查询机要件有关事项说明

 

 

    为了方便机要件查询，提高工作效率，现将查询机要件有关事项的说明如下：

一、    受理查询的有效期：自机要件交寄之日起一年以内。

二、    受理查询的手续说明

1、开据公函：寄件院校查询机要件应备公函（院校部门介绍信或证明），说明所查机要件交寄日期、收件单位、机要号码、查询原因等。

2、携带交寄单：交验被查机要件的交寄单（由机要局正式签收的交寄单）

3、办理查询：寄件院校查询经办人员凭“公函和交寄单”到机要局营业窗口办理查询登记手续。留下联系方式：院校部门、地址、联系电话等。等待答复。营业员在受理查询后要及时将查询凭据交给档案员。

注：机要营业窗口不受理未有校方任何完备手续的查询。

4、答复查询：机要档案管理人员负责答复（或寄发查询回执）。收件单位属于本市（不含三区两县）的，可以在一个工作日内予以答复。

收件单位属于本市以外的，因为目前主要采用函查，要等待回复。如收件单位属于省会级城市（或本省地级市）投递的，可以到窗口办理电话（传真）查询，收取相关费用。其它城市的机要件因为传递环节较多，主要采取函查的形式。

三、    毕业生查找档案需注意的问题

1、首先向本校寄递档案部门询问是否已交寄，包括交寄的时间、收件单位名称、机要号码等。如已交寄要让学校出面到当地机要局查询。如学校委托学生来查，要携带必备的查询手续。

2、学生询问收件单位档案是否收到，要问清具体管理档案的部门，最好不要采取毫无目的的电话询问。

3、有关寄给人才中心的档案，可以采取网上查询的方式。但由于档案量的增大，某些人才中心录入信息不一定及时。在网上不一定能查到，要亲自到人才中心查询。

有部分单位或公司会委托人才机构托收档案。要及时与收件单位沟通询问。

认为收件单位收不到的原因主要有：

1、不符合寄递范围或书写有误被退回寄件院校。

2、收件单位未与当地机要部门建立寄递关系被退回

3、收件单位拒收或迁址不明被退回

4、误写收件单位，机要部门按封面书写单位投递。

各院校保密室、就业办或档案馆按上述相关要求办理查询，及时做好解释宣传工作。