档案人员基本业务知识讲座

发布人:钱杰生  发布时间:2014-05-03  浏览次数:521

档案人员基本业务知识讲座
 

                 目录

    1、档案与档案工作
    2、文书材料归档与整理
    3、科技文件材料归档与整理
    4、会计核算材料归档与整理
    5、声像文件材料的归档与整理
    6、电子文件归档与整理
    7、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
    8、档案保管与保护
    9、档案的利用
    10、档案法制
    11、《档案安全保护条例》法规知识
    12、档案人员职业道

                          档案与档案工作
                                    主讲人:高冠钰
    第一节   档 案
    一、档案的概念
  (一)档案的概念

《中华人民共和国档案法》在定义档案概念时指出:“本法所称档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
  (二)档案概念的基本含义
    上述档案概念的基本含义,主要表现在以下三个方面:
    1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。其内涵有一点:揭示了档案的本质属性。原始性和记录性是档案的本质属性。档案与图书、资料的根本区别,在于档案是直接记录,是原始的第一手材料,是最真实、最可靠的原生信息,而不是事后追记、编写或任意收集来的间接资料。所以档案注重原本、原稿,往往只是孤本,这是档案更为宝贵的原因之一。
    2、档案是由文件有条件地转化来的。其内涵有一点:明确了档案与文件材料的区别。文件材料是档案的前身,是形成档案的基础,档案是文件材料的归宿。文件材料与档案是同一事物在不同阶段发展演变而成的两种不同性质的事物。两者的区别就在于“有保存价值”的这部分文件材料是档案,也就是说“有保存价值” 是文件材料转化为档案的前提和界限。文件转化为档案的条件是:办理完毕的文件才能作为档案保存;对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存;按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。
    3、档案来源广泛,内容丰富,形式多样。其内涵有两点:(1)明确了档案的产生领域。档案是各级国家机构、社会组织以及个人在广阔的社会领域中形成的,它来源于一定的形成单位和个人,它产生的领域又非常广泛,主要包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动等等。(2)明确了档案的形式是多种多样的。档案的形式主要指档案信息的载体形式、表现方式和记录方法。从档案信息的载体形式看,有甲骨、金石、竹木、缣帛等古老的档案,也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案,还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案;从档案信息表现方式看,有文字的图表的和声音的等方式;从档案信息记录方法看,有手写、刀刻、印刷、摄影、录像、录音和数字化存贮等方式。

    二、档案的种类

    档案从总体上讲,是由多种成份构成的,它具有多方面的属性,因而可以进行多层次和多途径的分类。根据档案所固有主要属性,结合国家对档案管理的要求,通常按照档案历史时期、档案内容性质、档案形成者、档案载体形式的属性等各种特征,采取不同的标准进行分类。
    (一)按档案的历史时期分
      我国国家全部档案的基本构成,按历史时期可分为两部分:
    1、中华人民共和国时期的档案。它包括建国以来党和国家的各级机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案,以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案。这部分档案,反映了我国新民主主义革命完成的历史,主要是社会主义革命和社会主义建设的历史,是国家全部档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的部分,而且还在不断地产生。
    2、中华人民共和国建国以前时期的档案。这部分档案按其性质大致划分为革命历史档案和旧政权档案。革命历史档案是指1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立前整个新民主主义革命时期内,中国共产党及领导的人民政权、军队、企事业单位、革命团体和革命活动家形成的档案。这部分档案,记录了我党领导中国人民进行艰苦革命斗争,缔造新中国的历史。旧政权档案是指中华人民共和国成立以前的历代王朝、中华民国、北洋军阀、日伪政权的机关、军队、企事业单位以及党、团、会道门的档案,以及一般社会组织、私营企业、私立学校,为国家所接收的外国在华侵略性机构的档案。这部分档案,记录了我国奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会的历史。
    (二)按档案的内容性质分
     我国在多年的档案工作实践中,还有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法,即以内容性质为标准,将档案分成文书档案、科技档案和专门档案

    1、文书档案。文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。

    2、科技档案。科技档案是反映科研、生产、基建等活动的档案。
    3、专门档案。专门档案是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案等。
    (三)按档案的形成者分
    根据国家档案行业标准,按档案的形成者可划分为公共档案和私人档案。
    1、公共档案。公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
    2、私人档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
    (四)按档案的载体形式分
    按照档案的制成材料和档案信息的记录方式,可以把档案分为甲骨档案、金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案等。
    三、档案的作用
    (一)档案作用的表现

     档案作为一种社会事物,之所以得到精心呵护,关键在于它的有用性。对于档案作用的表现,我们可以从五个方面去认识:

    1、机关工作查考的依据。档案是过去工作活动的过程和情况的记录,它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、进行决策、研究案例、处理问题等方面的信息需要。

    2、生产建设的丰富资料。档案记载了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训。如新产品研制开发。
    3、科学研究的基础和条件。档案所包含的信息知识,是科研工作的第一手材料,它可从两方面为科研提供丰富的历史资料:一方面,从记录的事实和经验中可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料;另一方面,过去专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴。如马克思写《资本论》查阅资料和1910-1930年吉林省疫情报告。
    4、政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况,可以作为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。如《毛泽东评点二十四史》被赠送给哈佛大学、《西藏历史档案荟萃》证明领土问题。
    5、宣传教育的生动素材。档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点,成为宣传教育的生动素材。如各种档案展览。
    (二)档案作用的性质
    档案作用可概括为两个基本方面:即凭证作用和参考作用。
    1、档案是历史的真凭实证。档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。因此,档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用,它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时,依法判决或仲裁的客观凭证。例如,知识产权纠纷、土地使用权纠纷等,都可以档案为有力证据。
    2、档案是第一手的参考材料。档案是人类文明进步的阶梯。因此,档案对于人们查考既往情况,掌握历史资料,研究有关事物的发展规律,批判地继承历史遗产等,都具有广泛的参考价值。例如,搞一项基本建设项目的设计,设计人员离不开借鉴前人的经验,这些历史记录都可以作为一切活动的参考材料。
    第二节   档案工作
    一、档案工作的概念及其构成
    (一)档案工作的概念。《档案工作基本术语》对档案工作定义为:管理档案和档案事业的活动。
    (二)管理档案活动的构成。管理档案的活动是指档案馆、室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作。它包括档案的收集、整理、保管与保护、鉴定与销毁、统计、利用等活动。这六项业务工作定义如下:
    1、档案收集。收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
    2、档案整理。整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。
    3、档案保管与保护。保管是维护档案完整与安全的活动。保护是防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
    4、档案鉴定与销毁。鉴定是判定档案真伪和价值的过程。销毁是经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
    5、档案统计。统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
    6、档案利用。利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
(三)管理档案事业活动的构成。管理档案事业的活动是指档案行政管理部门从宏观上对档案事业依法进行系统的管理。档案事业包括档案行政管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作和档案外事交往工作。
    1、档案行政管理工作。它是整个档案事业的组织和指挥中心,是整个国家行政管理系统的重要组成部分。其基本任务是在统一领导、分级管理的原则下,档案行政管理部门对档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督指导,为社会各方面服务。
    2、档案室工作。它是整个档案事业组织系统的基层组织,是档案馆工作的基础。其基本任务:一是对所属单位的档案工作和本单位各业务部门归档工作进行监督、指导;二是统一管理本单位的档案,积极提供利用,为档案馆积累和输送档案。
    3、档案馆工作。它是整个档案事业的主体。档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案的中心。其基本任务是收藏档案资料,对库藏档案进行整理、保管和保护,为社会提供服务。
    4、档案教育工作。它是对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培训的过程和活动。我国档案教育包括学校教育和在职教育两个方面。档案在职教育以实施岗前培训和继续教育为主。
    5、档案科学研究工作。它是探求档案和档案工作的性质、规律的过程和活动。它包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作。
    6、档案宣传工作。它是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义,传播档案和档案法规的有关信息,鼓励和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。
    7、档案外事交往工作。与国际档案界进行交往与合作,是国家档案事务中的重要部分,是发展我国档案事业的外部条件。
    二、档案工作的领导
    对档案工作的领导,已经从档案法律、国务院的档案行政法规加以明确。其内容可概括为以下两点:
    1、各级人民政府对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法》第四条规定:“各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第一款规定:“县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。”
    2、各单位对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第二款规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。”
    三、档案工作的性质
    档案工作的性质,是指档案工作区别于社会其他工作的属性,它包括档案工作是一项管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。
 (一)档案工作是一项管理性的工作
    从档案工作的原则讲,“统一领导、分级管理”的原则就能说明它是一项管理性的工作;从某项具体管理工作讲,它又是其中必不可少的环节。如科技档案工作,就是生产管理、技术管理、设备管理、科研管理等的重要组成部分。
(二)档案工作是一项服务性的工作
    档案工作的本质属性就是提供档案信息为各项社会实践服务的,是各项工作不可缺少的重要条件。服务性是档案工作赖以生存和发展的主要因素。
 (三)档案工作是一项政治性的工作
    政治性就是讲档案工作服务的方向和机要问题。
  (四)档案工作是一项科学性的工作
    科学性就是说档案工作是有规律可遵循的、有法可依的。档案工作的各个环节,都是以科学知识为指导,都有一套科学的工作原则和方法。
  (五)档案工作是一项文化性的工作
  档案馆(档案室)的档案都汇积国家珍贵的历史文化财富,是人类文明进步的阶梯。
  四、档案工作的基本原则
 (一)我国档案工作的基本原则
《中华人民共和国档案法》第五条从法律高度对我国档案工作的基本原则作了规定:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”
(二)档案工作基本原则的含义
  档案工作的基本原则主要有以下三层含义:
  1、档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。这一组织原则的内容,可概括为三个方面:第一方面,国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。第二方面,全国档案工作,由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。第三方面,实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。
  2、维护档案完整与安全,是档案管理的基本要求。这一基本要求,可概括为二个方面:第一方面,维护档案的完整,即从数量上要保证档案的齐全;从质量上要维护档案的有机联系。第二方面,维护档案的安全,即从物质上保证档案不遭受人为和自然的损坏,尽量延长档案寿命;从政治上保证档案不丢失、不被盗、不泄密。
  3、便于社会各方面的利用,是档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用,体现着档案工作的服务性质,档案工作必须不断提高服务效率和服务质量,才能为档案利用创造方便条件;便于社会各方面的利用,是档案工作系统的总目标,全部档案管理活动的最终目的,都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上;便于社会各方面的利用,是档案工作各个业务环节的出发点,支配着档案工作的全过程;便于社会各方面的利用,是检查档案工作效果的主要标准,档案工作做得是否有成效,最主要的是看它能否为国家和社会做出贡献,能否创造社会效益和经济效益。
  五、档案工作的组织机构及其职责
(一)档案行政管理部门及其职责
  1、国家档案局。《中华人民共和国档案法》第六条规定:“国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第七条规定:“国家档案局依照《中华人民共和国档案法》第六条第一款的规定,履行下列职责:根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;组织、开展档案工作的国际交流活动。”
  2、省、市、县档案局及其职责。《中华人民共和国档案法》第六条规定:“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织档案工作实行监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第八条规定:“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定,履行下列职责:贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”
(二)乡(镇)人民政府及其职责
《中华人民共和国档案法》第六条规定:“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”
(三)机关、团体、企业事业单位和其他组织及其职责
《中华人民共和国档案法》第七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第九条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定,履行下列职责:贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;监督、指导所属机构的档案工作。”
(四)中央和地方各级各类档案馆及其职责
《中华人民共和国档案法》第八条规定:“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第十条规定:“中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照《档案法》第八条的规定,承担下列工作任务:收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;对所保存的档案严格按照规定整理和保管;采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。”
  六、档案工作人员
(一)档案工作人员的基本素质
《中华人民共和国档案法》第九条规定:“档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作人员的基本素质。
(二)档案工作人员应具备的知识结构
  1、档案专业知识。档案工作人员应比较系统地掌握档案专业的基本知识,熟悉档案法规和标准,掌握档案工作的基本方法和技能。
  2、现代科技知识。档案工作人员应掌握计算机知识与技能,应学习网络技术、信息开发技术等。
  3、文史知识。档案工作人员应具有较好的语言文字水平,包括外语知识等。档案工作人员根据需要也应当学习与管理档案内容有关的历史知识。
  4、本行业知识。档案工作人员在哪一行业、哪一部门,就应该熟悉和掌握那一行业、那一部门的专业知识。换句话说,就是档案工作人员要学习和掌握本单位的专业知识。
(三)档案工作人员应具备的基本能力
  1、文字表达能力。文字表达能力是档案工作人员的基本功之一。其主要表现为字体的工整、美观和书写的速度。
  2、信息意识能力。档案工作人员要有敏感的信息意识,广泛收集信息,精心加工、准确提供、快速传递,充分利用,以适应领导决策和社会发展的客观要求。
  3、驾驭现代科技设备能力。档案工作人员要熟练使用电子计算机、打字机、传真机、复印机等设备。
  4、沟通协调能力。档案工作人员要积极与领导汇报,争取他们支持,使领导对档案工作重视,并解决必要的人、财、物等实际问题;要协调好与本单位其他部门的联系,保证各部门文件材料的整理质量,并按时向档案部门归档移交。
(四)档案工作人员的奖励
《中华人民共和国档案法》第九条第二款规定:“在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人,由各级人民政府给予奖励。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第六条规定:“有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励:对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;对档案学研究做出重要贡献的;将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。”
(五)档案工作人员应具备的职业道德
档案工作人员的职业道德是指从事档案职业的人们在其档案工作中应自觉遵守的行为准则与规范。档案工作人员职业道德的具体内容,包括以下七个方面:
  1、维护历史的真实面貌。第十三届国际档案大会通过的《档案工作者职业道德准则》中指出:“档案工作者的首要任务,就是维护他们所保存的档案资料的完整性,他们应该抵制来自任何方面的,为隐瞒和歪曲事实而要求窜改证据的压力”。因此,档案工作人员必须要尊重历史,尊重事实,坚持维护档案文献的完整与安全,维护档案内容的真实性和可靠性,维护历史的真实面貌。
  2、忠于和热爱档案事业。只有热爱档案事业,才能忠实地履行自己的职责,认认真真、脚踏实地做好本职工作;只有热爱档案事业,才能提高对档案工作重要性、目的的认识,才能极大地激发起档案工作人员的工作热情及积极性、主动性、创造性,才能无怨无悔地付出、奉献自己的才智与心血。作为一名档案工作者,要想有地位,他必须有所作为,必须爱岗敬业。爱岗敬业是一种道德的情感,它会引起档案工作者思想深处的变化,达到以从事档案工作为荣,以做好本职工作为乐的思想道德境界。
  3、具有全心全意为人民服务的精神。服务性是档案工作的基本性质,全心全意为人民服务是档案工作人员的基本行为准则。这就要求档案工作者要对每一位利用者提供积极主动、热情周到和公正的服务。
  4、养成良好的保密习惯。档案工作人员应当自觉地养成良好的职业保密习惯,珍视单位给予的特殊信任,注意保护国家的安全、集体的利益及公民个人的隐私,要保证机密档案不失密不泄密。
  5、树立高度的法制意识与观念。从职业道德讲,档案工作者必须自觉遵守党纪国法和档案工作各项规章制度,强化纪律观念,变约束为自觉行动。我们只有保护档案的义务,不允许有损毁、丢失国家所有档案的行为;不允许有擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的行为;不允许有涂改、伪造档案的行为;不允许有擅自出卖或转让档案的行为;不允许有倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的行为;不允许有明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的行为等。
  6、保持严谨细致的工作作风。档案工作是一项严谨、操作性很强的工作,这就要求我们在工作中具有高度负责的精神,要严谨细致,一丝不苟,来不得半点的马虎和粗心大意。我们在工作中出现的一些问题,究其原因,多是由于业务不熟或工作不细造成的。
  7、发扬开拓进取的奋斗精神。每个档案工作人员都要进一步解放思想,树立勇于改革、大胆创新、积极进取、有所作为的新观念,在档案工作的实践中,注意适应新形势,探索新问题,研究新情况,总结新经验,才能使档案事业与国民经济和社会发展同步。
  七、档案工作规章制度的编写
(一)档案工作规章制度编写的原则
档案工作规章制度编写的原则可概括为以下四个方面:
  1、依据法规原则。一个单位档案工作规章制度编写,应当依据有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策,不得与法律、法规相抵触。
  2、符合实际原则。一个单位档案工作规章制度编写,应当结合本单位实际情况,不得与其脱离。
  3、统一管理原则。一个单位档案工作规章制度编写,应当履行“统一管理本单位的档案”的职责,建立科学的、统一的档案工作规章制度,不宜分别按档案种类或部门编写档案工作规章制度。
  4、纳入协调原则。一个单位档案工作规章制度编写,应当列入本单位规章制度或标准之中,成为其组成部分,应作为单位规章制度或标准发布,不得与单位其他规章制度或标准相互矛盾。同时,档案和档案工作方面的相关内容也应当列入单位其他相关规章制度或标准之中。
(二)档案工作规章制度编写的方法
  档案工作规章制度编写的方法可概括为以下五个方面:
  1、学习材料。档案工作人员要认真学习有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策,参考其他单位的档案工作规章制度。
  2、调查研究。在学习有关材料的基础上,档案工作人员应进行深入细致的调查研究,了解本单位各部门工作和活动的主要内容及其形成的各种形式的历史记录。
  3、草拟初稿。经过学习材料和调查研究之后,档案工作人员应进行档案工作规章制度的草拟初稿工作。
  4、征求意见。档案工作规章制度的初稿拟出之后,应就其科学性和可行性广泛征求本单位各部门和有关人员的意见,经过深入的分析研究,采取正确的意见,对初稿进行修改,形成定稿。
  5、审查批准。定稿后的档案工作规章制度,在本单位领导审查、履行了批准手续后,即可作为本单位的规章制度印发执行。
(三)档案工作规章制度的构成
    一个单位档案工作规章制度的表现形式可以不同,可以是综合性的,也可以是单项配套的,但其构成的基本内容不应重复。档案工作规章制度的构成可概括为以下两个方面:
  1、档案工作组织管理
  这里所讲的档案工作组织管理,是就一个单位内部档案工作如何组织管理而言。具体包括档案工作的领导关系、档案机构及其职责和奖励与处罚等方面内容。
   档案工作的领导关系。各单位在编写时,应当依法明确一位领导分工负责档案工作。
档案机构及其职责。各单位在编写时,应当依法设置统一管理本单位档案的专门机构和依法明确档案机构的职责。档案机构的职责,可以依法结合本单位实际情况确定。
   奖励与处罚。各单位在编写时,应当依法和结合本单位实际情况,明确奖励与处罚的条款。
  2、档案管理
   这里所讲的档案管理,是指单位档案机构对档案实体和档案信息开发等项业务工作进行的管理。制度内容包括文件材料归档、档案鉴定与销毁、档案整理、档案保管与保护、档案利用、档案统计等方面内容。
文件材料归档。包括归档责任、归档范围、归档时间、归档份数、归档文件整理标准、归档手续等。
档案鉴定与销毁。包括档案鉴定的标准、组织和销毁等。
档案整理。包括档案系统分类、档案检索等。
档案保管与保护。包括档案的库房管理、安全检查、技术保护等。
档案利用。包括档案的利用范围、利用方式、利用要求、借阅手续、编写参考资料和保密要求等。
档案统计。包括档案统计的指标、时间、要求和档案工作原始记录的管理等。
  复习思考题:
  1、什么是档案?什么是文书档案?什么是科技档案?什么是专门档案?
  2、简述档案工作的基本原则。
  3、简答档案工作规章制度的构成。

