浏览次数:433

    

2016.3.10

  

  

  

档案馆网站:http://archives.seu.edu.cn

档案馆邮箱:archives@pub.seu.edu.cn

服务投诉电话:025-83792261025-83790572025-83793677

档案馆地址:江苏省南京市四牌楼2东南大学档案馆

邮编:210096

档案馆服务时间和流程:http://archives.seu.edu.cn/40/f7/c820a147703/page.htm

归档、查询、利用

1.来校档案馆查询档案,需要什么手续?

答:校内外单位和个人,出具单位介绍信、本人工作证或身份证等合法证明。委托他人查档需出示委托人身份证(复印件也可)以及代办人身份证。需要说明利用档案的用途及具体要求。

2.我是学生,可以查阅、借阅本人的党员材料吗?

答:学生不可以查阅、借阅本人的党员材料,必须由辅导员、党务秘书、或所在支部书记凭院系开具的介绍信来查询、借阅。

3.学生本人持有的档案材料可不可以归档?

答:学生个人持有的材料(如高中学籍材料、专业或职称资格认定材料等),请交到辅导员处,经鉴定后方可归档。未经鉴定的材料,不能归档。

4.如何办理政审?

答:提前电话预约后,用人单位政审人员持工作证、单位介绍信(注明学生姓名、学号)前往学生档案室进行。

5.我是研究生,毕业论文如何归档到档案馆?

答:研究生的毕业论文电子稿必须归档到档案馆,根据论文的密级不同,归档的方式也不同。

(一)毕业论文的密级别为“公开”或“内部(技术保护)”的学生论文请通过档案馆的学位论文管理系统提交上传,步骤:进入学校档案馆学位论文网上提交系统 http://dag.seu.edu.cn/page/lwgl/lwgllogin.jsp如有一卡通号,请从校园信息门户-快速通道-“档案系统”-“论文提交”按照要求操作即可;无一卡通号的同学可以点击注册(详见档案馆网页上演示PPT)。

注意事项:

上传的论文中不允许出现乱码,如果乱码是由公式、分子式及其他无法输入的特殊字符引起的,请用#号代替。

上传的论文电子文本要求文件格式为PDF矢量文档,必须包括:标准的中文封面(填写:学校代码、学号、分类号、密级、UDC、论文答辩日期、答辩委员会主席)、英文封面、声明、中文文摘、英文文摘、目录、正文、参考文献,与纸质论文完全一致。

申报优秀论文的同学请在填写论文基本信息时,在备注一栏中注明“申报优秀论文”

论文目录的页码一定要与正文的章节以及附后的内容相符合;正文页码应从第1页开始,正文前的部分(不包括封面)用罗马字母(III...)编页;正文中的图表一定要完整;在答辩通过后论文定稿后方可提交全文。

四牌楼校区:上午8001130,下午200530。联系电话:025-83793803808

(二)毕业论文的秘级为“秘密”的学生论文归档步骤:

1)请在研究生院网站下载表格文件“东南大学研究生学位论文保密申请表”并完成填写;

2)请将电子论文(wordpdf两种格式)及“东南大学研究生学位论文保密申请表”文件电子稿刻录在光盘上;

3)请将刻好的光盘和“东南大学研究生学位论文保密申请表”的复印件送到四牌楼校区档案馆科技档案室(407室),上午800—1130,下午200—530,联系电话:025-83792861

档案寄递及在途查询

6.我马上毕业,毕业后自费出国留学,我的档案怎么办?

答:可以放教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的国家级留学服务专业机构,是国家唯一提供全方位留学服务的单位。或者将档案转递回原籍地的人才服务中心。

7.我已毕业多年,因故没有办理档案寄递手续,现在用人单位需要档案,如何查找和办理寄递手续?

答:学生毕业后,档案留在学校二年未作处理的,由就业办开具派遣证,档案馆依据派遣证将档案寄到原籍。寄递地址不明确的,档案仍有可能遗留在档案馆,请本人先登录“东南大学档案馆”网站,“毕业生档案去向查询”中输入姓名、学号进行查询,确认档案没有投递,本人带身份证来我馆学生档案室办理寄递手续。委托他人办理的,请带上委托人签字的委托书,委托人和被委托人的身份证前来办理寄递手续。也可将“调档函”邮寄至东南大学档案馆学生档案室,由学生档案室根据“调档函”寄递档案。

8.我毕业后自谋职业,档案如何处理?

