查询机要件有关事项说明

发布人:俞燕  发布时间:2013-12-11  浏览次数:1574

 

查询机要件有关事项说明
 
 
    为了方便机要件查询,提高工作效率,现将查询机要件有关事项的说明如下:
一、    受理查询的有效期:自机要件交寄之日起一年以内。
二、    受理查询的手续说明
1、开据公函:寄件院校查询机要件应备公函(院校部门介绍信或证明),说明所查机要件交寄日期、收件单位、机要号码、查询原因等。
2、携带交寄单:交验被查机要件的交寄单(由机要局正式签收的交寄单)
3、办理查询:寄件院校查询经办人员凭“公函和交寄单”到机要局营业窗口办理查询登记手续。留下联系方式:院校部门、地址、联系电话等。等待答复。营业员在受理查询后要及时将查询凭据交给档案员。
注:机要营业窗口不受理未有校方任何完备手续的查询。
4、答复查询:机要档案管理人员负责答复(或寄发查询回执)。收件单位属于本市(不含三区两县)的,可以在一个工作日内予以答复。
收件单位属于本市以外的,因为目前主要采用函查,要等待回复。如收件单位属于省会级城市(或本省地级市)投递的,可以到窗口办理电话(传真)查询,收取相关费用。其它城市的机要件因为传递环节较多,主要采取函查的形式。
三、    毕业生查找档案需注意的问题
1、首先向本校寄递档案部门询问是否已交寄,包括交寄的时间、收件单位名称、机要号码等。如已交寄要让学校出面到当地机要局查询。如学校委托学生来查,要携带必备的查询手续。
2、学生询问收件单位档案是否收到,要问清具体管理档案的部门,最好不要采取毫无目的的电话询问。
3、有关寄给人才中心的档案,可以采取网上查询的方式。但由于档案量的增大,某些人才中心录入信息不一定及时。在网上不一定能查到,要亲自到人才中心查询。
有部分单位或公司会委托人才机构托收档案。要及时与收件单位沟通询问。
认为收件单位收不到的原因主要有:
1、不符合寄递范围或书写有误被退回寄件院校。
2、收件单位未与当地机要部门建立寄递关系被退回
3、收件单位拒收或迁址不明被退回
4、误写收件单位,机要部门按封面书写单位投递。
各院校保密室、就业办或档案馆按上述相关要求办理查询,及时做好解释宣传工作。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 机要件查询单
 
交寄单位名称:                    联系电话:              查询日期:
 
序号
交寄日期
收件单位名称
机要编号
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
寄件单位查询人签名:
 
 
 
寄件单位联系地址:
 
 
查询单位盖章:
 
 
 
 
 
 
说明:正确填写查询内容,加盖单位公章后可以不需再另开介绍信。办理查询时将交寄单一并带上,交营业员验视。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
机要件查询单
 
交寄单位名称:                    联系电话:              查询日期:
 
序号
交寄日期
收件单位名称
机要编号
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
寄件单位查询人签名:
 
 
 
寄件单位联系地址:
 
 
查询单位盖章:
 
说明:正确填写查询内容,加盖单位公章后可以不需再另开介绍信。办理查询时将交寄单一并带上,交营业员验视。
 
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