                          文书材料归档与整理
                                   主讲人:张颂春
  一、《归档文件整理规则》概述
  1、实施的时间。《归档文件整理规则》属我国档案的行业标准(DA/T22—2000)。为适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,该标准从改革我国传统的文书立卷方法出发,对归档文件整理的原则和具体方法做出了规定,为归档文件整理工作提供了技术依据。在“简化整理,深化检索”的客观需求下,国家档案局于2000年12月6日颁布了《规则》并于2001年1月1日实施。这是我国档案工作改革的重大举措。市档案局于01年在市直进行试点,02年在市直推开,县、区进行试点。03年起市直的所属单位和县、区直属单位全面实施。
  2、适用的范围。各级机关、团体和其他社会组织(社会—以共同的物质生产活动为基础面相互联系的人们的总体。组织—按照一定的目的、任务和形式加以编制。如组织起来。也指所编制的集体,如工会组织);仅限于文书档案的整理。
  3、实施的意义。《规则》取消了组卷的环节,以“件”为单位进行整理和保管。的确很有实用意义。
一是缓解工作压力,提高工作效率.《规则》的实施,使归档工作可结合日常文书处理同步操作,即“随办随归”,简化手工劳动。克服检索途径可靠性差,在立卷上投入精力过多等弊端。使档案人员可以把时间和精力投入到完善利用服务功能上来,更好地满足档案的服务需要。
二是节省物力,减少财力投入。《规则》推行文件级管理,不再对档案原件实施形式上的加工。取消了卷皮,直接装盒,不仅节约购置卷皮资金, 同时也相应减少对档案装具的需求和库房资金的投入。缓解了档案工作在财力投入上的压力。
三是保证进馆档案质量,有利于档案的社会开放。传统的案卷内不同的文件在密级、价值等方面也不尽相同,利用者可能接触到不属于利用范围的内容,既不利于保密,也影响其他档案的使用寿命。《规则》推行文件级整理,很好地解决这些问题,为馆藏档案向社会开放铺平了道路。
四是提高档案的查全、查准率、方便鉴定销毁及应用计算机文档一体化管理等都奠定了良好的基础。有利于档案部门发挥“收全、管好、用活”的职能。因此说,《规则》是顺应社会发展需要的产物,是使档案更有效地服务于经济建设和各项事业的必然需求。
  4、归档文件——是立档单位在其职能活动中形成的并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.
  5、归档文件整理——将归档文件以“件”为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的工作过程.
  6、整理原则——遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用(时间、内容、相互关系等).
  7、质量要求——归档文件应齐全完整。已破损的文件应修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理长期以上保管期限的归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
二、归档文件的整理方法
工作程序:①件的确定;②归档章内容的填写;③装订(件内文件);④分类(按年度和期限);⑤排列(机构或问题—时间顺序—重要程度);⑥编号(永、长、短三个顺序号);⑦编目(编制目录);⑧装盒。
(一)件的划分“件”是归档文件的整理单位,原则上单份文件为一件。具体情况可根据需要,按下述方法处理(区分5种情况):
  1、正本与定稿,为一件,正本与附件为一件,正本与文件处理单为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件。
  2、来文与复文。同年度的(请示与批复、来函与复函)一件;跨年度的作为两件分别存放于形成年度,并在各自的“归档文件目录”备注栏中分别注明。
  3、成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件;采用活页用纸的会议记录,一次会议的记录为一件。
  4、不宜分开的材料,如:一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少,可以分别作为一件或多件;
  5、格式相同的单页表格,如登记表、审批表等,此类表格多份合并为一件的,要遵循方便利用的原则,可按一定的特征组合成一件,(像涉及人员的审批材料,可按区域、系统、部门、职务、职称等等)。
件的划分总体讲是灵活的,要根据各单位及文件材料的具体情况来确定。
(二)归档章的使用。归档文件按“件”确定之后,在归档文件首页的上端空白处加盖归档章。 对于珍贵文件,如领导、名人的题字、题词等,要编制文件说明,与文件同时存档,并在文件说明的上方空白处加盖归档章。下面介绍下归档章的内容和填写方法:(视图:长45mm,宽16mm)
全宗号:上栏左侧,填写档案馆给立档单位编制的全宗代号(全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个单位全部档案的总和。全宗号,全宗的代号,由档案馆编制,一个单位全部档案的代号)。
年度:上栏中间,用四位阿拉伯数字标注文件的归档年度。
室编件号:(件号,即文件的排列顺序号)上栏右侧,填写立档单位当年同一保管期限文件的排列顺序号。
*机构或问题:下栏左侧,全宗内档案按机构或问题划分档案种类的,填写机构或问题的规范化简称。
保管期限:下栏中间,填写归档文件的保管期限。
(目前,仍然执行国家局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》,即永久、长期、短期三个期限。2000年11月国家档案局下发了《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定》征求意见稿(档办[2000]121号)期限分为永久和定期,定期内又分为50、30、15和5年四个期限;省档案局于2001年下发了《吉林省机关文书档案保管期限的规定》试行标准,期限分为永久和定期。我们有的单位八十年代中期实行了“三位一体”的两分法,这些单位实施《规则》时,取消“三位一体”立卷用纸。期限上仍然延续永久、定期两分法,待国家局的档案保管期限新规定实施后再行落实办法。)
*馆编件号:下栏右侧,进馆时按档案馆要求填写。
(三)装订方法——“件”内文件的装订。归档文件要按件装订。从整体上确定“件”的形态。用来固定文件的页数,便于保管和利用。装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后;正件在前,附件在后。长期以上的归档文件要用符合档案保护要求的材料装订。
一是粘贴,粘贴位置在文件左上角;二是线订,对文件份数较多的组合件,可附上文件封皮,用“三点一线”的方法在文件左侧装订。由印刷厂装订的文件、书刊等材料可不再重新装订。
多份文件组合成件的要加订文件封皮,这里介绍下文件封皮填写方法(A4纸型),包括题名和归档章两个栏目。题名要填写完整的文件标题。没有标题或标题不规范及组合件都要重新拟制标题,拟制标题以能准确揭示文件主要内容为准,并加“[  ]”。会议材料要体现会议名称和文件的对应关系。
(四)分类,归档文件采用年度—保管期限进行分类,即先将归档文件按其形成年度分开,同一年度的按保管期限分开。
(五)排列,同一年度、同一保管期限的归档文件按机构(或问题)排列;同一机构(或问题)的按事由结合时间、重要程度等排列。
(六)编号,同一年度、同一保管期限的归档文件编制一个顺序号。即按现行保管期限的种类,每年要编制永久、长期、短期各自独立的流水号。提请各位注意,这是我们长春地区文书档案立卷改革变化较大的地方。
(七)编制目录  归档文件按照分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。同一年度同一期限的归档文件编制一本目录。如果同一年度内两种不同期限的两套目录合订为一本,不可省略单独成本装订时的用表。
一本归档文件目录由目录封面、目录和备考表组成。用纸幅面为A4型(长297mm,宽210mm)归档文件目录编制结束后,为避免损坏应使用文件夹夹起来。下面分别介绍三种用纸的填写内容及方法。
  1、归档文件目录封面(视图),包括四个项目,全宗名称,填写立档单位规范化简称或全称;年度、保管期限、机构或问题填写内容和方法与“归档章”相同。
  2、归档文件目录(视图),在“归档文件目录封面”之后,包括七个项目。
件号:填写方法同归档章的室编件号。
责任者:用全称或规范化简称填写制发文件的组织或个人作者。联合发文的以文号单位为准;组合件以排列的首份文件责任者为准。
文号:填写文件的发文字号。要照实抄录,代字、年度、顺序号均不得省略。
题名:填写内容与方法与“文件封皮”题名项的填写方法相同。
日期:用八位阿拉伯数字填写文件制成时间,文件没有月、日的用“0”顶位。填写空间不够,表示月、日的数字可以回行填写,即写两行。例如:成本会议记录为一件时,登记日期项标注记录的形成年度,月、日以“0”顶位;一年内相同内容形成多本记录的,在标题上标注起止月份。次年填报的报表,登记日期以报表填报时间为准。
组合件填写件内最后形成文件的时间。例如:两份以上文件组合成件的,以装订时排前的文件日期为准(即以复文、正本、正文的日期为准),复文在前来文在后,登记时间以复文日期为准。
页数:用阿拉伯数字填写该份文件的总页数(含发文用纸、文件处理单)。改革后的归档文件不用单独编写页号,但要累加页数,防止在管理和借阅中散失丢页。组合件的页数为每份文件页数的总和。计算页数时以文件中具有图文的页面为一页。
备注:填写该文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、销毁情况等。
  3、归档文件目录备考表(视图)位于“归档文件目录”后,有七个项目:
全宗号、年度的填写内容与方法同前。
目录页数:填写归档文件目录的总页数。
登记件数:填写归档文件目录中件号栏的尾数。
情况说明:填写文件目录在形成及管理中需要说明的情况。
编制人:归档文件目录形成的责任人签名。
编制时间:用八位阿拉伯数字填写文件目录编制的时间。
(八)装盒将归档文件按保管期限和室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊与备考表项目。不同保管期限的归档文件不允许装入同一档案盒。
  1、档案盒封面(视图,长310mm,宽220,高分20mm、30mm、40mm),全宗名称栏加盖立档单位全称或规范化简称条形印章。
  2、档案盒脊背(视图),包括六个项目。填写方式采用档案部门规定的印章加盖。全宗号、年度、保管期限、机构或问题四项的填写内容同前。
起止件号:用阿拉伯数字印章在档案室栏中加盖盒内排列最前和最后文件的件号,并用破折号相连。
盒号:用阿拉伯数字印章依序加盖年度内同一期限档案盒排列序号。
  3、盒内备考表(视图),包括四个项目:
情况说明:填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人:整理该盒归档文件的责任者签名。
检查人:本单位负责检查归档文件质量的责任者签名。
时间:用八位阿拉伯数字填写归档文件整理完毕的日期。
(九)归档文件封套使用 (选择使用)用于保护归档文件而设的盛装物。如果使用,封套内不可存放多件归档文件,封套面右上角的归档章项目不用填写,装入封套内的归档文件必须加盖归档章并填写相应内容。
(十)归档文件登记表的填写  用于对不经过收发文登记的文件材料归档登记使用。其目的主要是区分应该归档的文件是否交接归档的责任。它设有五个项目:
序号:填写材料归档的排列顺序号。
题名:填写归档文件的标题。
归档时间:填写文件材料归档的日期。
份数:填写同一文件归档的数量。
归档人:归档文件材料的移交人签名。
  三、应用计算机管理档案
  当今世界,科技的发展突飞猛进、日新月异。据美国媒体03年7月5日报道,一个由世界各地9名顶尖科学家组成的科研小组日前完成一项重大的生物工程学突破:他们为一位名叫卡雷尔的男子在后脑勺中植入“有机的USB接口”。该男子的大脑现可直接操纵一系列电脑外设,包括CD光驱、扫描仪、打印机等。据科研人员称,接受手术之后的卡雷尔智商高达265,成为“世上现存的最聪明的人”。
  进入新世纪后,大家耳熟能详的新名词多的是:像计算机、网络、电子邮件、电子政务、电子商务等等。电子政务即在网上办公,电子商务即在网上进行买卖交易。家有计算机并上网的人,可以足不出户既可买卖自己需求和出让的物品。8月份中央电视台的“科技搏览”节目介绍,目前国内十多条航线已应用电子机票,到2030年,国内将有60%的航线实现网络购票。
随着科学技术的发展、社会信息化及电子政务的出现,档案管理必将由手工方式向现代化过渡,最终实现档案管理现代化。国务院办公厅02年发布了《电子公文传输管理暂行办法》、国家档案局和中央档案馆下发了《关于认真贯彻〈电子公文归档管理暂行办法〉的通知》(档发[2003]6号)。
电子文件——在计算机系统中生成的社会活动记录。即以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件,称为电子文件。
备份——将归档的电子文件拷贝到耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。
(一)应用计算机及其网络技术的优势:(与传统的档案管理方法相比)
  1、电子文件载体密度大,容量大,存储空间小。一张1.44MB软磁盘可容纳文体文件150万字节,相当于70万个汉字;一张650MB的CD光盘可存储400余张1.44m的软磁盘,相当于3亿个汉字;而一张DVD光盘一般在5~12G的容量,相当于10~20张CD光盘、30亿个汉字。
  2、电子文件可共享性强,通过计算机网络系统能同时提供给众多用户利用;这在纸质文件的传阅上是无法办到的。
  3、电子文件网上传输速度快,可利用其非实体归档的特性,应用网络技术,短时间内完成电子文件的收集、整理归档等任务。一封千字左右的电子邮件,经网络传输可在几分钟之内,传递到全球任何拥有计算机并联网的地方。
(二)计算机技术在档案部门的应用范围
  1、档案目录信息计算机管理——档案目录信息管理是档案管理中最基础的一项任务。它对计算机软硬件要求不高,投资不大,在档案目录信息数据的准备和检索软件设计上尽可能提高检索速度和查准率、查全率。
  2、文件、档案一体化管理——随着计算机进入办公室,文件处理和档案管理两个阶段工作联系更加紧密。文档一体化管理系统,几乎包括了文件处理和归档的全部业务工作,节省人力及时间,提高工作效率。
  3、档案全文存储与检索——电子文件及电子档案的出现,档案全文储存及检索将会急骤增多。国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》-2002,要求加快档案目录数据库和全文数据库建设,以满足社会利用档案快速检索的需要。
  4、多媒体档案信息集中统一管理¬——计算机多媒体技术指对文字、图形、声音、静态图像、动态影像等信息进行集中统一处理的综合性技术。它以数字压缩技术为基础,一般采用大容量光盘为存储器。
  5、档案业务计算机辅助管理——它是指档案管理的各个环节工作内容。应用计算机系统掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况,对提高档案管理工作效率和增强预测能力将会起到非常重要的作用。目前已有计算机“全国档案事业基本情况统计系统”、“档案借阅归还系统”等应用软件。我局与北京市博阳信息工程研究所开发的《GE2004档案管理》软件兼顾档案新老管理方法、电子目录和全文数据储存的计算机辅助管理软件。
  6、档案编研计算机辅助管理——帮助编研人员选题、筛选和摘录档案内容、在网络上远程传递等等,可加快档案编研速度、提高编研质量、推动档案编研工作的开展与深化。
  7、用于档案保护及库房管理——应用计算机实时控制技术,对库房的空调、去湿等设备控制,达到自动调节温湿度的目的;也可进行自动监控消防设备、实施火灾报警等等,为延长档案寿命做出重要贡献。
  8、办公计算机化——档案行政和档案实体管理部门应用计算机技术可进行收发文、统计分析及预测、数据积累、财务、设备管理等一系列工作,提高档案行政管理效率和业务管理水平,促进档案事业的发展。
(三)《GE2004档案管理》软件。
《规则》的实施为档案管理现代化提供了基础保障,按《规则》要求,除必要的手工劳动外,归档文件整理的各环节均可由计算机自动或辅助完成。因此,在《规则》实施过程中,市局建议,凡是拥有计算机的单位均应力争使用计算机进行归档文件的整理,最大限度的利用现代化办公手段为档案管理服务,提高工作效率。
《GE2004档案管理》软件,兼顾《规则》实施前、后的文件处理、归档文件整理和档案案卷管理,包括文书、财会、科技等门类档案的管理,满足了文档一体化的管理要求。保持了文件整理归档的连续性和适应性。应用计算机档案管理软件是加速档案管理现代化进程的必然手段。
本软件运行系统要求:Windows2000以上的操作系统。
系统特点:
    1、将计算机技术与文书处理、档案管理业务紧密结合,以提高工作效率、和服务质量为目的, 尽可能提高档案管理的自动化水平,减轻文书和档案人员的工作负担。系统结构合理,针对性强,功能齐全,使用方便,易于掌握。
     2、公文、档案检索方便。本系统在检索方面,即可明确检索,也可模糊检索,用户可多角度利用文件和档案信息,并可通过检索功能进行自动编目。
     3、使用本系统管理文件和档案,用户可打印出标准的公文处理和档案整理所用表格, 将文书和档案人员从抄抄写写中解脱出来,而且打印出的目录、卷皮等表格整齐美观。
    4、系统具有电子文件归档和电子档案管理的功能,不仅检索文件目录,也可查阅电子文件原文。
    复习思考题:
    1、什么是归档文件?
    2、《归档文件整理规则》是什么时间实施的?它限于什么档案的整理?
    3、简述全宗号、年度、室编件号、保管期限在归档章上的填写位置。

                              科技文件材料归档与整理
                                            主讲人:冰寄川
    一、科技文件材料归档责任
    1、单位业务部门指定人员负责科技文件材料形成、积累、整理和归档工作。
    2、单位档案部门或档案工作人员,负责对本单位业务部门的科技文件材料形成、积累、整理和归档工作进行监督、检查和指导。
    二、科技文件材料归档范围
  (一)产品文件材料归档范围
    1、产品开发阶段:产品开发研制报告,产品可行性分析报告,产品开发规划、方案等材料。
    2、产品设计阶段:产品计划任务书,全套产品图,产品工艺、工装图样、工艺规程等材料。
    3、产品试制阶段:产品试验计划、报告、试制总结,产品原材料检验、鉴定材料,产品生产许可证等材料。
    4、产品生产阶段:工艺、工装和产品图纸及技术文件更改材料等。
    5、产品创优阶段:产品创优申请、评定等材料。
    6、产品销售阶段:产品的说明书、合格证、各种明细表,产品销售调查报告、用户意见反馈单,产品商标、广告等材料。
  (二)科研文件材料归档范围
    国家档案局和国家科委发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》规定,科研文件材料的归档范围主要包括:
    1、科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告,方案论证和协议书、合同等材料。
    2、研究实验阶段:各种载体的重要原始记录、实验报告,计算材料,专利申请的有关文件材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件等材料。
    3、总结鉴定验收阶段:工作总结,科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况,决算材料等材料。
   4、成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等材料。
   5、推广应用阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同,用户反馈意见等材料。
  (三)基本建设项目文件材料归档范围
    国家档案局和国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》规定,基本建设项目文件材料的归档范围主要包括:
    1、工程前期准备阶段:项目建议书及批复,可行性研究报告,项目评估,设计任务书、计划任务书,工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告及环境气象材料,征用土地批准文件及红线图,拆迁、补偿协议书,承发包合同、协议书,招标、投标、租赁文件,施工执照,环保、消防、卫生等文件,水、暖、电、煤气供应协议书等材料。                       
    2、工程设计阶段:工程设计方案及报批文件,工程技术设计图纸,设计计算书,工程概(预)算书,工程施工图、施工图设计计算书,设计评价、鉴定及审批工程管理文件等材料。
    3、工程施工阶段:土建施工文件(主要有设计变更材料、基础工程施工图、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料),设备及管线安装施工文件(主要有设计变更材料、设备安装质量检查、管线标高位置材料、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料),电气仪表安装施工文件(主要有设计变更材料、调试安装鉴定记录、竣工报告和竣工验收报告等材料)。
    4、工程竣工验收阶段:项目竣工验收报告,全部竣工图,项目质量评审材料,工程现场声像材料,竣工验收会议决议文件,工程决算等材料。
  (四)设备仪器文件材料归档范围
    长春市档案局和长春市经济委员会发布的《长春市工业交通企业设备档案管理工作规定》规定,设备仪器文件材料的归档范围主要包括:
    1、购置引进自制阶段:国内购置设备文件(购置合同、设备开箱随机材料等),国外引进设备文件(项目建议书及批复,可行性研究报告,投标、谈判、出国考察、资金审批、开箱随机材料及其译文和译制图等),自制设备文件(设计任务书及审批材料、设计方案、设计计算书、设计说明书、全套设计图等)。
    2、安装调试阶段:委托安装合同,安装基础图,动力配线及水、气等管网图,安装技术性和竣工验收等材料。
    3、使用维护阶段:设备仪器使用维护中的各种记录,设备技术、安全操作规程等材料。
    4、更新改造阶段:设备更新改造审批文件,设备报废、出租、转让审批文件,更新改造有关图纸等材料。
    三、科技文件材料归档时间
    确定科技文件材料归档时间的基本要求是:各单位应当按照既要确保应当归档科技文件材料的完整与安全,又要方便有关部门对现行科技文件材料使用的原则,结合本单位实际情况选择确定各类文件材料的归档时间。科技文件材料归档时间可选择确定有以下几种方法:
    1、按项目结束时间归档。是指在一项基建工程竣工验收、一项科研课题或一个产品鉴定结束后归档。
    2、按子项结束时间归档。是指在一个项目中按其子项结束后归档。
    3、按工作阶段归档。是指周期性较长的项目可按其工作程序中的一个工作阶段完成后归档。
    4、按年度归档。是指周期性较长的项目或科技管理性文件材料可在每年的上半年将上一年度形成的材料归档。
    5、随时归档。是指随办随形成随时归档。
    四、科技文件材料归档的份数和手续
    1、科技文件材料归档的份数。凡是需要归档保存的科技文件材料,一般归档一份。重要的和使用频繁的科技文件材料,应根据需要,制作一份或两份以上副本,随同正本一起归入档案室,专供日常借阅使用。
    2、科技文件材料归档的手续。交接双方应依照归档目录,逐卷清点核对并由接收人检查案卷质量。在数量和质量无误的前提下,交接双方要分别在归档目录签字盖章。
    五、科技文件材料归档的控制措施
    1、实行“三纳入”。“三纳入”,是指各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序;纳入科研、生产、基建等计划;纳入有关部门和有关人员的职责范围。
    2、实行“四同步”。“四同步”,是指各单位在开展各项工作时与建档工作同步。即:下达计划任务同时提出科技文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查科技文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提取考核,档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
    3、实行“五参加”。“五参加”,是指各单位档案部门应当参加本单位重要计划工作会议;参加工程竣工验收工作;参加设备开箱工作;参加科研课题成果鉴定会;参加产品鉴定会。
    六、科技文件材料的立卷
科技文件材料的立卷,应依照国家档案局2000年颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准执行,结合本地区、本系统、本单位的实际进行组卷。
  (一)组卷原则
    科技文件材料组卷原则是:遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。
  (二)组卷要求
    1、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
    2、案卷内科技文件材料要齐全完整、准确。
    3、案卷内科技文件材料的书写材料要符耐久性要求。
  (三)组卷方法
    1、直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
    2、产品、科研课题、基建项目、设备仪器科技文件材按其结构或阶段等分别组卷。
    3、引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
    4、一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷。
    5、底图以张为单位单独保存和管理。
    6、产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
    7、设备维修中形成科技文件材料单独组卷。外购设备中随机文件材料可以单独组卷。
  (四)案卷内科技文件材料的排列
    1、图样(纸)材料的排列
图样材料的排列有二种情况:一是对有图样目录的图纸排列,可以按图样目录的顺序进行排列;二是对于没有图样目录的图纸,可以按总体与局部的关系顺序进行排列。如机械产品图纸可以按总图—组件图—部件图—分部件图—零件图的顺序进行排列;基建工程图纸可以按总平面图—系统图—平面图——样图的顺序进行,也可以按建筑—结构—电气—水暖—通风—装饰的顺序进行排列;气象、水文图样也可以按图样的比例尺大小的顺序进行排列,也可以按其反映的地域顺序进行排列。
    2、文字材料的排列
  (1)按工作程序或阶段排列。产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列;科研类案卷按科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段排列;基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列;设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。
  (2)按重要程度排列。既重要的文字材料在前,次要的文字材料在后。如科研课题材料,成果的在前,原始记录和中间性材料在后的顺序进行。
  (3)按时间顺序进行排列。时间形成早的在前,晚的在后。
  (4)按逻辑关系排列。如来文和复文、正文与原稿,其顺序是复文在前,来文在后;正文在前,原稿在后。
  (5)对于有译文的外文科技文件材料,其排列顺序应是译文在前,原文在后。
    3、图文混合材料的排列顺序
    既一个保管单位内既有图样,又有文字材料,其排列顺序一般是文字材料在前,图样材料在后。
  (五)案卷的编目
    1、卷内科技文件材料页号的编写。卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
    单面书写的科技文件在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角、背面在其左下角编写页号。
图纸页号编写在图纸标题栏外面。
    成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录或代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技文件组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必对其重新编写页号,只在目录备考中注明总页数。
    卷内目录、卷内备考表不用编写页号。页号编写采用铅笔书写。
    2、案卷封面的编制。案卷封面,是以一定的格式概要介绍案卷内科技文件内容与特征的一种工具。它对案卷内科技文件起着保护作用。科技档案案卷封面分为两种形式,一种印制在卷盒的正表面,另一种印制在可与卷内文件材料装订在一起的内封面上。案卷封面的内容包括:案卷标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等七个项目。
  (1)案卷题名:又称案卷标题,它是案卷内科技文件的综合名称。在拟写时要简明、准确、完整地揭示卷内科技文件的内容。一般由立卷人拟写。案卷题名主要包括项目名称(或代字代号)和项目的组件、部件或结构、阶段、专业名称(科技文件的内容特征)及科技文件的名称三部分组成。如:长春市档案馆电气竣工图
  (2)立卷单位:应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目的负责部门。
  (3)起止日期:应填写案卷内科技文件形成的起止时间。
  (4)保管期限:应依据有关规定填写组卷时划定保管的期限。(永久、长期或短期。)
  (5)密级:依据保密规定填写划定的机密等级。即绝密、机密、秘密等。有就填写,没有可以不填写。
  (6)档号:应填写全宗号、档案的分类号和案卷顺序号。如:50•S•C620—1,其中50是某单位的全宗号,S•C620是某单位设备档案的分类号,1是案卷顺序号。
  (7)档案馆号:应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。
    3、案卷脊背的编制。案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名等内容。填写方法及要求与案卷封面的编制相同。
    4、卷内目录的编制。卷内目录位于卷内科技文件材料首页之前。其内容包括:序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等7项。
序号:指该件文件在案卷内的排列顺序号。用阿拉伯数字从“1”开始依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
文件编号:填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
文件材料题名:填写每件科技文件材料标题的全称,一般应照实抄录。个别的不能反映科技文件材料内容的标题,要重新拟定一个,放在原标题之后并加上括号。
日期:填写科技文件材料的形成日期。如2003年7月28日则填写为20030728。
页号:填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。
备注:对有关科技文件材料的特殊情况或其他事项的说明。
    5、卷内备考表的编制。卷内备考表是用来记载和说明归档前后案卷内科技文件材料基本情况和变化情况的表格。卷内备考表排列在卷内科技文件材料之后。其内容包括:互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期。
    编制时,互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,档号后应注明档案载体形式并用括号括起。说明包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题,如卷内文件的更改、补充、移出、缺损、销毁等问题。立卷人及日期应由立卷人签名并填写完成立卷的日期。检查人及日期应由案卷质量审核者签名并填写审核的日期。
    6、案卷的装订。案卷可采用装订和不装订两种形式。凡采用内封面形式的案卷均应进行装订。不装订的案卷,应在卷内每件科技文件材料首页的右上角加盖档号章。
    装订案卷时,案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或B5型。图纸采用手风琴式折叠成A4幅面,图纸的标题栏外露在右下角。案卷内不允许有金属物。
    七、科技档案的整理
    科技档案整理工作的内容,主要包括科技档案的分类、案卷的排列和编制科技档案号。
  (一)科技档案的分类
    科技档案的分类一般分两步进行。第一步:对库藏的全部科技档案,按种类设置一级类目或大类。如将某单位全部科技档案划分为科研档案、产品档案、基建档案和设备档案四个一级类目或四大类。第二步:对每种科技档案进行分类。科技档案最基本的分类方法有六种:
    1、工程项目分类法。工程项目分类法的特点是同一个工程项目的全部科技档案集中在一起,反映一个工程项目全貌,便于按照工程项目查找和利用科技档案。它适用于对基本建设档案的分类。工程项目分类法就是把本单位的全部基建档案,按工程项目为分类单元,划分科技档案类别的方法。
    2、型号分类法。型号分类法,是指将一个单位的全部产品档案、设备仪器档案按产品或设备的不同种类、不同型号划分类别的方法。型号分类法特点是同一个型号的产品档案或设备仪器档案集中在一起,保持其完整成套,反映一个产品或一个设备的全貌及其各个部件的性能、结构,便于成套地利用产品档案和设备仪器档案。它适用于对产品档案或设备仪器档案的分类。
   3、课题分类法。课题分类法的特点是同一个科研课题档案集中在一起,能够系统地反映出科研课题的全部工作活动和历史过程,便于按课题保存和查找利用档案。它适用于对科研课题档案的分类。课题分类法,是指将一个单位的全部科研档案按独立的课题划分类别的方法。
    4、专业分类法。专业分类法,是指将一个单位的全部科技档案按其所反映的不同专业性质划分类别的方法。专业分类法的特点是同一专业性质的科技档案集中在一起,便于从专业角度查找和利用科技档案。它适用于对标准化、通用化的科技档案的分类。
    5、时间分类法。时间分类法,是指按科技档案形成时间或档案内容所反映的时间特征划分类别的方法。时间分类法的特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类,便于按时间查找和利用科技档案。它适用于水文、气象、天文、地震等常规观测档案的分类。
    6、地域分类法。地域分类法,是指按科技档案所反映的地域特征划分类别的方法。地域分类法的特点是同一地理区域的科技档案集中在一起,分类比较稳定,便于对该地区范围内有关的自然现象或问题进行研究分析,按地域查找和利用科技档案。它适用于气象、水文、地质、测绘、地震、城乡规划、城市建设档案及水利规划、水利工程档案等的分类。
  (二)科技档案案卷的排列
    科技档案案卷排列的方法较多,但归纳起来主要有两种基本方法,即分类排列法和流水排列法。
    1、分类排列法。分类排列法是按照科技档案分类方案规定的类目体系进行的。
    2、流水排列法。流水排列法具体分为两种:一种是大流水排列案卷,即在科技档案一级类目(大类)内不再分类,完全按照接收案卷的先后顺序依次排列案卷;另一种是分类流水排列案卷,即先对科技档案进行基本种类的划分,然后在类别之内进行流水排列案卷。
  (三)科技档案档号的编制
    科技档案的档号,是指科技档案案卷的编号。它是以字符形式反映科技档案分类和案卷排列顺序的一组代码。其基本模式是:
科技档案档号=科技档案分类号+案卷顺序号
科技档案分类号由各级类目的代字、代号组成。其中代字使用汉语拼音或英语字母,代号使用阿拉伯数字。案卷顺序号一般在同一项目中的最后一级类目的案卷编定一个案卷顺序号。科技档案的档号编制示意图,如3•2—1。其分类之间用实点隔开,分类号与案卷顺序号用“—”联接。
    复习思考题:
    1、简述科技文件材料归档责任。
    2、简答科技文件材料归档时间。
    3、试述科技文件材料归档的控制措施。
    4、简答科技文件材料组卷要求。
    5、科技档案案卷题名的构成。
    6、科技档案档号的构成。