答:可以把档案转户口所在地人才服务中心管理。

9.我的就业单位急需我的档案,我能否来自取档案?

答:个人档案不能私自携带,如果确有急需,必须由用人单位出具允许随身携带本人档案报到的证明材料。

10.请问档案寄递在途时间?

答:华东、华北、华南、华中地区一般两到三天,其他地区一般四到五天,边疆地区七到十天。(天气恶劣、交通拥堵会有延迟)

11.我是20154月毕业的,就业后用人单位尚未收到我的档案,请问如何查询,需要哪些手续?

答:201561日以前,我校学生档案是通过国家机局渠道寄递,具体查询请点击:机要投递毕业生档案查询系统http://58.192.114.32/setup/search.aspx机要局只提供自档案寄递之日起一年内的查询信息,超过一年,无法查询。

受理查询的手续说明:学生提出查询申请,由我馆学生档案室开具查询机要件公函,携机要件交寄单,到机要局营业窗口办理查询登记手续。留下联系方式:院校部门、地址、联系电话等。等待机要档案管理人员负责答复(或寄发查询回执)。收件单位属于本市(不含三区两县)的,可以在一个工作日内予以答复。收件单位属于本市以外的,主要采取函查的形式,答复时间较长。

12.我是20157月毕业的,就业后用人单位尚未收到我的档案,请问如何查询?

答:201561日以后,我校改用EMS途径寄递毕业生档案,寄递档案的在途信息查询需分两步进行:

第一步通过“EMS投递的毕业生档案查询系统http://dag.seu.edu.cn/student/qxsearch.jsp”查询您的档案寄递时的EMS邮件单号。

第二步查询到EMS邮件单号后,可进入“EMS官网查询 http://www.ems.com.cn/mailtracking/you_jian_cha_xun.html”查询您的档案投递在途详情。

如果您上网不方便,可以通过拨打电话方式查询:

固定电话:025-83328931,我校EMS服务经理手机:18951602651

公派留学生请在http://58.192.114.32/setup/search.aspx中的“学生遗留档案查询”查询您档案的现状(其他学生不在此查询)。

13.我是本科生,在指定的网上没有查询到我的档案信息,如何继续查找我的档案?

答:如果没有查到档案信息,显示“无出档信息”,档案应该还在档案馆,如果您是研究生(含博士生)档案在各自的院系。

无出档信息,意味着您的档案不能或无法转递,此时“档案处理栏”中如果显示:缺少成绩单、缺少毕业生登记表或缺少入党材料等材料的,请与您的辅导员联系尽快补齐材料。如果“档案处理栏”显示缺少“就业报到证”,请尽快到“学生处就业办”办理报到证,“就业办”会按规定将本科生的“报到证”送档案馆。

14.我是研究生,在指定的网上没有查询到我的档案信息,如何继续查找我的档案?

答:如果没有查到档案信息,显示“无出档信息”,档案在各自的院系。

15.我的“档案处理栏”显示“单位无法投递”,如何处置我的档案?

答:说明您的档案当时是通过机要投递,就业的单位没有接收机要文件的资质,请询问您将就业的单位,请他们告诉您自己的档案该转什么单位保管(如人才市场),并把新投递地址通过电话等方式告诉我们。

16.公派留学回国的学生如何转递在学校的档案?

答:凭借工作单位或相关档案保管机构开具的调档函来办理。

17.档案转递能否请人代办?

答:可以,受委托人须持有委托书、委托人身份证复印件、本人工作证或身份证、调档函。委托书要注明委托人的姓名、学号、联系方式和档案邮寄详细地址。

18.我是本科生,申请退学,请问如何办理档案寄递手续?

答:请您本人持教务处开具的退学流转单,按要求到各部门办理签字手续,再到档案馆学生档案室办理您的档案寄递手续,填写档案寄往何处的详细地址,由学生档案室将您的档案通过EMS寄递。

19.请问学生档案室的联系方式?

答:东南大学档案馆学生档案室电话:025-83792913

学籍相关

20.我是本科生,请问如何办理学籍异动

答:请您本人持教务处开具的学籍异动流转单,到档案馆学生档案室办理。

21.我是研究生,请问如何办理学籍异动?

答:请您本人持研究生院开具的学籍异动流转单,到档案馆学生档案室办理。如果档案需要寄递,请出具调档函或本人写申请将档案寄往何处的详细地址。

22.我是在读本科生,需办理在读证明,在哪办理?