                          会计核算材料归档与整理
                                       主讲人:张颂春
    一、会计档案概述
    会计档案在我国历史上源远流长。新中国成立后,党和政府非常重视会计档案工作,专门制发了一些办法和规定。1984年6月,财政部和国家档案局联合颁发了《会计档案管理办法》。1985年1月,《会计法》出台。为适应市场经济体制的发展,1998年10月财政部和国家档案局又重新修订了《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)。1999年10月,《会计法》又行修订。修订后的两个法规是我们依法管理会计档案的重要依据。
    1、概念
    ①会计档案—是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
    ②会计核算材料是各单位财务管理部门在财经活动中,按照一定的规律和程序而直接形成的各种财经信息材料的总称。
    2、归档范围 —归档是会计档案管理的前提和基础。归档时要遵循会计核算工作的规律,力求归档及时、完整和准确。
会计档案属于专门档案,只有会计凭证、会计帐簿和财务报告等核算专业材料(银行存款余额调节表、银行对帐单等),才属于会计档案的归档范围。它包括纸质材料和磁性、光盘等介质材料。而在财务管理活动中形成的其他文件材料,如政策法规、财务计划、工作总结、请示批复、制度办法等,均不属于会计档案归档范围,应按文书档案管理办法执行。
根据《会计档案管理办法》,会计核算材料的归档范围应包括:
    ①会计凭证。会计凭证是在会计核算活动中形成的,用来记录经济业务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。 按填制的程序和用途可分为原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
原始凭证——是经济活动发生的最初书面证明,如发货票、收货单、银行通知书等;它是经济活动的基本记录;是会计档案的原始材料和重要依据。原始凭证按其来源可分自制和外来两种。
记帐凭证——是会计部门为简化记帐手续,根据原始凭证编制的一种记帐凭证。这是分录经济业务,控制原始凭证和记录帐簿的直接依据。
    ②会计帐簿。会计帐簿是以会计凭证为依据,连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍,是编制财务报告的重要依据。
会计帐簿分为:总帐(也称总分类帐)、明细帐(如现金日记帐、银行存款帐、经费支出明细帐等)、固定资产帐、辅助帐簿(也称备查帐簿)等。        
(总帐:它是概括资金运用和资金来源增减变化的总括帐簿,反映资金全貌,考核资金平衡,控制所有帐簿。明细帐:是根据会计科目设置(分类记帐),反映各种资金运用、资金来源、费用、成本和收入明细情况的帐簿。日记帐:又叫序时帐(时间顺序记帐),包括库存现金和银行存款日记帐,也就是现金帐和银行存款帐。)
会计帐簿在外形上有三种:订本式、活页式、卡片式。
    ③财务报告。财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的,综合地反映一定时期的资产、负债的所有者权益状况,以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。
财务报告是非常重要的核算材料。它的种类很多,按报告的编制时间分为:月报、季报、年报。按编制单位可分为单位财务报告、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;在归档中需要注意的是,会计报表、附表及相关的编制说明,文字补充材料,都应该视为财务报告的组成部分,一并归档不要遗漏。
会计报表是反映单位和部门资金运用和财务情况的报告,也是对单位和部门经济活动的全面总结,为了便于单位领导和上级主管部门了解情况和提出改进意见,在报送会计报表时还要编写决算说明书。编写的要求是:对年度进行全面分析、对季度的说明要抓住重点问题进行扼要分析、对月份决算一般不编写说明书,但要有突出的问题,也应作简要文字说明。
    ④其他核算材料。有《会计档案管理办法》中规定的银行存款余额调节表、银行对帐单和其他应保存的会计核算专业材料,如会计档案移交、保管、销毁清册(或叫三种目录)。
    3、归档时间—是指会计机构将会计核算材料按照归档要求整理后向本单位档案机构移交的时间。各单位应当按照既要保证会计档案的完整与安全,又要方便财务部门查阅的原则来确定归档时间。《会计档案管理办法》规定:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。”一般情况下,当年形成的会计核算材料,在会计年度终了后,即应整理归档。
在执行归档时间时应注意两点:
    ①每个单位应明确会计档案具体的归档时间。档案部门应与会计部门进行协商,从实际出发,确定会计核算材料在会计部门保存的时间,并列入会计档案管理制度,以便于实施。
    ②虽然会计核算材料的实体可暂由会计机构保管一段时间,但是每年年初,会计部门应把上一年的会计档案保管清册(案卷目录),先向档案部门移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值,以加强档案工作的综合管理。
    4、归档要求
    ①真实、准确。相关手续(签字)完备。密封—会计凭证、会计帐簿、财务报告等的装订须做密封处理。签字—会计帐簿、财务报告按会计工作规定需有经手人员、主管会计或会计机构领导人的签字盖章,以示负责,保证材料的真实性和准确性。
    ②保持原封。会计档案属专门档案,涉及法律和经济责任,因此移交归档的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部门应会同会计部门及经办人员共同拆封整理,以分清责任。
    ③数量齐全。归档移交会计核算材料时,会计机构和档案机构要逐卷认真清点,严格交接手续,双方签字。
    ④书写材料耐久。归档的会计核算材料,要用耐久的墨水、纸张书写,且要去掉易腐蚀纸张的金属物。
     5、电算化材料归档 
会计电算化是指由会计人员操作会计软件,使用电子计算机替代人工来完成会计工作
的活动。由于磁性载体的信息存储的高密度性、信息的非人工只读性以及对系统的依赖性等特点,决定了电算化核算材料在归档内容和要求上有别于传统的纸质会计核算材料。
(1)电算化会计核算材料的归档范围:
根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年的《会计档案管理办法》,电算化会计核算材料归档范围主要有三部分:
    ①存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据。
    ②打印输出的纸质载体的会计核算材料。
    ③会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。
    要注意的是,电算化核算材料的归档要求是“双轨制”,即电子核算材料、打印输出的纸质核算材料一并归档。另外,会计软件的文档及软件程序,也应作为电算化核算材料的重要组成部分,不可缺少。(这是因为有应用软件,才能打开存储在媒介上的数据)
(2)电算化会计核算材料归档的特殊要求
    ①磁性介质或光盘等电子文件,应作防写处理。
    ②为了保证会计档案的完整性、安全性,归档的会计核算数据要进行双备份,即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套。一套封存保管,另一套作为日常提供利用使用。
    ③打印输出的纸质载体的会计核算材料,必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章,以保证其真实性、准确性。
    ④打印输出的纸质载体的会计核算材料,须字迹清晰,方便查阅和利用。
    二、会计档案的整理和编目
    (一)整理原则:遵循会计核算材料的规律和特点,保持会计核算材料的有机联系,充分利用原有的整理基础,便于保管和利用。
    会计档案的整理原则——首先,会计档案的整理要符合会计工作的专业要求,遵循其专业管理的规律。原则上要保持会计部门形成会计核算材料的基础,原卷册尽可能不要拆封,个别需要拆封的,要会同会计管理部门及经办人共同进行。其次,根据《会计法》的规定,会计档案的整理工作应由财务管理部门进行。档案人员(指档案部门)不能包办代替、独立地进行会计材料的整理、组卷工作。档案管理部门要积极配合,做好业务指导、监督和检查。
    (二)组卷方法及案卷质量要求
组卷按照年度、类别、期限三分开原则进行:⑴年度分开,⑵类别分开——将同一年度的核算材料按财务报告(报表)、会计帐簿、会计凭证和其它类分开;⑶期限分开——将同一年度、同一类别(形式)的会计核算材料按永久、25年、15年等期限分开。
    1、会计凭证的组卷方法——按月分开,不同月份产生的凭证不能组合在一起。每月的凭证,按凭证编号或时间顺序排列,可组成一卷或数卷。案卷质量要求是:
⑴排序——按记帐凭证的凭证编号顺序排列,防止漏号、颠倒。
⑵美观——记帐凭证所附的各种原始凭证(如收据、发票等)要折叠贴粘整齐、规范。
⑶防腐——拆除金属物,装订采用线绳或塑钉等,凭证的厚度在1-2厘米。
⑷密封——装订后要进行密封处理,并加盖经手人员章或财务专用章。
⑸规范——填写凭证封面要项目齐全、规范清楚,并留出档号填写的位置。
    2、会计帐簿的组卷方法——按帐簿形成的特点,区分会计年度并把不同名称种类帐簿分别组卷。案卷质量要求是:
    ⑴扉页项目填写——各类帐簿的扉页,反映了帐簿的应用、交接的使用状况,归档前应按要求逐项填写清楚。内容包括:单位名称、帐簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人的签章等。
    ⑵订本式帐,整理立卷应保留原有面目,不要拆除空白页,帐内要有连续页号。
一是执行加盖归档章的方法。二是帐簿封面贴不干胶标签。
    ⑶活页式帐,在会计年度结束后,①将空白页撤除;②编制页码;③进行密封装订并在密封处加盖经手人章或财务专用章;④帐簿封面填写规范;⑤保管期限为25年的帐簿要在封底加上备考表并填写。
    3、财务报告的组卷方法—两分开①年度分开组卷,不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由报表、报表附注和财务情况说明组成的,组卷时不能分开。②期限分开组卷,区分不同的保管期限,如年度财务报告的保管期限是永久,就要与月度、季度的财务报告分开组卷,因为其保存价值不同。财务报告的案卷质量要求:
    ⑴编制页码。页码要编写在卷内材料的右上角。会计报表和活页帐簿以及其它没有固定页号或顺序号的会计核算材料,要依次编写页号。死页帐可利用原有的页号,会计凭证可利用记帐凭单的编号。活页帐在编写页号时,可事先将帐中的空白页去除,把帐封好后,再依次编写页号。
    ⑵首页前加填“卷内文件目录”,永久保管的财务报告案卷要在封底前加填“备考表”。
    会计报表立卷要填写卷内目录,放置案卷首页。方法与原文书档案的卷内目录相同。
    案卷备考表——放在卷内文件最后。它记录案卷构成、变化情况。其内容有:
    ①本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷人填写立卷时需要说明的事项;档案人员填写案卷管理过程中发生或发现的问题。②立卷人:立卷人签章。③检查人:由档案员或部门负责人审核后签章。④立卷时间:填写立卷完成的日期。
    组成案卷的会计报表,要用原文书档案的案卷封面,并按要求填写其内容(封面样式如下表)。会计帐簿和会计凭证利用原装封,并在原封面上加盖档号章。
    ⑶密封签章,财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会
计主管人的签名或盖章,设置总会计师的单位,还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章。
    ⑷封面填写规范、整齐。
    4、银行存款余额调节表和银行对帐单的组卷方法——它们是两种用途不同的会计核算材料,要分别组卷。案卷质量要求是:
⑴按产生的年度组卷,一年一卷或数卷。
⑵卷内按时间顺序排列,编制页码、进行装订。
⑶案卷封面填写清楚、规范。
    会计档案的案卷题名——它提示会计档案的内容和成份,每本案卷要有案卷题名。题名结构是三部分,即单位名称、会计年度或时间、材料名称。在会计凭证题名的时间结构中除表示出会计年度外,还要标明具体月份。月内的凭证有若干卷时,要按时间顺序标明本卷是该月的第几卷,避免题名重复,便于检索和利用。如:××市××厂2003年1月记帐凭证⑴——本月卷数序号。
(三)排列、编号编目

     1、排列、编号___由于各个单位的工作性质、职能不同,会计类型也不同。因此在对会计档案进行排列、编号时要结合本单位实际,以便于管理和利用为原则。
会计档案常用的排列方法主要有以下几种:年度—类别—期限排列法、类别—年度—期限排列法、年度-期限-类别、年度—机构—类别—期限等方法。这里介绍几种常用方法:
    ① 年度—期限—类别排列法
首先分开年度,其次将同一年度的案卷按报表、帐簿和记帐凭证等类别分开,再次将同一年度、同一类别的案卷按保管期限进行排列,编制一个流水号,形成一本案卷目录。
优点:⑴便于按年度查档。⑵可充分利用库房和装具。
不足:⑴四类档案外形不一,案卷排列参差不齐,欠美观。⑵一年一本目录,目录过多。
    ②类别—年度—期限
把全部会计档案按四类分开。每类之下的档案再按年度排列,每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号,同类别的案卷可跨年度顺延排列,形成四本案卷目录。
优点:⑴保持类别的连续性,便于按类查找利用。⑵保持同类档案的外形基本一致,排列整齐、美观。
不足:⑴不便按年度查档,⑵各类档案实体排列之后,要预留空位和空间。
    ③年度—机构—类别—期限
首先按形成的年度分开;其次再把同一年度内的档案按内部核算单位分开;第三,将同一核算单位的会计档案按报表、帐簿和记帐凭证等形式分开;第四,同一形式的再按不同的保管期限排列案卷。一年编一个流水号。这种方法适用于内部独立核算部门较多的单位。
    2、编目——编制案卷目录
    会计档案经过分类、系统化编号之后还要把案卷逐个登记在案卷目录上。会计档案案卷目录即是保管清册也是基本的检索工具。
(1)案卷目录的格式及著录要求
案卷目录的著录项目有8项,其著录要求是:
①案卷号:填写该卷的案卷流水号。在一本案卷目录中,案卷号不重、不漏、不空。
②类别:填写该卷的类别名称。如帐簿、凭证、其他等。
③题名:填写该卷的案卷题名。如“××单位2002年1月记帐凭证(1)”,题名的三要素要完整。
④起止年月:填写该卷档案所涉及的有效起止时间,如:会计帐簿,可注明“2002.1.15—12.26”.如果是记帐凭证,该项目还应填写该卷该月的起止凭证号,如“⑴—(25)”。
⑤页数:填写有效页数。如订本式帐簿共有100页,实际用了35页,应填写“35”页。
⑥期限:填写该卷档案的保管期限。如“永久”或“25”年等。不能出现短期、定期等含糊概念。
⑦存放地点:填写该卷档案存放地点。如“3库房15柜”。
⑧备注:填写该卷档案需要说明的事项。
(2)编制案卷目录的注意事项
① 首先在确定和实施了档案的实体分类、排列、编号的前提下完成,由会计部门编制。
② 案卷目录著录项目齐全,字迹清晰。
③案卷目录应一式三套。会计部门一套,档案部门一套,会计档案一套。
    三、会计档案的移交、鉴定、销毁
(一)会计档案的移交工作
    1、会计部门向本单位档案室移交。
    2、立档单位向档案馆正常移交。
    3、撤销、重组、破产等单位的会计档案的移交。《会计档案管理办法》第13条、14、15、16条分别规定了不同现状单位会计档案的归属去向,需要时可查阅并照此办理。
会计档案移交要严格按照《会计档案管理办法》执行。交接双方要办理交接手续。移交单位要编制会计档案的移交清册。双方按照移交清册内容逐项交接。交接后,双方经办人应在移交清册上签名或盖章。①会计档案档案移交目录(封面);②会计档案的移交清册(会计档案案卷目录(用纸代即可);③会计档案移交说明。

(二)会计档案的鉴定工作——主要有两项:一是,价值鉴定,会计部门在组卷时,根据《会计档案保管期限表》确定案卷的保管期限。二是,对已满保管期限的案卷,进行审核,确定是继续存留,还是销毁。销毁鉴定是由档案部门提出意见并会同会计机构共同进行。
    会计档案的保管期限——会计档案管理办法明确规定:会计档案的保管期限为永久、25年、15年、10年、5年和3年六种。时间从会计年度终了后的第一天算起。
    永久的主要有年度财务报告(决算)、税收年报、财政总决算及保管清册和销毁清册等。
    25年期的主要包括现金出纳帐、银行存款帐以及税收日记帐和税收票证分类出纳帐等。
    15年期主要有各类凭证、总帐、明细帐、日记帐以及档案移交清册等。
    10年期的主要包括财政总预算、税收机关的凭证、报表等。
    5年期主要包括银行余额调节表、银行对帐单、机关、事业单位的月、季度财务报告等。
    3年期的主要有企业的月、季度财务报告等。(详细可看一下会计档案管理办法附表)
    电算化会计档案的鉴定——电算化会计档案的保管价值与手工形成的会计档案是一致的。会计软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
    鉴定时,要采取直接鉴定法进行,既要对鉴定的会计档案采取逐卷、逐册、逐张地进行。
(三)会计档案的销毁工作——依据《会计档案管理办法》规定,保管期满且无继续保存价值的会计档案,在履行以下程序后,可进行销毁工作。
1、档案部门会同会计部门提出销毁意见,编制会计档案的销毁清册。销毁清册格式如下:(10个项目内容解释一下)
2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3、档案部门和会计部门共同派人参加监销工作。销毁会计档案应到指定的造纸厂。双方监销人员在销毁前,应按照销毁清册对档案进行清点核对,销毁后应在销毁清册封面上签名盖章。
    销毁会计档案时应注意,《会计档案管理办法》第11条规定了两种情况不能销毁:
①保管期满但未结清的债权债务和涉及其他未了事项的原始凭证等不能销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止,抽出单独立卷并在会计档案销毁清册和档案保管清册中注明。
②正处在项目建设期间的会计档案,不得销毁。
    复习思考题:
    1、会计档案归档材料有哪几类?
    2、国家财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》是哪年重新修订的?其文号是多少?会计档案在会计机构保管几年期满后,向本单位档案机构移交?
    3、已满保管期限但也不能销毁的会计档案有哪些?

                          声像文件材料的归档与整理
                                             主讲人:孙华
    本讲义主要依据GB/T 11821-2002《照片档案管理规范》和《长春市声像档案管理暂行办法》的有关要求整理而成。
随着摄影、录音、录像技术的发展及其在现代社会中的广泛应用,声像文件已经成为文件材料家族的“后起之秀”,日益增多和丰富起来。因此,做好声像文件的积累、整理和归档管理工作成为档案工作者的一项重要任务。
    一、什么是声像文件
    本讲义中所指的声像文件是指以照片(银盐感光材料照片)、录音带、录像带、电脑光盘为载体,以声音和图像为主要表现形式,记录机关、团体、企业、事业单位和个人的社会实践活动,具有保存价值的文件材料。
    二、声像文件的特点
  (一)直观性。声像文件记录的是社会发展中人们活动的声音和图像,因此反映的客观事物直观形象,活灵活现。
  (二)收集、保管的特殊性。
    1、声像文件难以区别其原件与复制件,这给声像文件的收集和保管工作带来一定难度。2、声像文件是由感光材料和磁性材料等构成的,其保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系,所以更要加强声像文件的科学保护和管理。
  (三)声像文件是其他载体文件的必要补充。声像文件与纸质载体的文件往往有着密切的联系,它们相互依存、相互补充,是对历史的相互印证。
    三、声像文件的收集
  (一)做好声像文件的收集,首先要加强宣传工作,增强有关人员的档案意识,使其认识到声像文件归档与纸质文件归档同样重要。
  (二)档案部门要采取一定的措施引导与控制声像文件的流向,保证收集工作的落实。在一般单位,声像文件的主要产生渠道是宣传部门、领导部门、综合部门等,要抓住这些主要部门。
  (三)收集工作要着眼于平时。档案人员应及时将有关活动的声像文件收集归档。
    四、声像文件的归档
  (一)声像文件的归档责任
  1、声像材料的形成、整理和归档工作由摄录人员或形成部门负责。
  2、各单位档案部门或档案工作人员,应按照《长春市声像档案管理暂行办法》,负责对声像档案进行统一管理,对本单位声像文件形成部门的声像文件形成、积累、整理和归档工作负有指导的责任。档案部门要采取一定的措施引导与控制声像文件的流向,保证归档工作的落实。
  (二)声像文件的归档范围
  凡是在工作活动中形成的应该归档保存的声像文件都应及时归档。归档范围一般包括:
  1、反映本单位主要职能活动、重要历史面貌的声像文件。
 2、各级领导人和著名人物参与本单位重要公务活动形成的声像文件。
 3、本单位组织的或参加的重要的外事活动的声像文件。
 4、本单位的各种重要会议的声像文件。
 5、记录本地区、本单位重大事件、自然灾害情况的声像文件。
 6、反映本单位重点工程项目、重点科研项目、重大工作成果的声像文件。
 7、本单位或本系统的劳动模范、先进人物及其典型活动的声像文件。
 8、本单位的历届领导班子成员的照片。
 9、本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物,如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片等。
 10、本单位摄制的或反映本单位工作活动的专题录像片、影片等。
  以上只列举了大多数单位需归档的具有共性的声像文件,在一个具体单位,应视实际情况,对归档范围做必要调整。
(三)声像文件的归档时间
    通过档案部门多年的实践,对声像文件总结出了“两段式归档时间”。
  1、随时归档。即工作活动结束,照片冲印加工后或录音录相磁带、光盘录制完毕后,承办部门或承办人员,就要辅以文字说明,将其及时向档案部门进行归档。
  2、部分声像文件年终归档。一些零散产生或制作过程相对较长的声像文件,可随同纸质载体文件材料一起,于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后,统一向档案部门归档。
(四)声像文件的归档要求:
  1、归档的声像文件应力求原底片、原件,尽量避免复制版或复制件。
  2、归档的声像文件要齐全完整。照片归档时,应同时有底片及文字说明。录音、录相磁带、光盘归档时,也要附有简要的文字说明。档案部门在接收磁带、光盘时,要听音看像,检查内容与文字说明是否相符、音像效果是否清晰。
  3、对归档的声像文件要进行选择和鉴别。选择出典型的有代表性的质优的归档。另外录像磁带,有的是属于承办部门摄录的素材,而需要归档的则是经过编辑的,比较完整、规范的新闻片或专题片。
   4、归档时,交接双方要认真清点并办理交接手续。
  四、声像文件的整理
  声像文件的整理应以有利于保持声像文件之间的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为原则。在一个单位内,照片、录音、录像材料应分别集中进行整理。
(一)照片文件的整理
  1、照片文件的构成归档的照片文件主要由底片、照片和文字说明三部分构成。
(1)、底片:照片在形成过程中,最初产生的是底片。摄影必须通过感光才能把景物影像反映到感光片上,留下影像潜影的感光片,再经过药物处理,使影像显露而成为具有永久性的影像负片,这就是底片。底片包括负片和反转片。
(2)、照片:负片经过印相或放大,可获得与被摄对象一致的正像,这就是照片。即通过底片洗印成照片。
(3)、文字说明:文字说明是照片的有机组成部分。照片需要有文字说明加以补充。
二者相辅相成,互不可缺,是密不可分的整体。每一张底片和照片都要有文字说明。
  2、照片文件的分类编号
(1)底片的整理方法
①底片的分类
底片按保管期限分类,即在一个全宗内,把底片按保管期限分开后,再按照一定顺序编张号。
②底片的编号
底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下:
全宗号—保管期限代码—张号
③底片号的登录
底片号宜用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时,前段可不写),不得影响画面;也可采用其它方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处,不得污染胶片。
底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。比如都按时间顺序或其它某一顺序。
④底片袋的标注
底片放入底片袋内保管,一张一袋。
应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片,应在底片袋的左上方标明“F”字样。对于拷贝底片,应在底片袋左上方标明“K”字样。
⑤底片的入册
应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。底片册一般由297mmx210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页的插袋上应标明相同的底片号。底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。
(2)、照片的整理方法
①照片的分类
照片应在全宗内按保管期限—问题进行分类。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方法应保持前后一致,不能随意变动。
②照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成,照片号有两种格式:
格式一:全宗号—保管期限代码—册号-张号
例:13-1(或Y)—4—56
格式二:全宗号—保管期限代码—张号
例:13—1(或Y)—56
全宗号、保管期限代码的含义与底片同。
册号:在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。
张号:格式(1)中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式(2)中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。
③照片的入册
照片一般由297mmx210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜,有活动页式和定页式两种(目前我市一般单位用的是定页式)。
应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上,组成照片册。
④大幅照片的放置
对于照片册放置不下的大幅照片,可将其放入专用的档案袋或档案盒中,按照片号顺序排列。如竖直放置。应首先将照片固定在专用的纸板上,再放入袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。
⑤照片说明的编写方法和要求
照片的说明包括符号说明和文字说明两部分。
A、单张照片说明的填写
a、说明的格式:说明的采用横写格式,分段书写。其格式如下:
题名:
照片号:
底片号:
参见号:
时间:
摄影者:
文字说明:
b、说明的内容:
题名:应简明、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
照片号、底片号:按要求填写。
参见号:是指与本张照片有密切联系的其它载体档案的档号。其格式如下:
(相关档案种类) 档号
例:(文书档案) 13-2-18
(科技档案) G-J-21
照片档案由档案室移交至档案馆后,应对其参见号进行核对,对与实际情况不符的应及时调整。
照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。例:1953年3月2日写作19530302
摄影者一般填写个人,必要时可加写单位。
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。其它需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。
密级应按GB/T7156(文献保密等级代码)所规定的字符在照片周围选一固定空白处,使用印章亦可。
c、说明的位置
单张照片的说明,可根据照片固定的位置,在照片的右侧、左侧或正下方书写。
d、大幅照片的说明
大幅照片的说明可另纸书写,与照片一同保存。一组密切联系的照片中的大幅照片,应随该组照片一同在册内编号,填写单张照片说明,并注明其存放地址。
B、组合照片说明的填写
a、一组联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。
b、组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其它需要说明的事项。
c、应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号的数量。
d、同组中每一张照片中均应在单张说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按符号按组依次采用“①”“②”“③”……同组中的照片其组联符号相同。组联符号不宜越册。
e、组合照片说明可放在本组第一张照片的上方,也可放在本册所有照片之前。
照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。
(二)录音、录像文件的整理
  1、录音、录像文件的分类
对于录音、录像文件如何分类,要根据实际情况而定。如果数量较多,可根据其内容或专题进行分类,还可根据磁带的不同规格形式等具体分类。对于数量不多且内容比较单一的单位,不用具体分类。
  2、录音、录像文件的编号
录音、录像文件是以盘或盒为保管单位的,编号按接收归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。
格式如下:全宗号-类别代号—顺序号。例:1-音—35,表示1号全宗内录音档案第35盒。编号要标注在两个位置:一是磁带、光盘本身的标签上;二是外盒的标签上,内外要相符,书写清楚。
  3、录音、录像文件文字材料的编写
录音录像文件在录制或制作完成后应作必要的登记并辅以文字材料。文字材料是指反映磁带、光盘内容的文字稿、解说词等。其项目主要有:记录磁带、光盘的形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员、检查人员等。在进行整理时可参考登记的内容,填写标签,放入录音、录像档案的盒内,以便于查阅、使用。
  五、声像档案的编目
声像文件经过归档整理后转化为声像档案。对声像档案进行科学编目是对声像档案进行科学管理的重要基础工作。
(一)照片档案目录的编制
照片档案目录主要有册内目录、基本目录等。
  1、基本目录
照片档案基本目录的必备项目是:照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注,可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。    
  2、册内目录
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是:照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。    
(对照片档案管理部分的详细规定可参见国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》)
(二)录音录像档案的编目
对整理后的录音录像档案要分别编制目录,以利于保管和利用。       
编目时需注意:
  1、以一个光盘、磁带或一盒光盘、磁带、为一个保管单位,著录一个条目。
  2、参见号是指纸质载体档案的档号。如文1-2-65,表示文书档案的1号全宗2号目录第65号卷的内容是该声像档案相对应的文字材料。
  3、如一项内容的摄录是由多个或多盒光盘、磁带录制而成的,就要在题名后注明光盘、磁带或盒的顺序号。
  4、节目时间是指该内容的录音或录像的时间。
   复习思考题:
   1、简答声像文件归档责任。
   2、简答声像文件归档范围。
   3、简答声像文件归档时间。

                                电子文件归档与整理
                                           主讲人:王彤
                 国标《电子文件归档与管理规范》(GB/18894--2002)
    一、电子文件的概念及其特性
    1、电子文件。电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
    2、电子公文:是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统——配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
    3、归档电子文件  :指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
    4、电子档案。电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
    5、电子文件的特性。电子文件的特性主要体现在以下几个方面:
(1)电子文件的数字化的信息形态。电子文件是在计算机系统中产生和处理的,其信息形态是数字化的。人们在电子计算机显示屏或在打印纸上所看到的由文字、图形等构成的文件形态,是电子文件的一种输出形式。在计算机系统内,无论是运算、存储还是传输等处理,电子文件都是以数字编码形式存在的。在计算机多媒体技术的支持下,包括声音、音像等多种形态的电子文件,也都是二进制的数字编码,只是在输入和输出时,才有其各自的特殊形式。
(2)电子文件对设备及标准的依赖性。电子文件从形成、传输、存储到读取都是通过电子计算机系统实现的,它与计算机各种设备有着密不可分的关系。可以说电子计算机是电子文件产生、处理的前提和基础,这就决定了电子文件对设备的依赖性。
(3)电子文件载体的非直读性。存储在载体上的电子文件,在制作时是把可识别的文字、图形等信息输入到计算机系统转换成二进制数字编码来表示的。因此,它不能直接读出其内容,必须有相应的计算机系统将载体上的编码序列取出,并转换成人们能够识别的形式,输出到显示屏或打印纸上。
(4)电子文件的信息与载体相分离性。纸质文件的内容与载体是不可分离的,而电子文件的内容存储位置不是固定的,它可从一个载体转换到另一载体,其信息内容不变。同一内容的电子文件可复制到软盘上,也可以把它刻录在光盘上,还可以通过网络系统远程传输。
(5)电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性。电子文件的物理结构与逻辑结构不同于纸质文件,它是不一致的。电子文件在传载体转换等处理过程中,其物理结构经常发生变化,而逻辑结构却不变。这就决定了它的物理结构与逻辑结构之间的关系要远比纸质文件复杂。
(6)电子文件对元数据的依赖性。元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。纸质文件的元数据往往直接体现在它的形态上,如印好的文件,纸上的文字、图形一目了然。而电子文件的元数据必须特意附在文件中,否则将无法恢复电子文件的原貌。
(7)电子文件的信息共享性及不安全性。对于一份纸质文件来说,通常只能让接触到它的人阅读,受一定的时空限制。电子文件则不受此限,如果不是特意采取措施,则可在网络的任何终端上都可读取存在于网络某一个存储器上的电子文件。真正摆脱了时空制约,实现信息共享。同时,由于网络的庞大复杂、社会的宽容使黑客们胆大妄为,给网络系统安全带来极大的危害。
(8)电子文件的高保真性。电子文件的复制采用的是数字化信息处理,完全可以做到复制的电子文件与原来的电子文件没有区别。不会出现纸质文件复制或缩微品拷贝时出现清晰度下降、信息丢失等问题。
(9)电子文件信息的易更改性。电子文件在形成过程中或做其他处理时的突出优点就是增加、删、改很方便,且改后不留痕迹。
    二、电子文件归档责任
    1、业务部门归档责任。本单位业务部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记,确保其真实性、完整性、可靠性、有效性和安全性,并向档案部门按时移交。
    2、档案部门归档责任。本单位档案部门负责电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,做好归档电子文件的整理、保管与利用。
    三、电子文件归档范围
    凡记述和反映本单位公务活动。具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属归档范围。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
    元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
    电子文件的信息类型包括:1、文本文件;2、图像文件;3、图形文件;4、影像文件;5、声音文件;6、多媒体文件;7、计算机程序;8、数据文件。电子文件的归档可分两进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,之后定期完成物理归档。归档时应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
    逻辑归档——将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门,在归档工作中,存储格式和位置暂保持不变。
    物理归档——指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
    四、电子文件归档时间
    逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。电子文件归档一般在年度或任务完成后进行归档。
    五、电子文件归档要求
    1、电子文件归档要求。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
    2、电子文件归档格式。各类电子文件的内容信息,无论以何种方式归档,其管理格式和数据结构等一定要符合相关标准和规定要求,以防将来有读取不出的情况发生。面对众多的立档单位,档案管理部门不可能为接收的每一份电子档案配置一套设备,从电子档案管理和开发利用考虑,要对归档单位提出统一的归档要求。国标《电子文件归档与管理规范》(GB/18894--2002)中推荐的格式有:《电子文件登记表(首页、续页)》、《归档电子文件移交、接收检验登记表》、《归档电子文件登记表(首页、续页)》、《归档电子文件管理登记表》和《归档电子文件迁移登记表》。
长春市档案局以长档[2003]10号文印发的《文书档案目录数据交换格式》、《档案利用登记数据格式》、《档案收进移出登记数据格式》三个标准,也是针对部分归档电子文件格式做出的规定。
    3、电子文件归档整理。归档电子文件,应按本单位档案分类方案进行分类、排列与编号,一个归档年度的电子文件应集中拷贝至一盘或多盘载体中,几个归档年度的电子文件不应存储在同一盘载体中。
    4、电子文件归档审核。归档时,档案部门除应对其鉴定外,还应将其背景信息、元数据、应用程序等一并归档,以确保归档电子文件的完整性、有效性和安全。
    5、电子文件归档份数。归档电子文件应定期制作电子文件的备份。把带有归档标识的电子文件集中,拷贝到耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存,并分别用ABC符号表示套别。对于加密电子文件,则应实施解密后再制作拷贝。
    6、电子文件归档手续。移交归档电子文件,无论是用存储载体传递还是用计算机网络系统传递,都要办理交接手续。档案部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式2 份,一份交电子文件形成单位,一份由档案部门自存。
    复习思考题:
    1、什么是电子文件?什么是电子档案?
    2、简答电子文件的特性。
    3、简答电子文件归档责任和归档范围。
    4、什么是逻辑归档?什么是物理归档?

     机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
                                      主讲人:虞  翔
    一、《规定》产生的背景和意义
新中国成立以来,在划分机关文件材料归档范围和档案保管期限工作方面,迄今为止,经历了五次较大的改革。
第一次是1956年、1957年国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》;
第二次是1964年发布了《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案),将党政机关档案保管期限表合二为一;
第三次是1983年国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》;(这是国家首次对不归档的文件材料做出了明确规定)
第四次是1987年国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》;
两个业务文件,在近20年的实践和应用过程中,对规范机关档案工作,正确界定机关文件材料归档范围,准确判定档案价值起到了积极的引导和促进作用。但随着我国改革开放不断深入、档案工作理论与实践的发展以及办公自动化的日益普及,两个业务文件难以完全适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要,尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来了一系列影响。因此,又有了第五次的改革。
第五次《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
《规定》发布施行的意义:
代表了机关文件材料归档范围和档案保管期限改革的发展方向,是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出的重要一步,标志着我国档案法制化建设取得了又一新的成果。
    二、《规定》的主要特点
(一)将1987年两个业务文件合成一个文件,并上升为行政规章。进一步提高了《规定》的法规效力和法律地位,反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限的高度重视。
(二)改革了文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”和“定期”两种,定期中再实行标时制,分为30年、10年。
(三)突出了立档单位的主体地位,在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面强调了“以我为主”的思想。将本单位形成的文件材料和制发的公文作为归档的重点,最大限度地解决了文件材料重复归档问题。
(四)细化了档案保管期限表的条款,充实了一些新领域内容的文件材料。《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项,与1987年的规定63项相比,增加了21项,并适当调整了一些档案的保管期限。增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。
(五)明确了电子文件归档管理工作,并对应归档电子文件的原数据、背景信息等归档管理提出了具体要求。通过对电子文件归档时的组成要件提出特殊要求,以确保电子档案的长期有效性、可读性。
(六)加大了行政管理力度。《规定》在加强保管期限表编制的领导工作上,发生了根本的变化,即将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”。《规定》第十二条明确了机关文件材料归档范围和档案保管期限表的审批制度,强化了各级档案行政管理部门对机关文件归档与进馆的监督指导力度。
    三、关于归档范围的确定
(一)要明确“机关文件材料”的基本含义。本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。按照这一表述,机关应归档的文件材料,从种类上看,既包括传统意义上的文书档案,也包括人事、基建、会计及其他专门文件材料;从介质上看,既包括纸质载体的文件材料,也包括非纸质的其他载体形态的文件材料;从内容上看,既包括职能工作活动形成的文件材料,也包括各项管理工作活动形成的文件材料;从来源上看,既包括本单位自主工作活动形成的文件材料,也包括承办、协办、批办工作活动中形成的上级文件材料、平行机关文件材料、下级机关文件材料。
(二)要把握好确定文件材料归档范围的基本原则。一是要坚持“以我为主”的基本思想,保证归档文件材料的内容能够真实地再现本机关的历史轨迹,客观地反映本机关的职能工作和管理活动。二是要正确分析文件材料内容的现实作用和历史作用,客观地分析文件材料内容本身所具有的留存价值,准确地界定其是否应该归档保存。三是要了解和掌握本单位文件材料形成的方式方法,从而确定本单位应归档文件材料的载体形态。
(三)要深入本机关各职能部门,做好调查研究。要详细了解和掌握各业务部门的职责范围,通过正确分析和界定业务部门文件材料的归档范围,解决对业务档案与专门档案概念上的认识误区,将各业务部门在履行职能工作过程中产生的业务文件材料划入归档范围。如:行政审批文件材料、备案材料、专项工作调研材料。同时,还要研究和分析围绕基本职能活动进行的其他活动所形成的文件材料,如:党务工作活动、行政管理工作活动、人事劳资工作活动等等,进而确定其归档范围。
(四)要明确机关文件材料不归档的范围。《规定》在对机关文件材料归档范围做出原则界定的同时,对不归档范围做出了明确界定。因此,只要不属于《规定》所明确界定的不应归档的文件材料,并具有查考利用价值,均应纳入归档范围之中。
    四、关于文书档案保管期限的划分
新的文书档案保管期限表与1987年的文书档案保管期限表相对比,在“以我为主”的思想指导下,有了以下四个方面的对比变化:
(一)新表依照文件材料的来源设立条款,使条款内容的针对性更加清晰,更加便于档案人员依照该表划定文件材料的保管期限。
(二)新表对“本机关业务文件材料”和“本机关事务管理文件材料”进行了细化,增设了行政执法、行政审批、产权关系、资产管理、合同管理、个人权益等条款。
(三)新表在17个方面对文书档案保管期限的划分进行了调整。如:人事任免文件材料,不再区分级别,统一划定为永久;先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,调整为以县级(含)为界线,受县级(含)以上表彰、奖励的划定为永久,受县级以下表彰、奖励的为30年;上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料调整为10年保存等等。
(四)对定期档案采用标时法,明确了30年或10年的具体保存年限,更方便档案馆、室对到期的定期档案及时进行鉴定处置。
五、关于《文件材料归档范围和保管期限表》的编制和报批
《规定》第十二条规定:“各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。”因此,各单位在贯彻执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的过程中,首先要编制出本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,并经档案行政管理部门批准后施行。其内容主要由四个部分构成:一是机构(或问题)栏,依照本机关内设机构的设置或档案内容所反映的问题,设置栏目名称,便于齐全、完整、准确地划定本机关文件材料的归档范围;二是序号栏,为同一机构(或问题)内应归档文件材料的排列顺序;三是归档范围栏,是依照《规定》所确定的本机构(或问题)应归档文件材料的条款名称,归档范围条款名称的拟定,应力求简洁,具有专指性;四是保管期限栏,为同一归档范围的条款,依照《规定》所划分的保管期限。(参见附表)
编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》方法和步骤主要有以下内容:
一是要进行深入细致的学习,了解和掌握《规定》的精神实质,把握每一条款的基本内涵;要对本单位各职能活动的有关规章、制度等进行学习,了解和掌握本单位“三定方案”所确定的基本职能,根据各职能工作活动的规律和要求,掌握文件材料产生和运转的基本方法和特点。
二是要深入本单位各职能部门搞好调查研究,依据本机关“三定方案”中所确定的法定职能和历年文件材料形成的特点,积极与机关内各部门共同确定其履行本部门职能过程中产生文件材料的种类和范围。
三是编制初稿,征求意见。档案工作人员在学习和调查研究的基础上,编制出本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,并征求本单位各职能部门和有关人员意见,使其更加完善和可行。
四是审查批准。各机关编制完成的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,首先要经本单位办公部门和主要领导审查,确认可行后,填写《长春市档案行政审批(许可、非行政许可)申请表》一式两份,报长春市档案局履行行政审批手续。

    复习思考题:
    1、如何理解机关文件材料的含义?
    2、如何编制本机关的《文件材料归档范围和保管期限表》?