答:学生本人向院(系)教务助理提出申请,教务助理打印在读证明后,教务助理老师签名并加盖院(系)公章,再到教务大厅或校区教务办加盖“学籍专用章”。

或者可以到学籍科自助拍卡机上自助打印在读证明。

若需多份在读证明或翻译件,请到档案馆科技档案室办理。

23.我是在读研究生,需办理在读证明,在哪办理?

答:由学生本人写申请书,导师签字后,找院系领导签字并加盖院(系)公章,再到研究生院培养办公室换取允许“办理在读翻译证明”,然后到档案馆401科技档案室办理翻译。

成绩、证书翻译及出具

24.我身在外地,能否委托他人办理成绩翻译?

答:外地学生因故不能前来办理,可以委托同学或亲戚带上你的毕业证书、学位证书的复印件或原件来办理;如果没有同学,档案馆科技档案室可以代为办理中英文成绩单、办理学位证书、毕业证书翻译等,联系电话:025-83792861Email: archives@pub.seu.edu.cn

25.我是在读本科生,如何办理本科生期间的成绩翻译?

答:本人到所在院(系)由教务助理打印本科中文成绩单,并由教务助理和教学副院长签字并盖院系章(三者缺一不可);也可以到学籍科自助拍卡机上自助打印在中文成绩。带上中文成绩来档案馆预约翻译或在线预约翻译(成绩翻译预约地址:http://archives.seu.edu.cn/fa/22/c815a129570/page.htm)。5个工作日后由科技档案室出具中文成绩单和英文成绩单,经委托人核对无误,复印后加盖档案馆章,并购买专用密封信封。

26.我是在读研究生,如何办理研究生期间的成绩翻译?

答:需凭研究生院培养办出具的“办理成绩证明”。再到档案馆科技档案室填写委托书、交费,或者在线预约翻译(http://archives.seu.edu.cn/fa/22/c815a129570/page.htm5个工作日后由科技档案室出具中文成绩单和英文成绩单,经委托人核对无误,复印后加盖档案馆章,并购买专用密封信封。

27.档案馆中英文成绩翻译完成后,翻译件还需要哪些程序?

答:档案馆盖章以后,凭档案馆出具的缴费收据,①本科生到四牌楼教务办(老图书馆110室,每周二、周五下午)或九龙湖教务大厅(教五教务大厅103室,除周二、周五下午以外),在英文成绩单上加盖英文成绩专用章,中、英文成绩单装入专用信封密封,加盖教务处骑缝章;②研究生成绩单到研究生院培养办(四牌楼:逸夫建筑馆107室;九龙湖:纪忠楼109室)加盖研究生院的成绩专用章,装入专用信封密封,加盖研究生院骑缝章。

少数情况下,因假期当事人等不及教务处或研究生院盖章,直接将档案馆盖章的翻译件寄对方,有时对方也认可,但不建议这么做。

28.我需要翻译毕业证书、学位证书,怎么办?

答:1)翻译毕业证书和学位证书需要带毕业证书和学位证书复印件(必须)或原件到档案馆科技档案室填写委托书,交费,5个工作日凭缴费收据到科技档案室拿取英文翻译件。如需密封请在档案馆购买专用密封信封。

2)在档案馆办好毕业证书和学位证书翻译件后,凭收费发票去校长办公室(四牌楼:老图书馆123室,每周二、周五;九龙湖:行政楼109室,除周二、周五下午以外)加盖钢印。

29.我是本科生,成绩绩点(GPA)和平均分排名证明的英文翻译件,请问如何办理?

答:学生本人向院(系)教务助理提出申请,教务助理打印绩点和平均分中文证明。请教务助理本人及教学分管院长签字并加盖院(系)公章,再到档案馆401科技档案室办理翻译服务(周四在九龙湖校区行政楼509有服务)。

30.请问档案馆成绩翻译办理时间?

答:办理时间:九龙湖校区学生周四(9:00-11:30,13:00-16:00)九龙湖行政楼509室;其他时间在四牌楼校区办理学生成绩单和毕业证书、学位证书翻译申请。

每周二、周五下午(14:00-17:00)四牌楼科技档案室401405407室拿取翻译好的成绩单或证书;九龙湖校区的学生周四(9:00-11:30,13:00-16:00)九龙湖行政楼509拿取翻译好的成绩单或证书。

办理地点:档案馆401室科技档案室四牌楼校区新图书馆南门);周四(9:00-11:30,13:00-16:00)九龙湖行政楼509室。

注:九龙湖校区的上午9点开始的服务时间有可能因为班车的误点推迟。

31.一般翻译需要多长时间拿到翻译件,我急需翻译证明,可以吗?