                     档案保管与保护
                           主讲人:刁艳梅
    由于自然的和人为的各种原因,档案总是处于渐变的自毁过程之中,甚至可能遭到突变的破坏。例如,纸张变质、字迹褪色,或遭受火灾、水灾等等。档案工作的实践向我们提出了一个很尖锐的问题:一方面要求我们把档案长期地保存下去,为维护党和国家的历史真实面貌服务;另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题,必须加强档案的保管与保护工作。确保档案安全是档案工作永恒的主题,这无论是对于现在还是将来的事业,都是一件百年大计的工作。
档案保管与保护是为了最大限度地延长档案的寿命。这就要求我们了解和掌握影响档案寿命的原因和规律,采取有效的技术措施和方法,最大限度地消除各种可能影响档案寿命的不利因素,从而把档案损毁率降低和控制在最小的范围之内。本章共设三节内容:第一节档案保管与保护概述;第二节档案保管的物质条件;第三节档案保管与保护的措施。
    第一节  档案保管与保护概述
    一、档案保管与保护的含义
    1、档案保管、档案保护的概念
档案的保管,是指维护档案完整与安全的活动。
档案的保护,是指防止档案受损,延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
    2、档案保管、档案保护工作的内容
档案保管工作的内容主要有二个方面:一是档案的库房管理(含档案装具)。即对库房内档案科学管理的日常工作(包括档案库房与装具编号的合理布置、案卷的合理排放、温湿度的控制与调节,防止各种因素损坏档案而采取的防护措施,档案的安全检查、保卫等);二是档案保管的措施。包括流动过程中的保护,即档案在各个管理环节中的一般的安全防护(了解档案制成材料的损坏原因,从而避免内部、外部环境对档案造成损坏);还包括保管档案的技术措施(如改善档案保管条件,去除档案制成材料中不利于耐久性的因素,利用修复、复制技术保护档案原件)。
档案保护工作的内容主要有二个方面:一是“防”,主要指预防;二是“治”,主要指治理。
    二、档案安全保护的原则
    1995年12月17日公布的《长春市档案安全保护条例》第四条规定:档案安全保护应当遵循“以防为主,防治结合”的原则。这是用法律形式确定下来的档案安全保护工作的基本原则,是指导我们做好档案安全保护工作的准则。
    1、以防为主,就是把“防”放到主导位置,要预防档案文件的损坏。损坏问题既有人为的因素,也有自然的因素。比如,防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等。这些问题解决了,就可以有效地防止档案文件的损坏。
    2、防治结合,就是强调对“治”不能有丝毫的疏忽、麻痹。档案损坏之后,我们要研究如何进行处治的问题。比如,追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任等。抓好“治”,对“防”也有促进作用,防治之间具有相互促进、相辅相成的关系。
    三、档案安全保护机构及职责
    《长春市档案安全保护条例》规定了各级档案局、各类档案馆、各单位、档案管理人员的基本职责。
    1、市、县(市)、区档案局是档案安全保护工作的行政主管部门,对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案安全保护工作实行监督和指导。
    2、市、县(市)、区各类档案馆,负责所保管档案的安全保护工作。
    3、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案机构或者档案管理人员,负责本单位档案的安全保护工作,并且对所属单位档案安全保护工作进行监督和指导。
    4、档案管理人员应当掌握档案安全保护知识,认真履行职责,依法做好档案安全保护工作。
    四、档案保管与保护工作的任务
  (一)档案损毁的原因:
    主要有两个方面,一个是社会原因,一个是自然原因,或者说一个是人为因素,另一个是自然因素。
人为因素的损毁,主要表现在三方面:一是政治原因对档案的损毁,主要是由于政治斗争及其他各种原因,对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。比如“文革”期间,搞乱了文书立卷归档制度,破坏了档案的完整,使保存的档案散乱不全。二是档案工作人员的原因,主要是由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员疏忽大意,或玩忽职守,或不遵守规章,以及缺乏科学知识等导致的管理或使用不善造成的档案丢失、损毁。作为档案人员在工作中要严格把好档案利用安全关,既要保证档案实体不丢失,不损坏,又要保证未开放的档案信息不失密、不泄密。确保档案安全是档案工作永恒的主题。三是在档案管理和利用过程中,难以避免发生的档案老化。
档案损毁的另一个原因是“自然因素”。自然因素的损毁,主要表现在两个方面:一是内在的因素,即档案本身制成材料,如纸张、胶片、磁带等载体材料和字迹材料及其他附着材料,这些因素的变化会直接影响档案的寿命。二是外在的因素,即档案所处的环境和保管档案的条件,如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素对档案的破坏。我们了解了档案损毁的原因,有利于有的放矢地保管和保护档案。
 (二)档案保管工作的任务
    1、建立和维护档案的存放秩序。档案馆(室)收集来的大量档案,需要按照一定的次序排列和存放于库房之中,使之在库房内形成一定秩序。档案入库后,由于利用者查阅、档案编研、库房调整等原因,档案经常被抽调、移动。档案的排列有序,是保证档案完整与安全,利用存取迅速便捷的基本条件,因此必须建立科学合理的存放秩序,并使这一秩序得到维护(这项内容实际上和库房管理有关,包括档案库房与装具编号的合理布置;案卷的合理排放;编制档案存放地点索引等等)。
    2、防止档案的损坏。了解和掌握档案损坏的原因和规律,通过日常的具体工作,采取专门的技术措施和方法,最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响,从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小的范围之内。
《档案法实施办法》第十五条要求,各级国家档案馆配置安全保存档案的专门库房,并配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。如我们平时采取的一些技术性措施,温湿度的控制与调节,防光、防潮、防尘、防火、防有害气体等都属于防止档案损坏而采取的专门措施。
    3、维护档案的完整与安全。人们要针对一切可能损毁档案的自然的、人为的不利因素而采取预防或保护措施。经常开展的档案安全检查,加强档案的保卫、保密工作等都是有关维护档案完整与安全的措施。《档案法》第十三条要求,各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构要配置必要的设施,确保档案的安全。
  (三)档案保护工作的任务
采取专门的技术措施,对已损坏的档案进行修复、复制,最大限度地减少档案的损失,延长档案的寿命。这些措施就包括我们熟知的档案修裱技术、静电复印技术和缩微摄影技术等。但是以上几项措施较多地应用在档案馆工作方面,对基层档案室来说,档案保管工作的任务更重要一些。
    五、档案保管与保护工作的要求
  (一)档案保管工作的要求
    1、账物相符。档案馆(室)所藏档案材料实体与档案材料的目录要相吻合,二者都要完整无缺,档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续,做到增减有据,数字准确,确保档案不丢失。账物相符也是从安全保护角度对档案保管提出的要求。
    2、突出重点,兼顾一般。对档案馆(室)永久保存的档案,以及重要立档单位的档案给予重要保管,使其处于最安全、最保险的环境之中。
    3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关系,处理好“管”和“用”的关系。这里“管”和“用”的关系就是指保管和利用的关系。档案是档案工作的具体物质对象,保存保管好档案,是开展档案工作最起码、最基本的前提,否则其他业务环节便无从谈起。档案保管工作也不是单纯为保管而保管,其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。如果片面强调保护档案,不顾提供利用的方便,档案保管工作就失去了意义;同样,如果只迁就一时提供利用的方便,损毁了档案,最终也将导致提供利用的影响。可见,档案的保管与便于提供利用基本上是一致的。但有时也会矛盾,这种矛盾就是长远利用和当前利用在档案保管工作中的反映。
  (二)档案保护工作的要求
    1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求,确保其安全,延长其寿命。如底图、蓝图、照片、缩微胶片、磁性材料和一般纸质材料的档案,对保管条件的要求不同,了解其不同的要求,采取相应措施,才能确保档案安全。
《长春市档案安全保护条例》第二十六条规定:“保存录音带、录像带的库房,应当按照国家规定的标准避开强磁场。录音带、录像带应当定期检查,并且采取措施,防止磁记录损失。”作为省人大通过的地方性档案法规,它具有强制性,这就要求我们在工作中必须去遵守。
    2、以防为主,防治结合。采取有效措施,预防档案损毁,一旦档案受损,要及时进行妥善治理。“防”即预防档案的损坏,它是档案保管的主导方面,对于档案来说,无病先防才是积极主动治本的办法。“治”就是档案损毁之后,要及时妥善地处理。
    第二节  档案保管的物质条件
    档案保管工作要有一定的物质条件,如档案库房、档案装具都是保管档案的基本物质条件。
    一、档案库房
    档案因其具有特殊价值,要求我们对其进行长期有甚至是永久的保存。档案库房是保存档案的重要基地,是保管档案最基本的物质条件。因此,我们应当依据档案法规,配置适宜安全保存档案的专门库房。
  《长春市档案安全保护条例》第十五条规定:“市、县、区各类档案馆,机关、团体、企事业单位和其他社会组织,应当设立符合要求的档案库房保管档案,保证档案安全。档案库房不得靠近污染源和存有易燃易爆物品的场所。”
    二、档案装具
    档案装具是用来存放和保护档案的基本设备,也是档案馆(室)必备保管档案的物质条件之一。根据档案保护的需要,对档案装具最基本的要求是,耐久坚固、经济适用、外形美观,方便管理,并有利防光、防尘、防虫、防霉,能充分利用库房面积,提高库容量。目前,我国档案部门使用较多的档案装具有三种:档案架、档案柜、档案盒。
    1、档案架。档案架可分为固定式档案架和活动式档案架。密集架是在档案架上装了轨道,使多列密集排列成一体的档案装具。它的优点是占地面积小,容量大,但造价高,负荷集中。
    2、档案柜(箱)。档案柜(箱)是目前使用较多的一种装具。《长春市档案安全保护条例》第十六条规定:档案库房必须具备金属柜架。金属档案柜的优点是坚固耐用,有利于防光、防火、防尘、防虫,但防潮隔热性能较差。
    3、档案盒。档案盒有利于防光、防尘、防污染,减少机械磨损,而且整齐美观。档案盒的制作应当符合国家标准。
    第三节  档案保管与保护的措施
    一、档案库房的技术管理
(一)温湿度控制(防潮)
   1、库房不适宜的温湿度对档案制成材料的影响
高温:①库房温度过高,温度25℃以上使纸张变硬变脆,会使字迹材料及声像档案的影像分解,也会使耐热性差的复写纸、圆珠笔等字迹发生油渗扩散现象;还会促进氧气和其他有害气体对银影像的破坏而造成微斑。②库房温度过高,会使档案有害生物的生长与繁殖。③库房温度过高,会加快档案纸张材料中各种有害化学杂质对纸张纤维的破坏作用。控制库房温度过高的措施,可用空调设备来降温。
潮湿:①库房湿度70%以上,会加速档案纸张材料纤维素的水解。空气中的水分与空气中的酸会使纸张中的纤维素水解,使纸张的强度下降。②库房潮湿,会使耐久性较差的纯蓝墨水、红墨水等字迹褪色。③库房潮湿,有利于档案有害生物的生长繁殖。水分是微生物生命要素之一,其所需要的水分主要来源于档案纸张的水分,而档案纸张的水分又受库房温度的影响。④库房潮湿还会加快空气中有害气体、灰尘等对档案制成材料的损毁作用。控制库房潮湿,可用去湿机。
低温:库房温度低,温度0℃以下使纸张强度下降,纸张颜色变黄,会减缓档案制成材料因不利因素引起的各种化学反应的速度,且不易发霉生虫。但不是说库房温度越低越好,如果温度过低,而使水分结冰,也会破坏纸张的耐久性。
低湿:湿度30%以下,即库房太干燥,会使纸张中纤维变硬、变脆,强度下降,也不利于档案纸张材料的耐久性。
   2、库房内的温度应当控制在14℃-24℃;相对湿度应当控制在45%-60%。保存母片的胶片库房温度应当控制在13-15℃,相对湿度应当控制在35%-45%。
   3、库房内温湿度应当定时测记。当温湿度高于或者低于规定标准时,就应当采取措施予以调节。
   4、新建库房竣工后,应经6-12个月干燥方可将档案入库。
(二)虫霉防治与除尘(防鼠、防虫)
   1、库房应当有防虫、防鼠措施,放置驱虫灭鼠药物,并且按照要求定期更换。如防鼠,库房门与地面的缝隙不应大于5mm,且宜采用金属门或下缘包铁皮的木门。
   2、库房应当保持清洁、定期进行除尘,并根据实际情况采取相应的防尘措施。灰尘的危害主要是磨损纸张并使纸张老化。
   3、各档案馆应设消毒箱,新接收进馆的档案经消毒、除尘后方能入库。
(三)防火与防盗
   1、档案库区必须配备适合档案用的消防器材,并按设备要求定期检查、更换,库房内严禁吸烟。
   2、安全使用电器设备,定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。
   3、档案库房宜安装火警及防盗报警装置,并有切实可行的防盗措施。
(四)照明管理(防光)
   1、档案库房宜选用白炽灯照明光源。
   2、档案库房不宜采用自然光源,有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。
   3、档案在任何情况下均应避免阳光直射。其危害纸张颜色变黄变脆。如减少复印次数,避免档案原件损伤严重。
   4、使用档案柜、箱、袋等保存档案均能在一定程度上起到避光作用。
   二、档案库房的排架管理
   1、档案库房的编号。档案库房编号方法一般有两种:一种是为所有的库房编一个总的顺序号,这种方法适用于库房较少的档案馆(室);另一种是根据库房所在的方位及库房建筑的特征进行分区编号,如“南一楼”、“北二楼”等。
   2、档案柜(架)的排列和编号。档案装具应排列有序,统一编号。不同规格、不同式样的装具应分别排列,尽量做到整齐一致。库内的档案柜架从门口开始从左到右流水编号;一个档案装具内的上下层也要由上而下依次编号,号码一般采用阿拉伯数字。《长春市档案安全保护条例》第二十条规定:“库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离;每行柜架之间应当留有通道,其间距应当保持60厘米以上(密集架除外)。柜架摆放应当成行地垂直于有窗的墙面。
   3、档案在装具中的存放方式。档案在装具中的存放方式有竖放和横放两种。目前,各档案机构采用竖放方式居多;横放是为了增加盒内文件与档案盒的接触面,避免文件竖放时头重脚轻而发生弯曲折损。从长远考虑,档案盒横放比竖放更有有利于保护档案。
   4、档案存放位置索引。它是档案库房管理的一种指明档案存放位置,能够迅速准确地取放档案的检索工具。档案存放位置索引可分为两种:一种是指明档案的存放位置,即以全宗及其各类档案为单位,指出它们的存放处所。另一种是指明各档案库房保存档案情况的,即以档案库房和档案柜为单位,指出它们保存的是什么档案。其形式可以是表格式的,也可以是示意图。
   三、档案和人员出入库管理
   1、档案出入库房要严格进行登记。包括档案接收入库、移出、销毁,以及日常借出、归还等,都要进行登记。
   2、非本档案室(馆)人员严禁进入库房。
   四、全宗卷编制与管理
   1、全宗卷的概念。全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的文件材料专卷。
   2、全宗卷编制原则。全宗卷编制原则有三点:一是档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷;二是全宗卷内的各种文件材料应做到准确、齐全、规范;三是全宗卷内的文件材料,应按照其固有的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。
   3、全宗卷的主要内容
①档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。
②档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
③档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
④档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。
⑤档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
⑥档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
⑦档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
   4、全宗卷的整理要求
①全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹中,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理、组卷,数量较多的可设分卷。
②整理、组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
③卷内文件材料按问题——时间进行系统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。
④卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号,装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。
   5、全宗卷的管理
①档案馆形成的全宗卷集中保管,按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时,可分装数盒,形成若干分卷,并在全宗号后加短横和分卷序号,如50-1,50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。
②馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的,可按部类分别排序,编制全宗卷目录,相对集中保管。
③档案室和馆藏全宗极少的档案馆,其形成的全宗卷,可置于每个全宗排列的卷首。
④全宗向档案馆或向有关单位移交时,其全宗卷亦随同移交。
   五、档案的安全检查
   定期和不定期地对档案保管情况进行检查,是库房管理工作中的一项重要工作。检查能够发现工作中的问题以便及时得到补救,是维护档案安全与完整的一项重要措施。
   1、档案的定期检查,是按规定时间对档案保管情况进行检查,具体时间可根据本部门的实际情况而定。一般来说,在工作头绪多、库房比较分散、安全条件比较差的情况下,定期时间不宜太长,应当勤作检查。
   2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行:①库房发生火灾、水灾之后;②发现档案被盗或怀疑被盗时;③发生虫害、霉烂、水浸等现象时;④档案人员调动时。
   3、档案检查有普查、抽查和重点检查三种形式。
   4、档案检查的内容:①档案数量是否准确、有无遗失;②档案受损情况和数量,如档案有无机械磨损、人为撕破、虫蛀等情况;③档案进出、存取登记是否准确;④库房管理的各种制度的执行情况等。
   5、检查程序:①组成检查小组;②选定检查形式;③确定检查对象;④逐项实施检查,并作出记录;⑤写出检查报告;⑦对发现的问题妥善解决。
《长春市档案安全保护条例》第二十七条规定:“库藏档案应当每年进行一次全面检查,并且将检查情况写成书面材料存档。”档案安全检查是档案法规要求档案人员必须做,而且必须做好的一项重要工作。
   六、档案字迹的保护
   档案字迹的耐久性是决定档案寿命的重要因素之一。1993年,国家档案局对档案用书写材料做出规定,要求档案用书写材料应选:A.墨或墨计;B. 墨水:碳素墨水、蓝黑墨水;C.圆珠笔油墨:424纯蓝、322黑油墨灌注的笔芯。一般不允许用铅笔、圆珠笔、复写纸、蓝蓝墨水、红墨水等不耐久性字迹材料书写档案。
   七、电子档案的保护
   1、电子档案保管要求。(1)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。(2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。(3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。(4)环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度:35%~45%。
   2、有效性保证措施。(1)归档电子文件的形成部门和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。(2)对电子档案磁性载体每满2年,光盘每满4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
    复习思考题:
    1、简述档案安全保护的原则。
    2、简述档案库房“八防”的主要内容。
    3、档案安全检查的内容是什么?
    4、简述全宗卷的主要内容。

                        档案的利用
                        主讲人:高冠钰
    第一节  档案利用的概述
    一、档案利用的概念及其工作的含义
    1、档案利用的概念。档案利用,是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
    2、档案利用工作的含义。档案利用工作,是档案部门向用户直接提供档案,为利用者服务的工作。
    二、正确处理档案利用工作中的几个关系
    1、利用与保密的关系。在利用工作中,既要积极提供档案信息为各项工作服务,又要坚持保密原则。因此,工作中要处理好利用与保密的关系,认真审查档案内容,及时调整档案的密级,要保证国家和本单位机密的安全,逐步扩大利用范围,不妨碍档案信息的利用,更好地发挥档案的作用。
    2、利用与保护的关系。为了维护档案的完整性,并尽可能地延长档案的寿命,在利用中要保护好档案原件。但不能因片面强调档案的保护而妨碍档案的利用。档案的利用与保护是眼前利益与长远利益的关系。因此,在提供利用中不能强调保护而妨碍、阻止利用,也不能只顾利用而不注意保护档案原件。
    3、利用与基础的关系。档案的基础工作,是指围绕利用工作而进行的收集、整理、鉴定、保管等准备活动。利用工作与基础工作是相辅相成、相互制约、相互促进的辩证统一关系。所以,既不能只抓基础工作而忽视档案利用,也不能只抓利用工作而忽视基础工作。
    4、主动服务与被动服务的关系。主动服务是指利用者提出具体需求之前为他们主动提供档案信息。如档案的编研工作,是一种主动服务。被动服务是指利用者提出档案信息需求,档案部门根据这些需求提供相应的档案信息。如档案阅览服务,是一种被动服务。主动服务与被动服务都是档案部门提供利用工作中必不可少的形式,应做到主动服务与被动服务并举。
    三、档案利用的方式
    档案馆、室提供档案为利用者服务,一般是通过以下三种方式进行的:
    第一,提供利用档案原件。如让档案用户在档案馆、室查阅所需的档案原件;根据特殊需要和特殊手续,暂时将档案原件借出馆、室外使用等。
    第二,提供利用档案复制件。如制作各种形式的档案副本,代替原件在档案馆、室阅览或带出馆(室)外使用;编辑出版档案史料汇编或在报刊上公布档案以及举办档案展览等。
第三,提供利用档案信息加工品。如将利用档案编写的大事记、组织机构沿革、基础数字汇集、会议简介、专题概要、企业年鉴、图册、图集、科技成果简介等提供给用户。
  (一)提供利用档案原件
   1、档案阅览服务。档案馆(室)组织利用者在阅览室内查阅和使用档案,是档案利用工作的主要形式。阅览室是档案馆和机关、企业、事业单位专门为利用者设置的阅览档案材料的场所。设置阅览室是由档案的特点决定的。档案材料通常只有一份,有的具有机密性。因而,就档案部门的实际情况而言,它一般不宜像图书一样外借。
    借阅者在阅览室利用档案有许多优点。首先,便于保护档案的安全,不仅可以避免档案的丢失,而且能减少档案的辗转、磨损,从而延长档案的“寿命”;其次,便于及时周转,提高档案的利用率;再次,有利于维护党和国家机密的安全。
    阅览室是联系档案的保管者和利用者的纽带,是档案发挥作用的主渠道,是社会各界了解和认识档案事业的窗口,它的水平反映着档案馆、室的工作水平、思想水平。因此,做好阅览室工作十分重要。应注意以下几点:一是阅览室的设施需兼顾优质服务和严格管理两个方面。阅览室要明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便。一般应有服务台、阅览桌、布告栏等设施。阅览桌以无抽屉为宜,,以便于管理人员进行必要的监控。大的阅览室可采用电视监控系统进行监督阅览。为方便利用,应准备相关的工具书。近几年,随着生活水平的提高,阅览室在优质服务上增添了新的人性化的内容,如设置饮水处、存包处,提供必要的物质帮助。二是阅览室应建立必要的规章制度。具体有阅览室接待范围、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、查档制度等涉及查阅档案材料的具体事宜和要求的规定等。例如,长春市档案馆上墙公布的制度有:《利用档案接待工作制度》、《查档制度》、《开放档案利用制度》等;另有《检索工具使用说明》和《阅档须知》等。三是阅览室工作人员需要有良好的工作作风和扎实的业务基础。工作人员既要主动热情,急利用者之所急,帮利用者之所需,又要熟悉政策和档案法规,懂得业务,善于对外接待,同时要有认真负责的工作精神,注意提醒利用者遵守有关规定,在借出和收回档案时,仔细检查档案材料的状况,维护档案的安全与完整。四是认真做好开架阅览。对科技档案,可简化手续,进行开架阅览,其基本要求是:(1)可供阅览的是科技档案的副本;(2)开架的科技档案是非秘或低密级的;(3)提供专门的开架阅览场所;(4)便于检索和查找;(5)有资格进入开架阅览室的本单位内部人员,可在其间自由阅览。
    长春市档案馆阅览室具有较好的设施,较完备的制度,专门的接待人员,现为长春市文明窗口。
    2、档案外借服务。档案外借服务,是一种非常规的档案利用方式,必须有特殊的利用要求和履行特殊的批准程序。档案必须为定期外借,保证短期内回库。外借档案必须认真办理登记手续,清点档案数量,控制还卷时间。多年来,科技档案工作者在科技档案外借工作中,积累了宝贵的经验,既方便服务,又严格管理。
  (二)提供利用档案复制件
    1、制发档案复制本。根据档案原件制发各种复制本,是开展利用工作的一种重要方式。复制本分为副本和摘录两种。副本即放映原件的所有组成部分;摘录只放映档案原件的某些部分。复制方法通常有复印、摄影等,也可摘抄复制,但需核对与原件无异。这种利用方式可以提高档案的利用率,缓和供需矛盾,也便于保护档案原件。但也存在着不足之处:第一,利用者对复制件的作用不确定。对此,一方面要提高复制件的质量,使其接近于原件的利用效果;另一方面要通过加盖复制章、标注出处及经办人等方式加以证明和肯定其效力。第二,可能引起复制件无限复制,信息失控。可通过在利用制度中告知义务、约定复制件去向的方法加以解决。
    2、举办档案展览。档案展览是根据某种需要,按照一定主题,展示和介绍有关档案的内容和成分进行提供利用的一种服务方式。展览的内容可以是本馆(室)保存的有关本地区历史的重要文件、图片和实物;本馆(室)保存的有关某一专题和活动的重要文件材料;利用本馆(室)档案所取得社会效益与经济效益的实例、数字、图片。
举办档案展览应注意档案展览的政治性、科学性与艺术性的统一。同时,还要注意展出档案的保密与保护。
    3、印发档案目录。档案目录,是联系档案用户和档案馆、室所藏档案内容的桥梁。档案用户只有借助于一定的档案目录信息,才能顺利实现其利用的需要。档案部门印发、出版、交流档案目录,是一种有效提高馆、室档案利用率的服务方式。在机关、企业事业单位内部,档案室可以将与本单位工作、生产或科研等项活动相关的档案目录,主动印发给有关领导、业务部门,使他们能够及时地了解可以利用的档案信息情况,以便减少不必要的重复劳动,节省时间、人力和财力。
    在档案馆,也可以在了解社会利用需求的特点、发展趋势的基础上,有计划地出版、分发档案目录、索引、指南等档案信息材料,有效地帮助档案用户了解馆藏档案材料状况,引导档案用户顺利地查找档案。
(三)提供利用档案信息加工品
    1、出具档案证明。档案证明,是档案馆、室向申请询问、核查某种事实在本馆、室所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。在社会生活中,有些机关、团体或公民个人,为处理和解决问题,有时需要档案部门提供证明材料。例如,公、检、法部门在案件审理过程中需要有法定效力的证明材料,个人在确认工龄、学历、财产等方面需要证明材料。出具档案证明,是一件很严肃的工作,档案馆、室只有在档案用户的正式申请下才能进行这项工作,而且对申请的审查和证明的拟写,都必须认真对待。申请的提出不要求必须为书面方式。档案证明应根据档案的正本或可靠的副本来出具。在没有正本或可靠副本的前提下,也可利用草稿或草案来拟写。无论依据哪一种材料,都应注明其出处,即必须标明档号或资料号,还应经办人签名或盖章,以示负责。同时应注意,档案部门不是公正机关或仲裁机关,它的职责仅是对某一问题在本馆、室所藏档案中有无记载和怎样记载的情况加以证明。因此,在证明中不应加以评论和总结,只能对有关材料进行客观、如实的叙述或摘录,所证明的内容要与档案原件完全吻合。档案证明在加盖档案证明章以后,才能生效。证明章既定可以是档案材料证明专用章(通常在较大的档案馆或档案室用),也可以是档案馆、室的公章。目前最常见的档案证明是在静电复印件上加盖证明章。
    2、提供档案参考资料。提供档案参考资料是档案部门根据档案内容编写的一种信息资料。必要时,档案部门可提供这些参考资料给利用者,这样,既可以提高工作效率,又可以保护档案原件。
    3、提供咨询服务。这种服务形式是档案工作人员以档案为依据,以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础,对查询者提出的问题进行解答,或者指导利用者获得有关某一方面的档案的线索。利用工作做活以后,档案馆、室会接到各种情况的业务咨询,涉及的内容千差万别,有一般性咨询,也有专业性咨询;有事实性咨询,也有知识性咨询;有专题研究性咨询,也有信息性咨询。
    4、网上查询。档案信息上网,是档案馆、室将有关工作信息等和公开利用的档案内容上局域网、城域网、广域网(因特网),用户只要按照有关要求或程序,点击鼠标,就可以查阅所需档案、档案工作等方面的信息。
    档案信息上因特网,为慎重起见,现在大多数是档案机构在公共信息服务网络上建立网站来进行。它一般是以主页的方式提供相关的档案服务和开展档案宣传,它是档案部门联系社会公众的重要窗口。
    档案信息通过网站上网主要包括以下四个方面的内容:
    一是档案工作信息。包括国内外档案工作动态信息、档案政策法规信息、档案工作发展规划信息、档案教育与科研信息等;
    二是档案机构信息。包括档案馆、室及其管理机构的基本职能、部门设置、例行服务、联系方法等;
    三是档案资源信息。包括馆、室藏数字化档案目录信息和档案原件信息、特色档案图片资料等;
    四是档案利用服务信息。包括档案机构的服务对象、服务方式、服务内容、服务政策等。
    第二节  档案信息资源开发利用工作
    一、开发利用工作的概述
(一)档案信息资源开发利用工作的含义
档案信息资源开发利用工作,是档案工作者将本馆、室所收藏的静态的档案信息,通过各种方式和手段,开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,满足社会需要的一项档案业务工作。档案信息资源开发利用工作,也是提供利用工作的拓展和深化。
(二)开发利用工作的重要性和紧迫性
    1、开发利用工作的重要性。档案是社会政治、经济、文化等各方面活动的真实记录,是社会各界察往知来的原始凭证,是国家信息资源的重要组成部分。档案信息资源开发与利用,是党和国家对档案事业发展的基本要求,是档案事业适应时代发展的必然选择,是档案事业在新时期实现健康持续发展的必由之路。国家档案局要求各级档案部门,高度重视档案信息资源在经济发展和社会进步中的重要作用,充分认识档案信息资源开发利用工作的重要意义,坚定不移地把这项工作推向深入。
    2、开发利用工作的紧迫性。未来档案信息资源开发利用有以下几个新特点:(1)公民利用档案的意识极大增强;(2)档案利用内容与社会大环境形势联系密切;(3)档案利用内容涉及面越来越广泛;(4)声像档案、实物档案等特殊载体档案利用率越来越高;(5)档案的时效性增强,档案越来越向信息靠拢。多年来,档案信息资源开发利用工作取得了一定成绩,在国家经济发展和社会进步中日益发挥重要作用,但是面对国家各项事业对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势,档案信息资源开发利用工作依然存在一些薄弱环节,档案信息资源开发不足;档案信息资源开发利用的手段和方式比较落后;档案信息资源社会化服务水平不高;档案信息安全保障体系不够健全,特别是数字档案信息在收集、传输、发布、提供利用过程中的保存、保密、保真等安全保障工作水平还不高。
(三)开发利用工作的指导思想、基本原则和主要任务
    1、开发利用工作的指导思想。坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,坚定不移地贯彻执行党和国家关于信息资源开发利用工作的指导思想和主要原则,把档案信息资源开发利用工作纳入国家信息化建设体系,以档案信息资源管理为基础,以档案信息资源高度共享为目标,加快推进档案信息资源开发利用步伐,促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展,为全面建设小康社会提供优质服务。
    2、开发利用工作的基本原则。根据统筹协调、需求导向、创新开放、确保安全的总体要求,正确处理加快发展与保障安全、公开信息与保守秘密、开发利用与规范管理、重点突破与全面推进的关系,因地制宜,分步推进,促进档案信息资源开发利用工作协调发展。
    3、开发利用工作的主要任务。一是加大档案信息资源管理力度,全面整合各类档案信息资源,促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化;二是加强多形式多层次共享平台建设,推动服务机制创新,促进公开档案信息资源广泛利用和深度开发,推进控制使用档案信息资源在规定范围内合理使用;三是加强档案馆基础设施建设,为开放历史档案以及政府公开信息和现行文件的利用提供便利条件;四是进一步优化保障环境,建立长效发展机制,全面提升档案信息资源开发利用水平。
(四)开发利用工作的保障环境。一是加强组织协调和统筹规划。加强领导,强化对档案信息资源开发利用工作的组织协调、统筹规划和监督管理。制订档案信息资源开发利用专项规划,并将其纳入各级地方政府信息化规划。二是加强科学化规范化管理。加强对重大问题的科学研究,严格执行相关业务规章和技术规范,按照国家档案局制定发布的各项技术标准开展档案数字化、电子文件归档、数据库建设和档案网站管理等工作,确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享,把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化轨道。三是加强档案信息安全保障工作。贯彻落实国家关于加强信息安全保障工作的方针政策,提高信息化条件下档案信息安全保障能力。正确处理新形势下档案公开与保密的关系。建立健全档案数字化、网站运行、数据库管理等各项工作规章制度。采取有效措施和技术手段,保证数字档案信息管理系统运行安全、可靠。建立档案数据备份和灾难恢复机制。注意保护档案信息及信息产品的知识产权,保护国家利益,保护个人隐私。四是加强宣传教育。加强宣传教育工作,提高对新形势下档案信息资源开发利用工作的认识。采取多种形式 向社会和公众宣传和展示档案信息资源的重要作用,促进社会档案意识进一步提高。五是加大专门人才培养力度。把新形势下档案信息资源开发利用相关内容纳入档案专业教学计划,积极开展档案信息资源开发利用工作的知识与技能培训。
    二、档案信息资源的管理
    1、丰富和优化馆(室)藏。各机关、企事业单位的档案室要努力提高档案整理质量,依法按期向国家档案馆移交档案;各级国家档案馆要根据国家档案归属和流向有关规定,依法定期接收进馆范围的档案,不断丰富馆藏。要形成定期对馆藏结构进行科学分析和规划的制度,根据历史和现实需要规划档案收集范围,加强对各类有参考和凭证价值档案的收集,有重点、有计划地征集散失在境内外的珍贵档案,注意征集接收具有地方特色和部门特色、反映城乡变迁等与人民群众生活密切相关的档案信息,优化馆藏档案结构。要本着“便于保管、方便利用”的原则,对馆藏档案进行加工整理工作。做好满30年档案的划控解密及鉴定工作,建立和完善分级管理制度,充分发挥不同类型档案信息资源的功能。
    2、建立健全政府公开信息收集制度。各级国家档案馆要主动与同级政府机关联系,在有关部门配合下,建立以已公开现行文件为核心的政府公开信息收集制度和送交机制,明确政府公开信息送交的范围、内容、时间、渠道、形式、格式和手续,确保政府公开信息全面、准确、及时送交档案馆。
    3、加强电子文件归档和电子档案接收工作。各机关档案部门要根据《电子文件归档管理规范》的要求,做好电子文件收集、归档和管理工作。已产生电子公文的各级机关要尽快建立和完善电子公文归档制度,并按照《电子公文归档管理暂行办法》的要求逐步实现电子公文实时归档。尽快开展向档案馆移交电子档案试点工作,在部分地区选择国家档案馆开展网络环境下接收电子档案试点工作。组织力量深入研究电子档案形成规律和电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段,使电子档案得到科学保管和有效利用。组织力量研究开发并推广应用文档一体化的,具有接收、管理、整合、发布等功能的电子档案管理系统,利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输、信息集聚和档案发布。
    4、推进各级基础档案信息资源库建设。本着“利用优先、分步实施”的原则,有序推进传统载体档案数字化进程。优先完成文件级机读目录数据采集任务,逐步推进全文信息采集。加强档案部门内部局域网建设,开发和应用统一规范的档案信息管理系统,建立馆藏档案的规范化管理和利用平台。以中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆为核心,建设集中统一管理的国家革命历史档案资料、明清档案资料和民国档案资料信息资源库。以各省、自治区、直辖市国家档案馆为依托,分别建立本区域范围的档案信息资源库,构建统一管理、分级共享的区域档案信息中心。逐步在全国建立起区域性、多层 次、分布式、规范化的各类档案数据库群,并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享。加强规范化建设,统一数据格式和管理系统,确保信息交换通畅和便于共享。
    5、加强濒危珍贵档案抢救。抓紧对国家档案馆馆藏濒危珍贵档案的调查和抢救,完善中国档案文献遗产保护制度。选择具有国际文化价值的档案文献推荐申报《世界记忆名录》,确保珍贵档案文献得到切实抢救和利用。
    三、档案信息资源的利用
    1、不断充实档案信息服务的内容。国家档案馆要加大依法开放档案力度,完善开放制度,定期公布档案;积极开展以已公开现行文件为核心的政府公开信息利用工作。丰富利用方式,简化利用手续,扩展服务范围,改善服务条件,提高服务水平;最大限度地为公众获取政府公开信息提供便利条件。
    2、充分利用网络提供利用服务。加强档案网站建设,充分利用互联网为社会公众提供已公开档案信息、已公开现行文件及其他政府公开信息服务。国家档案局建设“中国档案信息网”,链接各省、自治区、直辖市档案网站,并以此为主干逐步形成全国性、分布式、互联互通的公开档案信息发布平台和查询利用系统。各级国家档案馆要充分利用互联网档案网站,开办档案信息查询利用窗口,提供档案网上检索利用,定期公布开放档案目录和全文信息,主动提供公益性信息服务,最大限度地实现档案信息的社会共享。
    3、构建政府内部档案信息共享平台。充分利用各级党政网,构建为各级党政机关和社会有关部门提供档案信息服务的平台。促进依法暂不开放的档案信息资源在政府内部的共享使用。以行政职能为依据,以应用需求为导向,建立党政机关非公开档案信息交换共享机制和平台。
   4、加强利用场所和设施建设。加强各级国家档案馆利用场所基础设施建设,提供公共阅览场所,配备检索查询工具,确保服务功能的充分发挥。开设展览厅(室),举办档案陈列展览,对公众进行教育。档案馆的开放档案阅览、陈列展览和政府公开信息利用场所,要设在交通便利、面向公众的区域,为公众查阅档案和获取政府公开信息提供充分便利。
    四、档案信息资源的开发
   1、推进档案信息产品专题开发和加工。着眼经济社会发展的关键环节和重要领域,开发利用档案信息资源为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务。充分利用规范化、可共享的数字档案资源,围绕党和国家工作大局和关系人民群众切身利益的重大专题,开展档案信息的深度加工和专题编研工作,建立一批直接服务大局的重要专题数据库,不断为社会提供优质的精神文化产品。
    2、加强企业档案信息资源开发。推进企业档案信息化,建立并逐步完善档案信息管理系统,密切配合生产、经营、管理对档案信息资源进行深度开发,为提高企业竞争能力和经济效益服务。
   3、重视档案信息增值服务工作。加大对档案信息内容的研究和开发力度,把档案信息内容转变为档案信息知识。一方面充分利用各级档案部门现有的编研人才,一方面积极支持社会力量对已公布档案信息内容进行研究和开发,努力提高档案信息资源开发利用的深度。
   4、促进档案信息服务业的形成。推进体制和机制创新,发挥市场机制的作用,提高档案信息资源开发利用的效率和效益。促进档案信息服务社会化,以此建立档案信息资源开发利用工作的长效发展机制。
   第三节  档案参考资料的编写
    一、档案参考资料概述
(一)档案参考资料的概念
    档案参考资料,是档案馆(室)依据一定题目,根据所存档案编辑而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。
 (二)档案参考资料的特点
    1、问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强。
    档案参考资料不同于档案原件或档案复制件,它已经改变了档案原来的形式;使利用者不必翻阅大批的档案,即可简明的得到所需要的信息。这也是参考资料的最大优点。
    2、能够直接为利用者提供有实际内容的档案材料。
    档案参考资料不同于档案检索工具,它不仅能起到一定的介绍和报道档案情况的作用,更重要的是,它可以直接提供有实际内容的档案材料,如查找大事记可直接解决相应问题。
(三)档案参考资料的种类
    在档案利用中编写的档案参考资料种类很多,名称不一,用途也较为广泛,归纳起来大致可以分为五种:大事记、(组织)机构沿革、专题介绍、基础数字汇集、档案文件汇编等。
    二、常用档案参考资料的编写
 (一)大事记
    1、大事记的概念。大事记,是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。
    2、大事记的作用。大事记可以向利用者提供某一问题的历史概况,便于人们研究史实的演变及其规律性,是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。
    3、大事记的结构。大事记一般由大事记总题名、大事时间和大事记正文(记述内容)三部分构成。                                                
(1)大事记总题名的编写。总题名即一部大事记的书名(总标题),用以提示大事记所记录和反映的对象、内容、时间等要素。其中时间项是记述事件的上下年限,可直接列入标题之中。如《长春市档案馆1973-2001年大事记》。
(2)大事时间的编写。大事时间一般要求记载准确日期,每件大事年、月、日齐备。对时间不确切的事件,应尽力进行考证。大事记条款,严格按照大事发生的先后顺序排列,先排有确切日期的大事,后排接近准确日期的大事,日期不清者附于月末,月份不清者附于年末。
(3)大事记正文(记述内容)的编写要求。①大事突出,要事不漏,小事不要;②取材真实,系统条理,简明扼要;③观点正确,一条一事,记述完整。
    4、大事记记事的主要内容范围。本单位机构调整、领导任免;本单位制定的重要制度、规划;本单位召开的重要会议和参加国家、省或上级机关的重要会议;本单位在各方面获得的重要成果和出现的重大安全事故;本单位的重点工作;上级机关的领导对本单位的重要指示等;本单位重大的外事活动;本单位其他重大事件、重要活动。
    5、大事记编写的步骤。(1)指定专人负责编写大事记;(2)熟悉和掌握所编大事记的内容范围;(3)收集材料,随时掌握动态信息,及时记载;(4)拟定大事记草稿,经本单位办公室主任及领导审核签字后定稿。
(二)机构沿革
   1、机构沿革的概念。机构沿革,是系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。                                                                                    
   2、机构沿革的内容。包括单位名称、单位成立(改为、合并、撤销)时间和文件字号、机关性质、职责范围、主管部门、编制、实有人数、单位领导人情况(职务、姓名、任免时间及文件字号)。

(三)全宗指南(全宗介绍)
    1、全宗指南的概念。全宗指南(全宗介绍),是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
    2、全宗指南体例的内容。(1)立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况,主要领导的配备,立档单位的性质、任务及主要职能活动情况,隶属关系以及全宗历史的沿革等。(2)全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。首先要介绍全宗内档案的构成及数量;其次要以档案内容或以组织机构为主线(即按全宗内档案实际分类体系)分别介绍档案情况,突出有价值的内容;第三要介绍全宗内档案的整理(分类、编目)及保管情况。档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。(3)全宗指南的辅助材料。此部分主要包括:关于利用全宗内档案材料的说明(利用方式、服务手段、利用效果);有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况(自编参考资料的种类、数量)等。
    3、全宗指南编制的规范。《全宗指南编制规范》中将全宗指南的结构分为三大部分,即第一部分为封页,包括全宗指南名称、时间(全宗内档案起止年代)、全宗号,第二部分为正文,包括全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍,第三部分为备注。
    复习思考题:
    1、什么是档案利用?
    2、简答档案利用工作中的几个关系。
    3、什么是大事记?结合实际谈谈如何写好大事记。

                   档案法制知识
                       主讲人:刁艳梅
    学习本章的目的,是使大家通过对档案工作法律概念、我国档案法规体系的构成、《档案法》的主要内容和作用及档案行政执法等方面知识的学习,使我们了解档案法律法规,进而在实际工作中增强遵守档案法律、法规和规章的自觉性,做到知法、懂法、执法、守法,将档案工作置于法律的监督之下,依法保障档案事业的全面发展,为经济建设和社会各项事业提供服务。
本章共设三节:第一节我国档案法规体系的构成;第二节《中华人民共和国档案法》的制定和主要内容;第三节档案行政执法的内容与要求。
    第一节  我国档案法规体系的构成
    一、档案法规的概念
档案法规,是指国家机关按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的档案行为规范。
    二、我国档案法规体系的构成
    档案法规体系是指以《中华人民共和国档案法》为核心,由符合《中华人民共和国立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。档案法规体系的基本框架分为四个层次。
第一层次:档案法律。是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件,包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。它包括两个部分:一是专门的档案立法,即《中华人民共和国档案法》,《档案法》是我国档案工作的一部基本法,是档案工作的根本大法,它是制定和实施各种档案行政法规、规章、条例和办法等文件的依据和基础。二是包括在其他法律中涉及档案和档案工作的内容或条款,如《刑法》》第329条第二款规定:违反《档案法》的规定,擅自出卖、转让国家所有的档案,情节严重的,处三年以下有期徒刑或者拘役。《合同法》、《会计法》、《文物保护法》、《矿产资源法》、《森林法》等法律中都有涉及到档案的内容或条款。档案法律是我国档案法规体系中的最高层次,是档案事业实现“依法治档”的重要保障。
    第二层次:档案行政法规。档案行政法规是指由国务院根据我国的宪法和法律制定的关于档案行政管理的规范性文件的总称。档案行政法规必须是由国务院制定,并由总理签署国务院令公布。包括《档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《科学技术档案工作条例》等3件。行政法规的效力高于地方性法规和规章。
    第三层次:地方性档案法规。由省、自治区、直辖市及国务院批准的较大的市的人民代表大会及其常委会根据本行政区域的具体情况和实际需要制定,由大会主席团或常务委员会发布公告予以公布。目前全国有30个省、自治区、直辖市颁布了地方性档案法规。长春、沈阳、青岛、宁波、武汉、济南、深圳等17个较大的城市也颁布了地方性档案法规。长春市有两部,1996年1月经长春市人大常委会颁布的《长春市档案安全保护条例》,它是我国第一个档案保护专项地方性档案法规;2000年12月《长春市档案征集条例》颁布,这是全国第一部关于档案征集工作的地方性档案法规。
    第四层次:档案规章。包括国务院部门档案规章和地方政府档案规章。国务院部门档案规章由国家档案局依据法定权限制定或国家档案局与国务院其它专业主管机关或部门联合制定。如2006年12月国家档案局以第8号令的形式发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。地方政府档案规章是由省、自治区、直辖市以及国务院批准的较大的市人民政府依法定权限和程序制定。包括人民政府批转的地方档案局制定的规范性文件。在我国档案法规体系中,这一层次的法规文件数量最多,是档案法规体系中的主体部分。
    第二节《中华人民共和国档案法》的制定和主要内容
    一、《档案法》的颁布及修改时间
  《档案法》是我国档案工作的一部基本法。它于1987年9月5日由第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过。1996年7月5日,第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议对《档案法》进行了修正。
    二、《档案法》的主要内容
    修正后的《档案法》共分为六章二十七条,它的核心内容是档案的保护和利用。其中包括:总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则。下面将分别予以介绍。
  (一)《档案法》第一章“总则”共五条。主要包括:
    1、明确提出了《档案法》制定的目的和法律宗旨,即“为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务”。
    2、指明了由国家管理档案财富的范围,即“对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。
    3、规定了国家机关、武装力量、政党、社团、企业事业单位和公民应承担“保护档案的义务”。
    4、强化了档案事业的地位,除加强对档案工作的领导外,还必须将档案事业的建设与发展“列入国民经济和社会发展计划”。
    5、规定了档案工作的基本原则和根本目的,即“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用”。
  (二)《档案法》第二章“档案机构及其职责”共分为四条。分别规定了国家档案行政部门、单位的档案机构和档案工作人员、国家档案馆的基本职责;规定了档案人员的基本素质要求及对工作成绩显著者的奖励等。国家档案局应肩负起对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、指导和监督的职责;县级以上各级人民政府的档案行政部门主管本行政区域内的档案事业,并对有关单位的档案工作实行监督和指导;县以下人民政府应当指定专人负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。机关单位的档案机构除负责保管本单位的档案外,还应对所属机构的档案工作实行监督和指导。档案馆在性质上是集中管理档案的文化事业机构,负责各自分管范围内的档案的收集、整理等项管理工作和档案的提供利用工作。档案人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。各级人民政府应对工作成绩显著的档案工作者给予奖励。
  (三)《档案法》第三章“档案的管理”共九条,基本内容涉及档案立卷归档、移交、利用、鉴定、保管、交换、转让、出卖等方面。
    1、对于立卷归档,法律规定应立卷归档的文件必须按照规定,定期移交、集中管理,个人不得据为己有,国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
    2、各单位应按规定定期向档案馆移交档案。
    3、明确了档案馆和博物馆、图书馆、纪念馆等单位在档案利用方面的互相协作关系。
    4、提出了配置必要的设施,采用先进技术,实现档案管理现代化的要求。
    5、对于保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,应按保密法律和行政法规的规定办理。
    6、规定了鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法必须由国家档案行政管理部门负责制定。
    7、确立了集体和个人所有档案的法律地位,规定非经档案行政管理部门批准,对于属于国家所有的档案,任何组织和个人不得出卖,严禁倒卖牟利,或卖给、赠送给外国人和私自携运档案出境。国家鼓励集体和个人向国家档案馆捐赠档案。
  (四)《档案法》第四章“档案的利用和公布”共五条。其内容主要有:
    1、规定了国有档案的开放期限及档案馆应创造的开放条件,同时明确了公民和组织利用开放档案的权利。
    2、规定了档案馆未开放档案的利用办法。
    3、单位和个人有权优先利用其向档案馆移交、捐赠、寄存的档案,档案馆必须维护这些组织和个人的合法权益。
    4、规定了国有档案、集体和个人所有档案的公布权限。
    5、规定了国家档案馆对档案史料的编研整理职责。
  (五)《档案法》第五章“法律责任”共二条,从惩罚违法行为方面做出了两条十款保护档案的规定,使“维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”这一目标的实现有了具体要求和法律保证。
    1、档案法律责任是指实施档案违法行为的人或组织,就其档案违法行为所造成的危害,应对国家、组织或受害者承担相应的法律责任或后果。档案违法行为是指故意或者过失违反档案法律、法规的,以档案为侵害对象的,侵犯国家和公民档案权益的,造成档案损失或其他危害后果的行为。
    2、“法律责任”的主要内容。《档案法》第二十四和二十五条,对需要追究法律责任的档案违法行为,包括行政责任、刑事责任和民事责任,均做了明确规定。县级以上人民政府的档案行政管理部门和有关主管部门,对违犯《档案法》规定的直接负责的行为当事人,有权给予警告、行政处分、经济处罚、责令赔偿损失、没收违法所得、征购非法出卖或者赠送的档案;对于那些构成犯罪的行为人,应依法追究其刑事责任。
  (六)《档案法》第六章“附则”共二条。主要规定了该法实施办法的制定权和批准实行权以及法律的实施具体日期。
    三、关于公民的权利和义务
  (一)《档案法》规定的公民的权利有以下几种:
    1、利用档案的权利。
    2、合法拥有档案的权利。
    3、依法处置个人合法拥有档案的权利。
  (二)《档案法》规定的公民的义务有以下几种:
    1、保护档案的义务。
    2、接受保护措施的义务。
    3、承担不得损害国家和他人权益的义务。
    四、《档案法》的属性特征
    法律是人类社会发展进入文明阶段才产生和存在的社会现象。《档案法》的制定和颁布正是社会进步和档案事业发展以及外界环境影响的必然结果。《档案法》的属性特征主要有以下四个方面:
    1、具有所有国家立法的共性特征--社会性。首先,《档案法》的制定具有广泛的社会基础,从起草到公布施行历时8年,凝结了社会各界人士的经验、智慧和劳动,是社会共同创制的文化成果。其次,《档案法》的内容和施行也具有社会性,比如《档案法》第三条规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位都有保护档案的义务”,亦有利用的权利,使档案从神秘的狭小圈子里走向社会,走向公民;再如法律对档案的信息开发等的有关规定,也体现了信息资源社会共享的特征;另外贯彻执行《档案法》是全社会各界的共同责任。
    2、具有一定的纲领性和创建性。修改后的《档案法》不仅内容翔实,而且具有创建性。比如《档案法》第十三条规定“档案管理机构要采用先进技术、实现档案管理现代化”,为我国档案事业的发展确立了前进的目标,具有较强的创建性。
    3、具有民主特征。《档案法》规定档案一般自形成之日起满30年向社会开放,档案馆应定期公布开放档案目录,并为档案的利用者创造条件,提供方便。凡因从事经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作需要利用档案的组织和公民,都可以按照法律和有关规定,利用开放和未开放的档案。法律的这些规定,是国家赋予广大人民的一种民主权利。
    4、具有强制性。国家制定的法律均具有强制性,《档案法》的强制性主要表现在三个方面:第一,保护国家档案,《档案法》第三条规定国家机关、社会组织和公民都应承担保护档案的义务;第二,《档案法》第十六条规定国家对属于集体或个人所有的具有国家和社会价值档案有优购买权以及在特殊情况下(指保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的)的强制收购或征购权;第三,《档案法》的强制性还表现在对违反禁止性规范的行为人的处理与制裁方面。禁止性规范就是它所规定的行为和有关事项是完全禁止存在的。
    五、《档案法》的作用
(一)《档案法》是建设和发展档案事业的法律保障。
(二)《档案法》是进行我国档案法规建设的重要依据。
(三)《档案法》是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会价值的档案财富的有力法律手段。
(四)《档案法》是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具。
(五)《档案法》是加强我国档案行政管理工作的法律依据。
    第三节  档案行政执法的内容与要求
    一、档案行政执法的概念与特点
    1、档案行政执法的概念
档案行政执法是指各级档案行政管理部门在管理本行政区域的档案事业中执行法律、法规、规章的行政行为。
    2、档案行政执法的特点
(1)执法主体的确定性。根据档案法律法规的规定,档案行政执法的主体为各级人民政府档案行政管理部门。
(2)执法行为的强制性。档案行政管理部门作为行政主体,只要在宪法和档案法律法规规定的权限范围内实施行政行为,即可自行决定和直接实施,而无需征得行政相对人的同意。行政相对人如不履行档案法律法规规定的义务,档案管理部门可以依法强制其履行。
(3)执法对象的广泛性。指档案行政相对人既包括一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位,也包括公民,他们都有保护档案的义务。
二、档案行政执法的基本原则和要求
档案行政执法,是档案行政管理部门实现其管理职能的重要手段。为了保证档案法律法规的实施,有效的发挥档案法律法规的作用,档案行政管理部门在执法时,必须遵循一定的基本原则和要求。
(一)档案行政执法的基本原则
    1、行政合法性原则。行政合法性原则的根本含义就是依法行政,其基本要求包括:第一,执法的主体必须合法,也就是说档案行政管理部门一定是法律授权执行该法的机关;第二,执法的内容必须合法,也就是说档案行政管理部门在执法过程中必须坚持“以事实为根据,以法律为准绳”的基本原则,做到实事求是,依法检查;第三,形式必须合法,即在进行档案执法检查过程中必须履行法律程序,按合法程序进行。
    2、行政合理性原则。行政合理性原则要求档案行政管理部门除应依法履行档案行政管理职责以外,还应做到适当合理。其基本内容包括:第一,在处理各类与档案工作有关的案件,有关人员必须对案件的起因、经过和结果,进行必要的深入调查研究,搞清案件所涉及的基本事实,在合法的范围内符合法律授权的目的,有充分、客观的事实根据,做出正确的结论;第二,要正确行使自由裁量权,确保同样的案件,处理要一致。
(二)加强档案行政执法检查工作的要求
   行政执法检查就是档案行政管理部门依法对所辖区域内的行政相对人遵守档案法律法规的行政行为。档案行政管理部门为了更规范、更深入地做好档案行政执法检查工作,可以采取以下四项基本措施:
    1、主动接受党委、人大、政府法制部门及政协的监督,切实解决档案行政执法检查中存在的问题。
    2、加强档案行政执法检查的组织工作,切实保证档案行政执法检查的效果。
    3、健全档案行政执法责任制,切实落实档案行政执法员的职责。
    4、找准档案行政执法检查的切入点,切实服务于党和国家的中心工作。
    三、档案行政执法的内容
    档案行政执法的内容有广义和狭义两种解释。狭义的档案行政执法仅指查处档案违法案件。而广义的档案行政执法检查包括档案行政管理部门依法履行职责的各种行政行为。主要包括以下十种行为:
    1、行政规划。行政规划是指行政主体在实施公共事业及其他活动之前,首先制定出规划蓝图,以作为具体的行政目标,并进一步制定为实现目标所必须的各项实施计划的活动。
    2、行政执法检查。行政执法检查是指各级档案行政管理部门依法对所管范围内的行政相对人是否遵守档案法律法规的规定所进行的查证、考核的行政行为。
    3、行政指导。就是各级档案行政管理部门依法对所辖区域档案工作履行的业务指导职责,以实现行政管理目的的一种行为。
    4、行政许可。《中华人民共和国行政许可法》已于2004年7月1日起施行。档案行政许可是指在法律一般禁止的情况下,档案行政管理部门依据行政相对人的申请,通过一定的书面形式,依法赋予其实施某种行为的权利或资格的行政行为,它的结果是相对人获得某项原来不具有的权利或资格。长春市档案局对档案行政许可事项在外网进行了公示。
    5、行政确认。是指档案行政管理部门通过一定的书面形式对行政相对人的法律地位、权利及义务给予的认定、登记、证明的行政行为,行政确认的结果是对已经存在的事实加以认定,相对人并不因此获得新的权利。
    6、行政征购。《档案法》规定,对于保管条件恶劣或被认为对档案造成不安全的,国家档案行政管理部门在必要时,可以收购或征购。
    7、行政裁决。指档案行政管理部门依据档案法律法规的授权,对当事人之间发生的,与行政管理活动密切相关的、与合同无关的民事纠纷进行审查,并做出裁决的行政行为。
    8、行政奖励。指档案行政管理部门对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人应给予奖励。
    9、行政制裁。是指档案行政管理部门依法对违反档案法律法规的机关、团体、企业事业单位和公民所给予的行政处分、行政处罚。
   10、行政复议。是指行政相对人对档案行政管理部门适用法的行为不服,而依法向行政复议机关申请重新处理,行政复议机关依法重新审议和处理的行为。
    四、档案行政管理部门对基层单位执法监督检查的形式
    1、档案管理部门每年都开展各种形式的执法检查。检查按规模、内容、目的的不同,分为:普通检查、年度检查、专项检查、重点检查、个别抽查(检查前下发检查通知,以预防为主)。
   2、受理群众举报、申诉。
   3、法律、法规规定的其它形式。
   五、《档案执法监督检查通知书》的发出
《档案执法监督检查工作暂行规定》第十条规定,对下列行为,档案行政执法监督检查机构和执法监督检查员可以发出《档案执法监督检查通知书》,要求其限期整改。
    1、未建立档案工作或档案管理制度的;
    2、档案保管条件差,危及档案安全的;
    3、档案管理制度不健全或执行制度不严,可能造成档案损毁的;
    4、发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况,未及时采取有效措施的;
    5、拒不向本单位档案部门移交应当立卷归档的文件材料的;
    6、不按规定向档案馆移交档案的;
    7、科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目鉴定验收时,未按规定验收档案,致使档案残缺不全的;
    8、借阅档案未按规定及时归还,且屡催不还的;
    9、在保管或利用档案中涂改、撕毁、丢失档案的;
   10、其它可能导致档案损毁的行为。
《档案执法监督检查通知书》应写明被监督检查单位或个人所违反的具体档案法规条款和违法事实以及改进要求。
   六、查处违反《档案法》案件的分工及管辖
   1、各机关、社会团体、企事业单位和其他组织的违反《档案法》案件,由同级档案行政管理部门查处;
   2、公民违反《档案法》案件,由发生违法行为所在地的档案行政管理部门查处;
   3、各级档案馆违反《档案法》案件,由同级档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门查处;
   4、各级档案行政管理部门违反《档案法》案件,由上级档案行政管理部门或本级政府法制机关查处。
   七、档案执法监督检查中查出问题的处理
   1、对查出有违反《档案法》的行为,但尚不够成立案查处的,应进行批评教育或下发《档案执法责令改正通知书》,逾期未改正应立案查处。
   2、对上述行为经责令限期改正后,逾期不改正或行为较重的处理,按行政处罚一般程序进行立案查处。
  复习思考题:
   1、简答我国档案法规体系的构成。
   2、简答《档案法》颁布、修改的时间。
   3、什么是档案违法行为?