答:一般翻译,5个工作日,有特急需要的,请联系档案馆科技档案室。

32.我是已毕业学生,成绩单翻译怎么办理?

答:由本人或委托人持毕业证书或学位证书复印件或原件到档案馆科技档案室填写委托书,交费,5个工作日后由科技档案室出具中文成绩单和英文成绩单,经本人核对无误,复印后加盖档案馆章,并购买专用密封信封。

33.我是在校本科生,需要翻译本人的高考成绩单,可以办理吗?

答:档案馆文书档案室可以办理,请携带身份证、学生证或一卡通办理前来办理,按规定交费办理。

34.我是在校本科生,可以复印我的高考录取通知书吗?

答:在校生携带身份证、学生证或一卡通到校档案馆科技档案室办理。

35.我是已毕业本科生,可以复印我的高考录取通知书吗?

答:毕业学生携带身份证、毕业证书或复印件到校档案馆科技档案室办理。

36.我在外地,可以委托他人复印我的高考录取通知书吗?

答:委托他人代办,必须有委托人身份证或毕业证(复印件也可),代办人须持身份证。

37.我已毕业,需要翻译本人的高考成绩单,可以办理吗?

答:请您携带本人身份证、毕业证书或复印件办理前来档案馆文书档案室办理,按规定交费办理。

38.我已毕业,在外地,想委托他人前来办理本人的高考成绩单英文翻译件,可以办理吗?

答:如委托他人代办,必须有委托人身份证或毕业证(复印件也可),代办人须持身份证,按规定交费办理。

学历认证

39.请问如何办理本科生的“学历认证”?

答:需要出示单位公函,证书复印件,到档案馆文书档案室办理,联系电话:025-83794725

40.请如何办理研究生的“学历认证”?

答:需要出示单位公函,证书复印件,到档案馆科技档案室办理,联系电话:025-83792861

材料证明

41.如何办理在校期间的专利材料证明?

答:在档案馆科技档案室办理,本人办理须持单位介绍信、身份证;委托他人办理,代办人须持身份证、委托人身份证(复印件也可)及当事人单位介绍信。

42.我已毕业多年,档案因故遗留在学校,现在用人单位要求出具档案证明材料,如何办理手续?

答:按一般规定,学生毕业后,与学校没有人事隶属关系,学校不能出具与档案有关的证明材料。可将档案及时转递回原籍地的人才服务中心,由其开具相关证明。

43.我已毕业,想补办有关录取材料、在校期间奖惩贷材料、学历验证等材料,请问如何办理?

答:请本人持单位介绍信、身份证,到学校档案馆文书档案室办理。如果委托他人办理,代办人须持身份证、委托人身份证(复印件也可)及当事人单位介绍信。

证件补办

44.毕业证书和学位证书遗失,可以补办吗?

答:可以补办“毕业证明书、学历证明书”,也可以出具“学历证明”。

45.我是成人教育学院毕业生,如何办理“毕业证明书、学位证明书”?

答:(1)登报挂失;(2)凭身份证原件,到学校档案馆文书档案室办理录取名册、毕业验印名册或毕业电子注册名册。(3)将挂失报纸、身份证原件、录取名册、毕业验印名册或毕业电子注册名册,学生本人照片,送交继续教育学院教学部办理毕业证明书。

46.我是本科生,如何办理“毕业证明书、学位证明书”?

答:(1)登报挂失;(2)凭身份证原件,到学校档案馆文书档案室办理“普通高等学校新生录取登记表”,到科技档案室办理在校学习的“学生历年成绩单”。(3)将挂失报纸、身份证复印件、普通高等学校新生录取登记表、学生历年成绩单、学生本人照片送交教务处学籍科,办理毕业证明书、学位证明书。

47.我是研究生,如何办理“毕业证明书、学位证明书”?

答:请您携带个人证件直接去研究生院管理办公室办理,不需要档案馆提供材料。

48.我是本科生,如何办理“学历证明”?

答:请携带身份证、毕业证书或复印件,来档案馆文书档案室办理。

49.我是研究生,如何办理“学历证明”?

答:同本科生。

50.我人在外地,可以委托他人办理“学历证明”吗?

答:可以,委托他人代办,必须有委托人身份证或毕业证(复印件也可),代办人须持身份证,来档案馆文书档案室办理。

  

 

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