                   《档案安全保护条例》法规知识
                                    主讲人:  韩德秋
   《长春市档案安全保护条例》(以下简称《条例》)于1996年1月11日,由长春市人大常委会发布实施的。此讲主要是采取领学的方法,帮助档案人员学习全国第一部地方档案专项法规,我市第一部地方档案法规(法规原文附在本讲义后面)。
    一、《条例》的结构
    讲结构是为了使同志们从总体上了解《条例》。《条例》共七章43条。
    第一章总则,是《条例》的总纲,本章是关于《条例》基本问题规定。是整部法规的基础,各条规定所体现的旨意,贯穿于整部法规之中,对以后各章具有普遍指导意义。本章共七条,具体规定了六个问题:1、立法的目的依据(第一条);2、调整的范围和对象(第二条、第三条一款);3、档案安全保护工作的内容(第三条第二款);4、档案安全保护工作的原则(第四条);5、各级政府及其档案行政管理部门的责任(第五条政府、第六条档案行政管理部门);6、关于档案安全保护工作奖励问题(第七条)。第二、三、四、五章是对第一章总则的展开和阐述。
    第二章 档案安全保护机构及其职责。(第八——十一条)共四条,确定了档案安全保护机构,落实了档案安全保护责任,讲档案安全保护工作由谁来做,来承担。讲了两个内容:
一是规定了各单位档案安全保护机构及其职责(第八、九、十条)。有独立档案机构的,档案机构就是档案安全保护机构,履行档案安全保护职责;没有独立档案机构的,档案人员负责档案安全保护工作,履行档案安全保护职责。
二是规定了各单位和社会组织(各类法人)应承担的档案安全保护职责(第十一条)。
    第三、四、五章规定了档案安全保护工作内容,是对《条例》第三条第二款的细化。是重点。是对《档案保护技术学》专业理论知识和档案保护技术上升到法规的高度,作了凝炼的概括和具体运用。第二章讲的是档案安全保护工作由谁来做,接下来这三章具体回答了做什么和怎么做。这三章的分工如下:
    第三章 档案安全保护设施。(第十二条——第十七条)共六条,主要讲了档案安全保护所需要的设施、配备(讲的是硬件,档案安全保护所需的物质条件、属于档案基础设施建设)。阐述了档案安全保护工作内容(第三条第二款)的一个方面。也可以说是对各单位领导履行档案安全保护职责的一个要求。在后面第二个大问题中专门讲解。
    第四、第五章,这两章分别从两个方面,讲了应当采取的档案安全保护措施。是对档案安全保护工作另一方面内容(第三条第二款)的具体阐述。
    第四章库房档案安全保护管理,也就是我们常说的库房管理要求,规定了库存档案的管理保护措施,也就是静态档案的管理保护措施。回答了怎么采取常说的“八防”措施,保护管理好库存档案,这是对档案机构和档案管理人员履行档案安全保护义务的具体要求。本章共十条,第十八条——第二十七条。是重点章。
    第五章接收、利用、销毁档案的保护管理。是对动态档案保护管理措施,以确保运转中档案的安全。本章第二十八条——三十七条,共十条,重点章。
    第六章法律责任。规定了罚则和法律救济。
    违反本《条例》应当承担的法律责任有三种:行政责任警告、行政处分、行政罚款、责令赔偿损失、没收违法所得、追究刑事责任。第三十八条——第四十条明确规定了公民、法人、档案管理人员和档案行政管理机关工作人员不得做什么以及相应的处罚措施。
    第四十一条规定了法律救济。这都充分体现了法规的严肃性。就是说,不论是公民、法人、档案管理人员还是档案行政管理机关的工作人员都必须用《条例》规范自己的行为,都必须遵守《条例》的规定,否则就是违法的,应当受到相应的处罚。
第七章附则。
    综上各章各条各款各项都有特定的内涵,都有密切的联系,形成了《条例》的整体。
    二、《条例》的主要内容
   《条例》的内容很丰富、很全面,结合各单位档案工作的实际情况,着重讲三点:
(一)关于《条例》的指导思想和立法依据。
立法的指导思想也就是立法的目的。《条例》在第一章第一条用四句话对指导思想,即立法目的进行了概括:“为了加强档案的科学管理,保障档案安全,延长档案寿命,有效地保护和利用档案”。档案工作的职能就是履行档案管理和档案行政管理两种职能。档案管理,就是具体的采用科学的方法保管保护好,保证它的实体安全和内容安全。档案工作的服务性和档案工作的目的,就是为社会的政治、经济和文化事业建设提供档案,搞好服务。这是档案工作的出发点和落脚点。也是做好档案安全保护工作的最终目的。因此,这四句话也准确地表述了档案工作的性质和作用。这告诉我们做档案安全保护工作的目的。
第一条的第五句话是制定《条例》的法律依据。从内容上看,一方面,《条例》的各条规定是依据《档案法》、《档案法实施办法》的原则制定的。《条例》把《档案法》、《档案法实施办法》的规定进一步具体化,使其更具有可操作性,便于贯彻实施。另一方面,《条例》的内容又限制在《档案法》、《档案法实施办法》规定的范围之内,没有突破档案法律关系主体依照《档案法》《档案法实施办法》规定享有的权力,也没有使,档案法律关系的主体承担超越《档案法》、《档案法实施办法》规定的义务。
(二)关于履行档案安全保护工作法定义务的规定。《条例》在第一章和第二章的有关条款中,对有关各方在档案安全保护工作中应履行的法定义务,都分别作了相应的规定。目的是各司其职,各负其责,形成全力共同做好档案安全保护工作。
  1、各级政府应履行的法定义务。第五条、第七条
  2、各级档案行政管理部门应履行的法定义务。第六条、第七条
  3、法人、社会组织应履行的法定义务。制度、责任制第十一条、第七条
  4、档案馆、各单位档案机构和档案人员应履行的法定义务。第八、九、十条。
(三)关于档案安全保护设施。第三章作了详细规定。
  1、档案安全保护设施包括:档案馆舍、档案库房、装具、仪器、设备等。(《条例》第十二条)。)
  2、档案安全保护设施(硬件)的配备:
  一是建设符合要求的档案馆舍、库房及其环境(第十四、十五条);
  二是配备必要的档案安全保护设备(第十六条第一款规定了档案库房必备的保护设施10种,第二款是根据实际需要应逐步配置的设备)。
  3、档案安全保护设施的维护(第十七条)。
  总之,第三章讲的是设备,也就是在硬件上落实档案安全保护的(“八防”)措施。
(四)档案人员要依法认真履行档案安全保护工作职责。(第十条)具体四点:
  1、负责本单位档案安全保护工作,并对所属单位档案安全保护工作进行监督和指导。(第八条第二款)
  2、制定档案安全保护制度,健全档案安全责任制。(第九条)
  3、向单位领导提出配备档案设施的正确建议,并很好使用维护这些设施。(第十六条第一款提出必备设施共十项,第二款根据需要逐步配备的列出名的有八种、十七条)。
  4、 采取有效措施,做好库藏档案和接收、利用、销毁等工作档案的安全保护管理工作(第四、五章)。特殊讲第三十四条有四项主要是利用登记和归还时间。
(五)关于库藏档案检查和档案清点规定。特殊档案、分库保存的档案。第二十七条第一款、第三十条。
全面检查:每年进行一次点库。
  档案清点检查:1、档案人员变动清点,办理交接手续。
                          2、档案搬迁清点,写出书面记录存入全宗卷。
                          3、档案发生事故清点,并书面报告有关部门。
  三、对学习贯彻《条例》的建议
  1、学习宣传,使相关责任人高度重视档案安全保护工作。
  2、建立制度,落实档案安全保护责任。
  3、履行职责,落实档案安全保护措施。

附:《长春市档案安全保护条例》

长春市档案安全保护条例
(1995年12月17日吉林省第八届人民代表大会常务委员会第二十一次会议批准 
  1996年1月11日长春市人民代表大会常务委员会第32号公告发布施行
  1997年11月14日吉林省第八届人民代表大会常务委员会第三十四次会议批准修订)
第一章  总  则
第一条  为了加强档案的科学管理,保障档案安全,延长档案寿命,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定,结合本市实际,制定本条例。
    第二条  本市行政区域内市、(县)、区的档案安全保护工作,均适用本条例。
    第三条  本条例所称档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    本条例所称档案安全保护,是指为档案存储和利用创造适宜的环境,采用的保护设施和采取的保护措施。
    第四条  档案安全保护应当遵循“以防为主,防治结合”的原则。
    第五条  市、县(市)、区人民政府应当重视并且加强档案安全保护工作,建立健全档案机构,统筹安排档案安全保护工作所需的经费。
第六条  市、县(市)、区档案局是档案安全保护工作的行政主管部门,对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案安全保护工作实行监督和指导。
    第七条  市、县(市)、区人民政府、档案行政主管部门和机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织、对档案安全保护工作成绩突出的单位和个人应当给予奖励或者授予荣誉称号。
第二章  档案安全保护机构及职责
第八条  市、县(市)、区各类档案馆,负责所保管档案的安全保护工作。
    机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案机构或者档案管理人员,负责本单位档案的安全保护工作,并且对所属单位档案安全保护工作进行监督和指导。
    第九条  市、县(市)、区各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案机构,应当建立健全档案安全保护制度,实行档案安全责任制。
    第十条  档案管理人员应当掌握档案安全保护知识,认真履行职责,依法做好档案安全保护工作。
    第十一条  机关、团体、企业事业单位和其他社会组织,应当为档案提供必要的物质条件,明确档案安全管理要求,落实各项安全保护措施。
第三章  档案安全保护设施
第十二条  本章所称的档案安全保护设施,是指为保护档案安全使用的档案馆舍、档案库房、装具、仪器、设备等。
    第十三条  市、县(市)、区人民政府应当根据档案安全保护工作的需要,统筹安排资金,搞好档案安全保护设施的建设。
    第十四条  新建、改建、扩建市、县(市)、区各类档案馆,必须符合《档案馆建筑设计规范》,并经市档案行政主管部门审核同意后,方可按照基本建设程序办理其他手续。
    第十五条  市、县(市)、区各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其他社会组织,应当设立符合要求的档案库房保管档案,保证档案安全。
    档案库房不得靠近污染源和存有易燃、易爆物品的场所。
    第十六条  档案库房必须具备下列设施:
    (一)金属柜架;
    (二)除尘设备;
    (三)温湿度测试仪器;
    (四)对档案无害的消防器材;
    (五)防盗、防火和警报装置;
    (六)天然采光的库房,选用防紫外光玻璃或者安置窗帘、窗板等遮阳设施;
    (七)采用白炽灯作为光源;
    (八)有防水、防潮设施;
    (九)有供暖设施的,应加防护罩;
    (十)库房与连体建筑之间应当是防火墙。
    档案馆库房应当根据档案安全保护科学管理的需要,配备去湿机、复印机、密集架、消毒设备、空调设备、计算机、缩微设备、光盘系统等设施。机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案库房也应当逐步配备上述设施。
    第十七条  档案安全保护设施应当定期维护、检修,确保其防护功能。
第四章  库房档案安全保护管理
第十八条  库房的档案安全保护工作应当有专人负责。
第十九条  装订档案应当使用国家统一规定的用品,并装入柜架保管。
    第二十条  库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离;每行柜架之间应当留有通道,其间距应当保持60厘米以上(密集架除外)。柜架摆放应当成行地垂直于有窗的墙面。
    第二十一条  库房内的温度应当控制在14—24℃,相对湿度应当控制在45—60%。保存母片的胶片库房温度应当控制在13—15℃,相对湿度应当控制在35—45%。
    第二十二条  库房内温湿度应当定时测记。当温湿度高于或者低于规定标准时,就应当采取措施予以调节。
    第二十三条  库房应当有防虫、防鼠措施,放置驱虫灭鼠药物,并且按照要求定期更换。
    第二十四条  库房应当保持清洁、定期进行除尘,并根据实际情况采取相应的防尘措施。
    第二十五条  库房的电器设备应当确定专人负责,定期检查电器线路和电器安全保护状况。库房内严禁明火装置和使用电炉、存放易燃易爆以及与档案无关的物品。
    第二十六条  保存录音带、录像带的库房,应当按照国家规定的标准避开强磁场。录音带、录像带应当定期检查,并且采取措施,防止磁记录损失。
    第二十七条  库藏档案应当每年进行一次全面检查,并且将检查情况写成书面材料存档。
    发现档案破损、褪变的,应当及时修复或者复制。
第五章  接收、利用、销毁档案的保护管理
第二十八条  国家规定应当立卷归档的材料,必须按照规定立卷归档,定期向本单位档案机构或者档案管理人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有或者擅自处理。
    第二十九条  机关、团体、企业事业单位和其他社会组织,必须将保管满10年的档案向档案馆移交。国家另有规定的和本条例第三十一条规定的除外。
    第三十条  档案管理人员工作变动,应当及时对档案进行清点,并且办理交接手续。
    档案搬迁,应当对档案进行清点,并且写出书面记录。
    档案发生事故,除及时对档案进行清点外,还必须写出书面材料,向有关部门报告。
    第三十一条  机关、团体、企业事业单位或者其他社会组织撤销或者合并,在撤销或者合并之前,必须将全部档案进行整理,妥善保管,并经档案行政主管部门同意,向档案馆移交或者由有关机关代管。
    由于保管条件恶劣可能导致档案散失或者损毁的,档案馆可以提前接收。
    第三十二条  接收档案,必须依照国家有关规定办理接收手续。
    在接收档案时,如果发现缺卷、缺页或者破损的,由移交方负责补救,无法补救的应当备有说明材料。
    第三十三条  新接收的档案,必须经过除尘消毒后,方可入库。
    第三十四条  档案管理人员在提供档案时必须遵守下列规定:
    (一)提供利用档案时必须办理借阅手续。
    (二)对需要保密的档案应当严格按照审批程序办理借阅。
    (三)档案馆的档案原件一般不得借出馆外,如有特殊需要,必须经主管领导人批准方可借出馆外。
    (四)对用后返还的档案应当进行检查,如有丢页、污损、毁坏等情况要及时补救。
    第三十五条  任何人不得损毁、窃取、涂改、伪造档案。未经批准不得提供、销毁、抄录、复制和公布档案。
    第三十六条  任何组织和个人不得私自携运禁止出境的档案或者复制件出境。
    严禁出卖、倒卖属于国家所有的或者应当保密的档案。
    第三十七条  经批准销毁的档案,应当指定两人以上负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
经批准销毁的档案,不得出卖或者挪作他用。
第六章  法律责任
第三十八条  有下列行为之一的,由档案行政管理部门或者有关主管部门依照下列规定予以处罚;由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    (一)违反本条例第十四条、第十五条、第十六条、第十七条、第十八条、第十九条、第二十条、第二十七条、第三十条、第三十二条、第三十三条、第三十七条规定之一的,责令限期改正;逾期未改正的,由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分。
    (二)违反本条例第二十八条、第二十九条、第三十一条第一款规定之一的,责令限期改正;逾期未改正的,由有关主管部门给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    (三)在利用档案馆的档案中,违反本条例第三十五条规定的,给予警告,并对责任单位处以1000元以上30000元以下罚款,对直接主管人员和其他直接责任人员处以200元以上1000元以下的罚款;造成损失的,责令赔偿损失。
    (四)违反本条例第三十六条第一款规定的,由海关予以没收,并对责任单位处以2000元以上10000元以下罚款。并将没收的档案或者其复印件移交档案行政管理部门;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    (五)违反本条例第三十六条第二款规定的,给予警告,没收违法所得,并对责任单位处以500元以上10000元以下罚款。
    第三十九条  档案管理人员违反本条例第三十四条规定,经教育不改的,由所在单位给予行政处分。
    第四十条  档案行政主管部门的工作人员,应当秉公执法,在执行公务时,必须出示有关证件。对滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守的,由所在单位给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    第四十一条  当事人对行政处罚不服的,可以在接到行政处罚通知书之日起15日内,向做出行政处罚机关的上一级行政机关申请复议。复议机关应当在30日内作出复议决定,对复议决定不服的,可以在接到复议决定之日起15日内向人民法院起诉。当事人也可以直接向人民法院起诉。当事人逾期不申请复议,也不向人民法院起诉,又不履行处罚决定的,由做出行政处罚决定的机关申请人民法院强制执行。
第七章  附则
第四十二条  本条例由长春市人民代表大会常务委员会负责解释。执行中的具体应用问题,由长春市档案局负责解释。
    第四十三条  本条例自公布之日起施行。
复习思考题:
1、档案人员应履行哪些档案安全保护工作职责?
2、档案保护设施包括什么?档案库房必备哪些保护设施?
3、对库藏档案检查和档案清点有哪些规定?

                   档案人员职业道德
                           主讲人:常颖
    我今天主要是参照《吉林省档案业务人员培训教程》,并结合自己工作中的一些体会,和大家谈谈《档案工作人员的职业道德建设》,主要分三个方面内容讲述,第一方面跟大家简要介绍一下档案工作人员的含义、职责和基本要求,第二方面谈一下道德与职业道德,第三方面也是这次课的重点档案工作人员职业道德的基本要求。
    在讲第一方面之前,我想给大家讲一个故事,一个普通的四川省山区邮递员的故事。他担负的马班邮递,一个月有两个班次,但一个班次就需要14天,也就是说他一年要有大约330天奔波在大山里,奔波在漫漫的邮路上,工作22年来,无论山高路险,无论气候恶劣,他从未延误过一个班期,22年来,他曾被野兽追击,也曾被自己的惊马踢破了肚子,还曾勇斗歹徒,不顾个人安危跳入冰冷的河水中抢捞邮件。但却从未丢失过一份邮件。准确率达到100%。他就是全国道德模范王顺友。他用自己平凡而朴素的行为为我们诠释了什么是职业道德。那就是坚守、敬业、负责。这也是所有从业人员应该遵守的道德底线。那么除了这些,我们档案工作人员还应具有哪些职业道德的基本要求呢?就让我从第一方面档案工作人员含义及职责讲起。这方面我想介绍4点:档案工作人员的含义、类型、主要职责和基本要求:
    一、档案工作人员含义及职责
    1、档案工作人员的含义:《中华人民共和国档案法》中所称的“档案工作人员”,即档案人员,也可称档案工作者。是指档案专业人员,即在档案机构工作的、受过档案专业知识和岗位资格培训并被档案机构承认能够胜任档案方面专业的工作人员。
    2、档案工作人员的类型:
    根据档案工作的职能大致可分为四类:
    以机关、团体、企事业单位和其他组织档案室为代表的各级各类档案基层工作人员;以各级国家档案馆为代表的各级各类档案管理人员;以档案局为代表的各级各类档案行政管理人员;以及档案科学技术研究、档案教育机构和档案宣传出版机构中,从事档案专业的人员。
    3、档案工作人员的主要职责:
《中华人民共和国档案法》以及《实施办法》中对档案工作人员的主要职责规定的都比较明确。主要突出这么两点,一个是
宏观上:制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度;监督、指导本行政区域内的档案工作;
一个是微观上:负责档案材料的收集、整理、编目、鉴定、归档、统计及提供利用。
    4、档案工作人员的基本要求:
《中华人民共和国档案法》中对档案工作人员的基本要求只有一句话:忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。从法律的层面对档案管理人员的政治素质和业务素质提出了要求。我觉得也是档案工作人员职业道德内容的浓缩。
那么第二方面我就谈谈道德与职业道德:
    二、道德与职业道德
    1、 道德:
    道德:是人们共同生活及其行为的准则和规范。
    说起道德我们并不陌生,有着五千年灿烂文化的中国历来都是一个讲求精神文明,重视道德修养的国度。早在春秋战国时期,孔子的学生曾子就曾说过:“吾日三省吾身”,每天三次反省自己的行为,非常注重个人的道德修。老子也用“上善若水,厚德载物”,来形容高尚的品德像水一样无形,既无处不在又能容载万物。可见,道德修为早就被人们所重视。近年来,道德建设被重新提起并引起社会的广泛关注是有其重要的现实意义的。去年,国家旅游局公布了中国人出国旅游十大陋习,坐车抢座,排队加塞,赤膊袒胸、在公共场所大声喧哗等,少数人表现出极低的道德水准,丢的不仅是人格,更是国格。那么在我国物质文明高度发展的同时,精神文明建设也提到议事日程。2001年10月24日中共中央全文颁发了《公民道德建设实施纲要》对公民道德建设提出规范,2006年3月4日胡锦涛总书记首次提出了“八荣八耻”,从公民道德建设的角度为全社会特别是青少年树立起一个新的标尺。为什么这么重视道德建设,重视在社会弘扬高尚的道德和情操,因为道德的力量是国家发展、社会和谐、人民幸福、个人进步不可或缺的重要因素。
    人与人相处需要道德来约束,人与社会之间和谐共处也需要道德去规范,这里所提及的整个社会道德规范主要分为四大部分,即职业道德、家庭婚姻道德、公共生活道德和个人品德建设,而职业道德则是整个社会道德体系的主体部分。
    2、职业道德:
    职业道德在社会主义道德体系中至关重要,可时下的许多行业的职业道德却出现了一些不让人乐观的状况:媒体制作虚假广告,炒作假新闻;有些医院以药养医、收受红包;执法人员吃拿卡要,不秉公办事等,这些缺乏职业道德的行为已引起了全社会的公愤。而那些具有崇高的职业道德的人,则让我们感动。如2008年3、4月份发生在安徽阜阳“EV71”的疫情牵动人心,阜阳市人民医院儿科医生刘晓琳本着对生命的爱和尊重,对责任的担当,对职业操守的坚持,让她在一次寻常的交接班,一次寻常的病例对比和追问中,及时发现了疫情并及早上报,卫生部及时部署,全国各地积极应对,构筑起“EV71”疫情防御体系。开启了这场拯救生命的大幕。我们无法统计,有多少孩子因为刘晓琳的负责和坚守而得到及时救治;也无法估算,到底有多少家庭因为刘晓琳的敏锐和果敢而远离疫情、幸福平安。她对于这个社会的意义,已远远不是其所挽救的生命数字可以衡量。我们太需要向她学习,学习如何尊重生命、学习如何面对问题、学习如何忠于职守。因此强化新时期的职业道德建设,是一个与国计民生联系紧密的命题,是一个促进文明建设协调发展,构建社会主义和谐社会的命题。
那么到底什么是职业道德呢?
    职业道德,是从事某种职业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范,它是社会道德体系中的一个重要组成部分。
    那么作为普通的基层档案工作人员,收集好、管理好档案不就行了吗?还需要进行职业道德教育吗?档案工作人员职业道德的基本要求又包括什么呢?这就是我今天要讲的最后一个方面:
    三、档案工作人员职业道德的基本要求
    不可否认,从事档案工作的绝大部分人都能在本职岗位上忠于职守,任劳任怨,默默无闻的做着幕后英雄。甚至涌现出一批又一批像卞峰煜(玉)那样的先进典型,展现着档案工作者特有的精神风貌。但改革开放的巨大机缘,在带给国人用自己的劳动、智慧创造财富的同时也催生了从未有过的激烈竞争和生存压力。科技发展的迅猛、自身制度的缺失,急功近利的心态、贫富差距的扩大,以及社会节奏的加快等,使心浮气躁成为现代人的通病,也不可避免地渗透到档案工作人员中,极少数的档案工作人员认为档案工作没有前途,可做可不做,对本职工作缺少热情,缺乏敬业精神,如该归档的文件没有及时归档,案卷丢失,借出不还现象仍有发生。对档案业务学习劲头不大,对现代化技术的掌握和应用上不热心,档案安全保护保密意识不强。
随着时代的发展,社会的进步,以及信息技术的突飞猛进,档案工作在社会主义各项建设中发挥着越来越重要的作用,因此档案工作的主体——档案工作人员的素质显得尤为重要。相应地加强档案工作人员的职业道德建设也提到议事日程,具有重要的现实意义。
  (一)加强档案工作人员职业道德建设的重要意义
    1、 加强档案工作人员职业道德建设是维护党和国家利益的需要
    人类文明的不断发展,人类社会的不断进步,都离不开对客观规律的正确认识和运用。档案作为一种国家机关、社会组织和个人从事政治、经济等社会实践活动所直接形成的原生态的历史记录,成为人们进行反复观察和研究、准确寻找事物发展规律的可靠依据。从古代巨著《史记》、《二十四史》,到现在的中国现代历史文献,以及地方志、部门志等,无不是利用档案资料编写而成。借助这些历史文献,我们就能更好地了解过去、把握现在和预见未来,为安邦治国提供借鉴。随着时代的发展,档案工作的地位越来越重要。档案工作者与社会各方面的交往越来越多,其职业道德的社会影响面也越来越大。因此,提高档案工作人员的职业道德建设显得尤为重要。
    2、加强档案工作人员的职业道德建设是档案事业发展的需要
    档案的出现至今已有近5000年的历史,中国是最早出现档案的国家之一。然而,长期以来我国的档案工作一直维持着较简陋的状况和较低级的水平。近几十年特别是改革开放以后,我国的档案工作才真正开始进入现代化的时期。从档案到现行文件,从纸质文件到电子文件,从为党政机关、专家学者、少量百姓的服务到宽泛的社会公共服务,面对全新的服务宗旨和管理理念,面对信息化迅猛发展的形势,如何抓住机遇,使档案工作在社会主义建设中大有作为,一个重要的因素就是档案工作人员的职业道德水平。
    3、加强档案工作人员的职业道德建设是提高档案工作人员自身素质的需要
    档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高,而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。新的形势已将档案工作者从幕后推到了最前沿,这对档案工作者素质的要求也发生着巨大的变化。没有良好的职业道德素质,再好的发展机遇也会错过,再好的发展条件也会丧失,再好的业务能力也不能很好地发挥作用。同时,档案工作社会性、服务性的加强,也在客观上使档案工作人员的道德素质成为其业务素质的重要表现或构成因素。
    4、加强档案工作人员的职业道德建设是现代化发展的需要
    目前,我国正逐步进入信息化社会,电子技术、网络技术逐渐渗透到各行各业。极大地提高了工作效率。与其他工作一样,电子技术应用于档案工作会使档案工作的面目焕然一新,各种工作方式、方法都将发生翻天覆地的变化,变化意味着机遇,也面临着挑战。档案工作者只有具备相应的思想观念和业务能力才能迎接挑战,跟上现代化发展的步伐。
(二)档案工作人员职业道德的基本要求
档案工作人员的职业道德:是指档案工作人员在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中,应当遵守的基本行为准则。根据档案职业的特性和要求,我们把档案职业道德规范的内容概括为以下六个方面:忠于职守,爱岗敬业;守护记忆,维护史实;精心管理,优质服务;遵纪守法、严守机密;精通业务,提高技能;开拓创新,争创一流。
    1、 忠于职守,爱岗敬业
    首先要对档案事业忠诚、热爱。敬业是一种起码的职业态度,也是一切工作人员必守的底线。我前面讲的邮递员已经为我们做出了榜样,我不知他对工作是否热爱,但从行为上看出了他的敬业。看出了他在平凡的岗位上,将责任心、使命感化作了坚守的动力。作为档案工作人员,我们既然选择了这一职业,承担着保存国家记忆、服务社会的重任,那我们就应该矢志不渝地为此做出不懈的努力。只要我们在职业活动中兢兢业业,忠于职守,在平凡的岗位上默默奉献,我们就会享受到工作的快乐,实现自己的人生价值。
    2、守护记忆,维护史实
    档案是国家的记忆、社会的记忆。档案人员作为历史记忆的守护者,承担着积累史实、保护史实的重要责任。维护档案完整,从广度上保证经济建设和社会发展的各个领域、社会生活的各个方面都要建立档案,留存记忆;从纵的层面上,要保证上至政府活动,下至百姓生活都要建立档案,留存记忆。让我们看一下2004年在法国的一个展览。
    2004年8月23日,法国首都巴黎以南100公里处蒙塔日市中心的吉罗代博物馆,正在举办纪念20世纪20年代的中国留法勤工俭学运动展览。一幅真人大小的邓小平当时的照片格外引人注目,展览的展牌上放着一张泛黄的居留证照片,上面记载着:邓希贤,1904年7月12日出生,以及出生证件号及1922年2月至1923年6月在蒙塔日近郊生活和工作。当时邓小平在当地工厂做工的工卡也一道保存下来,近一个世纪过去了,珍贵的资料讲述着邓小平等先辈们在蒙城及法国各地求学的艰难历程。
    而在我国,战争、灾害等给档案带来的散失触目惊心。二战时期,日本侵略者不但残酷屠杀中国的无辜公民,而且毫不留情地掠走大批清代档案。侵占南京后,从1938年3月,花费整整一个月的时间,每天搬走图书文献十几卡车,共抢去图书文献88万册,超过当时日本最大的图书馆东京上野帝国图书馆85万册的藏书量。战争、自然灾害、人为损毁等给中华民族的文化遗产造成了巨大的损失。我们许多的民族记忆渐显模糊,很多历史问题得不到令人信服的凭证。历史档案的缺失,我们无法弥补,但是作为和平时期的档案工作人员,今天我们保管的档案资料会成为明天独一无二的珍贵文化遗产。因此档案工作人员要有强烈的责任感和紧迫感,把维护档案实体和信息的安全,这一档案人员神圣职责履行好。
    档案是历史发展的真实记录,它不仅具有原始记录性,同时具有真实性的特点,这种真实性既产生于人们的社会实践活动,又成为人们实践活动的可靠凭证。所以,档案工作人员一定要把维护档案的真实作为自己履行职业道德的根本准则。但是由于人们出于不同的阶级利益或某些个人利益的需要,对档案进行篡改、毁坏、丢失等情况时有发生。那么作为档案工作人员必须客观公正地履行自己的专业职责,坚决抵制来自任何方面的,为隐瞒和歪曲事实而要求篡改文件或档案等历史证据的压力,努力维护历史的真实。
    在我们的日常接待工作中,常常遇到这样的事情。一些利用者拿着自己的人事档案袋来到档案馆,诉说自己去办理退休或养老保险,可是办事人员说人事档案有涂改的痕迹,不予办理,并要求他们到市档案馆查询原始的调配档案存根。我们接过档案,职工登记表上改得一塌糊涂。年龄、工龄、甚至姓名,因为与身份证不相符,也被随意改得面目全非。根本不能作为凭证办理相关事宜,我们只能给他查找、出具原始的调配存根档案。让他去办理。
    维护历史真实面貌,是档案人员神圣的使命。档案人员要以历史唯物主义观点来认识档案的价值。同时,要辩证地对待档案内容的不真实。由于生成档案的特定的历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因,档案所记述的内容有的是真实的,也有的是不真实的或是不完全真实的。比如说“人有多大胆,地有多大产”的大跃进年代,浮夸风盛行,不少经济统计数据水分很高,与历史的事实相去甚远,但这种统计数据又是当时浮夸风的真实记录,从这个意义上反映了历史的真实,为后人提供了历史借鉴。对于这类档案内容,档案人员无权进行修改加工,也不得随意销毁,而应维护其原来的历史面貌,但在提供参考咨询、汇编史料或出具证明时,必须作必要的说明。
    作为一名档案工作人员,必须要尊重历史史实,要用马克思主义的历史唯物主义的观点对待历史,对待档案文献,坚持真理,尊重事实,维护档案文献的完整与安全,维护档案内容的真实性和可靠性,维护历史的真实面貌。
    3、精心管理,优质服务
    档案工作是为科学研究和其他各项工作服务的一种条件性工作,服务性是档案工作的基本性质。因此,衡量档案工作好环的一个重要标志,就是要看能否把服务放在首要位置,真心实意地做好服务工作。档案工作人员只有以精心管理、优质服务“回报”社会,才能让人觉得档案工作有存在价值和意义。可见,全心全意为人民服务是档案工作人员的基本行为准则。
(1)大力抓好档案基础业务建设,是提供优质服务的物质基础。如,档案是否收齐全,档案室(馆)藏是否丰富,整理是否规范,检索是否高效准确等。
    档案工作的第一要务,我认为是归档材料的齐全完整。收集材料全,但不规范可以,虽然整理时有些费时、费力,但以后可以用。但收集材料不全,当时没收全,这个行业的特点又是产生效益是滞后的,那么会给以后的查找带来困难。
近几年我们常常接待来馆查询知识青年上山下乡时的名单,用于证实工龄,办理养老保险、退休等,但是因为相关部门没移交给我们下乡人员名单,因此知青档案在我馆无从查找。上边这个事例说明,归档文件不全,不仅会造成严重的后果,而且给历史造成无法弥补的损失。
(2)采取多种提供利用的方式和方法,是主动服务的有效措施。主动服务,不能只说在嘴上,要拿出可行办法和措施。如定期公布开放档案目录、编写各种参考资料、举办档案展览等,在我们的日常接待过程中也开展了电话查询、信函查询、委托查询、网络预约查询等方法。并根据利用需求开展了扫描图片、刻录光盘等业务,通过我们的努力使馆藏档案发挥其最大的价值,创造最大的社会效益和经济效益。
    长春市档案馆近年来,在维护国家和民族记忆,服务党和国家的中心工作的同时,也更加关注服务社会和普通民众,让档案信息惠及更多的社会组织和人民群众。我们在2003年开展了现行文件收集和开放利用服务工作,2004年我馆明确为政府公开信息集中点,文件的收集得到了基层档案室的大力支持,市政府办公厅、市民政局、市信息产业局、市卫生局等单位把现行文件及时报送市档案馆。到目前为止,加上我们从外网下载的文件共有13500余件,为百姓解决房改、养老、保险、房屋拆迁等问题提供了有利的凭证。
    吉林省某公司离休干部王X,根据在长春市档案馆《现行养老保险文件汇编》中查阅到的长春市政府关于增加企业离退休人员离退休金的通知,补发了工资;长春市化工二厂工人赵X因为在我馆现行文件中查到有关有毒工种提前五年退休的规定,提前办理了退休手续;居住在景阳大路的张XX女士,依据在我馆查到的《长春市人民政府进一步加快棚户区改造的实施意见》中棚户区改造区域内被拆迁人以拆迁补偿费重新购房的,免征契税这一规定,免交了有关费用。在这项工作中,接待人员志愿担当起沟通政府和百姓之间的桥梁,利用窗口也成为一扇照亮民心的“阳光窗口”。成为档案工作的一个新亮点。刚刚过去的5月1日,成为《中华人民共和国政府信息公开条例》正式实施的起点,在维护公民知情权、政府办事方式的全新变化的同时,成为推动档案馆事业发展的新动力。
     今年初,国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》,民生档案一下子成为新形势下全国档案工作的重点和热点。那么,早在2004年,我局馆100万工人调配档案数字化及利用,收到了良好的效果。
    2005年3月22日,3位曾在长春市档案馆查阅档案的群众代表来到阅览大厅,赠送了一面锦旗,上写“查工人档案如雪中送炭,替百姓解难似春天温暖”几个大字。送锦旗的工人激动地说:“我们都是下岗职工,经济条件不好,来到这儿没想到不花钱就能查档案和复印,让我们切身感受到了党和政府的温暖。长春市档案馆真是为老百姓着想,给老百姓办实事呀!”
    原来,这3位工人是特意代表原长春市汽车缸套厂的368名下岗职工来致谢的。在办理社会养老保险时,这些职工由于档案丢失无法证明身份,个别人曾为此上访多年也没能解决。当他们得知长春市档案馆能查到调配证原始存根后,就抱着试试看的心情来到市档案馆。一进阅览大厅工作人员的热情接待就感动了他们,科学高效的服务又帮助了他们。因为这不是查找一二个人的材料,而是要查全厂300多职工的材料,而且他们参加工作时间、年龄等自然状况都各不相同。阅览大厅的同志全部投入到接待服务中,检索、登记、复制分头有序地进行,在短短的几天内100%查到了。当我们把这300多张档案证明材料交给他们的时候,一位满头银发的女同志,忍不住眼中的泪水:“自己退休9年了,可因为档案丢失,辛苦工作了一辈子,眼睁睁办理不了社会保险,真的没有办法了。这回查到了调配证存根档案,我们300多人以后的生活有保障了。感谢你们,感谢政府呀!”
    由于去年国家出台了新的政策,凡是以前参加过工作,后来因为种种原因(单位破产、1962年左右精简)回家,现无收入的60岁以上老人,只要查到以前参加工作的有关证明,所在社区就可以为其办理低保,每月补助标准为240元。去年7月的一天,年已七旬,家住长春市南关区的王XX老人,来到长春市档案馆查询他1979年分配到二道区某单位的调配证存根,办理低保。工作人员反复在调配证数据库中为他查找,可怎么也没有查到。老人非常焦急,不停地说:“这可怎么办呢?这每月几百元可是我的救命钱呢”。工作人员一边安慰他,一边详细询问他当时参加工作时的情况,然后用“王XX、劳动服务公司”等主题词反复检索,最后终于在二道区某单位里查到了“王XX”,经核对,就是这位老人的原始调配证存根。听说查到了,老人激动得说不出话来,一下子跪在地上。见状我们急忙把他扶起来,把他送出了档案局。几年来,我们为近5000人查到他们的原始存根档案。他们的感激话语,让我们真切的感受到档案工作的重要性,他们的感激行为,让我们认识到了档案工作人员的自身价值。档案为国家、这社会、为百姓服务得好,得益我们基层的档案工作者对档案的广泛收集、规范管理、妥善保管后移交进馆,否则,利用工作就会成为无源之水,无本之木。无法满足利用的需要。
(3)以严谨细致的工作作风和良好的工作态度为利用者服务。
档案工作是一项细致严谨的科学管理工作,它要求档案工作人员具有高度负责的精神,按照档案的形成规律办事,按照工作程序、标准办事,不能有半点马虎和粗心大意。否则就会造成各种失误。如:该收集的档案收不上来,该保管的档案却被销毁了,该提供利用的档案查不到,不该失密的档案失密了等等。因此档案工作人员要以科学的态度对待档案管理工作,在每一细小的工作环节中都一丝不苟,严肃认真。这种工作作风的好与坏,不仅是对当今尽职的问题,更是对后代负责的大问题。
细致的工作作风,在接待工作中体现的尤为明显。我馆的接待人员在接待查询调配档案的工作实践中不断摸索,总结出“一问、二查、三启发、四核实”的查档方式,不但提高了查档速度,使查准率、查全率达到100%。
    在我们的调配证数据库中,有近700个王淑珍,近600个李淑珍,大众化的名字,加上模糊的线索,如果没有细致认真的工作态度,有此根本查不到。2004年2月13日,长春市某医院的郭XX来到我馆,查她本人的调配档案存根。据她本人回忆:她于1979年被分配到该医院工作。现在要办理养老保险才发现档案中缺少工人调配证,来到我馆后,我们根据她提供的线索进行查询,数据库中有7个叫郭XX的,但没有一个在口腔医院参加工作的。后来,经过我们的一再启发,她回忆起20多年前好像被分配到长春市鞋帮厂,但她一天都没有去上班。鞋帮厂和医院那基本就风马牛不相及,差得太远了,最后终于在1980年的鞋帮厂里找到了此人,并为她出具了证明。
    从1996年到2008年,12年来,我在档案馆提供利用岗位上见证了我们从单一为机关服务到宽泛的社会服务,见证了从原始的手工检索查询到档案数字化利用方式的巨大转变,见证了从每年300余人到4000多人利用人数上的的激增,深深地体会到档案工作不仅要为大局服务,为重大项目服务,为资政服务,更要以人为本,与普通百姓结合,进入草根阶层,进入百姓视野,为民生服务,才能真正体现它的价值。
    4、遵纪守法、严守机密
    档案工作人员要增强依法、守法的意识和观念。把《档案法》作为自己工作的准则。还应保守所管理档案内容的机密,增强保密观念,培养良好的保密习惯,并且在档案管理实践中同各种失密、泄密行为斗争。
    档案人员保密的要求,不仅体现在保守党和国家的机密上,同时也体现在保护个人隐私上,更体现在保守企事业的企业秘密、商业秘密上。比如档案人员掌握着企事业单位的产品配方、工艺流程等涉及知识产权、商业秘密的核心档案,更要严格按照保密规定管理档案。在我国改革开放之初,由于我们缺乏保密意识,经济领域的泄密事件频繁。造成的损失惨重。
    中国宣纸有“千年寿纸”、“纸中之王”的美称,尤以安徽宣州泾县所产者为最。日本人对奥秘垂涎已久,曾派出情报人员到宣州转悠,后发现泾县宣纸厂漆着标志的车,遂尾随而至。但这回碰了壁,泾县厂方谢绝参观,后来还下令将所有厂车的标志涂去。但是,次年,另一批日本人到了浙江的一个县,一家造纸厂热情款待,有问必答;连蒸煮原材料的碱水浓度这样的细节也言无不尽,临别更赠送檀树皮、长稻草浆和杨桃藤,而这家纸厂正是在泾县的扶持下建立的!此后,日本人志得意满地宣布:世界宣纸,安徽泾县第一,日本第二。
      转中国大豆向来垄断世界市场。美国因饱受大豆品种退化之困扰,已一蹶不振。中国将野生大豆种子无偿馈赠给美方。时隔20年,中国在大豆市场上已微不足道,垄断者是美国!
除了经济领域,海南省政府办公厅原助理调研员席世国泄密事件,也给我们很大启示,席从1996年7月至1997年3月的7个多月时间里,多次利用省政府某些部门保密工作和内部管理存在的漏洞,获取近百份秘密文件和内部材料,提供给境外,给国家的安全和利益造成极大危害,影响十分恶劣。窃密活动发生在省政府机关内部,这不能不说是档案管理人员思想上的麻痹、保密观念的淡漠和管理上的漏洞造成的。省政府办公厅从一般工作职责到“三密”文件收送、阅读、使用和管理方面的规定不可谓不细。遗憾的是,这些规定大部分都停留在纸上,没有贯彻落实,就是一份绝密级文件,也被随意摆放在办公桌上,而被席轻易地将文件复印带走。
    保密与窃密的斗争并不会停止,相反,伴随着我国经济不断发展,综合国力不断提高,这种斗争在某种程度上势必会变得越来越激烈。这就要求我们首先要有保密的意识,其次要有保密的习惯,该开放的开放,该保密的一定要做好保密。对于密级档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,使用完毕后应及时清对、检查。
    5、精通业务、提高技能
    首先,档案工作人员要学习和掌握档案的工作的基础业务理论知识。几千年的发展,使档案成为一门专业性很强的学科,从档案的收集、分类、整理、鉴定到提供利用,都有一整套的理论和方法,只有熟悉和掌握这些方法,才能做好工作。如我国的档案保管期限表编制实践的三阶段:第一阶段:从建国之初到20世纪60年代,我国编制出了《中华人民共和国各部及其他机关、团体、企业活动中所形成的标准文件材料保管期限简短一览表(草案)》;第二阶段:从20世纪80年代到20世纪末,该阶段的标志性成果是1987年12月4日国家档案局发布的《文书档案保管期限表》
    其次,要积极探索档案工作的新标准、新方法。第三阶段:从21世纪初到现在,该阶段的标志性成果是2006年12月18日国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》也就是我们说的8号令。
再次,还要掌握和应用现代技术。随着信息技术的发展,开发档案信息势在必行,因此,当新技术为档案工作开辟出一片新天地的时候,能否有所作为,就在于档案工作人员是否具备了相应的业务素质,将传统知识技能与现代技术结合起来,做好档案工作。我们在收集原始调配存根档案时,都是纸质的,是典型的是一位姓韩的女士连续来了六天,我们给她调阅了760卷、3万多份劳动调配档案才找到自己的档案。档案查全率、查准率按件计算仅是千分之0.6,我们把这部分档案全部录入档案服务系统后,仅用三、五分钟就能查到所需要档案。查全率、查准率达到100%。实现了几代档案人追求的在网络中查看电子档案替代查看纸质档案、网络打印件替代手工复印件的梦想,
    最后,要不断研究解决档案工作中的深层次的新问题。由于新型载体档案的出现、文档一体化的发展趋势、档案被纳入社会信息系统等,档案学的内容越来越丰富,需要钻研、完善的问题日渐增多。有待于我们从理论上进一步深入探讨,在实践上广泛有效地应用。为档案事业的发展做出贡献。
    6、开拓创新、争创一流
    档案工作的性质,决定了从事这项工作的人默默无闻,甘于奉献。但绝不是要我们看摊守堆,不思进取。提起档案工作者,很多人的脑海里浮现出的是兢兢业业、任劳任怨、默默无闻的“保管员”的形象,在这五十多年中,“我们成了最擅长保管和看护实体的职业人员,我们自己的宣传和职业精神也还在不断强化这一形象”。相反,档案工作者为社会精心保存的作为“社会记忆”的档案,却很少为广大民众所知并引起他们的兴趣,不少人甚至不知道“档案”究竟是什么,“档案室”、“档案馆”究竟是干什么的。现实中的这种偏重于实体保管、疏远民众的角色定位反而限制了其活动空间,缩小了这个职业本该有的职能范围,矮化了自身形象,也影响了它的社会功能和地位。
    我们必须停止扮演实体保管员的角色,而成为概念、知识的提供者,将职能重心由实体管理转向信息管理、知识管理,并提供高质量的信息服务。那么随着《政府信息公开条例》的正式实施,随着民生档案工作的开展,随着信息化时代的到来,档案工作正面临着一个巨大的职能拓展良机,如何抓住这个时机,提高档案工作地位,扩大档案工作影响,就要以作为赢得地位。近年来,由于局领导和全局同志的共同努力,我们取得的成绩有目共睹,如百万调配档案数据库的建立及应用取得了很好的社会效益;几年里,我们局馆通过科研项目带动,利用较短时间、较少投入,一跃跨入全国档案信息化一流行列,去年被国家档案局确定为档案数字化经验全国推广典型单位之一,这些成绩的取得,让我们认识到档案工作“有作为才有地位,有创新才有发展,有特色才有形象,有精品才有影响”。
    作为档案工作人员,我们惟有不断加强自律意识,责任意识,不继加强专业知识和相关知识的学习,惟有在工作中不断开拓创新,与时代脉搏同跳,与社会发展同步;惟有不断跨跃新的标杆,让我们的工作在更高层面上融入社会、服务社会,才能充分体现自身理想、实现人生价值。
    复习思考题:
    1、 什么是职业道德?
    2、 什么是档案人员的职业道德?
    3、 整个社会道德规范分为几部分?
    4、 档案人员应具备的职业道德有哪些?

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