《档案交寄工作操作指南》

发布人:俞燕  发布时间:2013-12-11  浏览次数:995

 

《档案交寄工作操作指南》
第一部分   封 面 书 写
一、在机要通信专用封装信封、箱、袋上用毛笔、钢笔或圆珠笔书写清楚、准确、完善,严禁使用铅笔等容易褪色的笔书写,不得使用非正式简化字,不要用简体字和繁体字混杂书写。打印名址字体应使用不小于“三号”简体字,并且保证字体清晰易认不褪色(避免用色带打印)。
二、 写少数民族文字的,应另用汉字标明。
三、 收寄件单位名称要书写清楚、准确、完善,简称要规范,
除党政军领导机关外,其他单位还应写明单位详细地址。(见示例)
 
密级
机密
编号
2013-1
 
南京市:
江苏省军区政治部保密室  
                     
南京军区政治部保密室
 
四、 一律使用横式机要通信专用信封书写收件单位驻地写在
上边(第一行),收件单位名称写在中间(第二行),寄件单位驻地和寄件单位名称写在右下边(专印落款),标明文件性质的戳记(可印或手写)盖在左上角专门框内。不要颠倒书写,违背书写常规。
(示例):
 
密级
秘密
编号
2
              
 
南京市人才服务中心 收
 
 
 
                            南京大学就业指导中心
                                            地址:汉口路22号 电话:83688916
邮编:210093
                 
密级
机密
编号
3
 
 
上海市浦东新区神州路115号
上海高新技术开发区管委会办公室   
 
                                 南京工业大学档案馆
不得使用竖式信封等不合标准的信封寄递。
寄往省、市、区县级党政机关及区县级以上人社局直属的人才中心的档案,在书写信封时可以不写地址。
五、 不得用邮政信箱代替收寄件单位名称。如此书写会给工作
造成诸多不便:一是收寄人员不能判明收件单位是否符合寄递范围;二是有大单位有几个邮政信箱号码,会给分拣、投递人员带来很大困难,容易造成错投;三是同一邮政信箱因故改变使用单位,在新旧交替期间,究竟投给谁不易掌握,容易发生错投泄密事故。(见示例)
 
密级
机密
编号
4
 
 
广州市中山东路3208信箱
           人力资源部   
                           南京大学学生处
六、 不得用街道门牌号代替收件单位名称。一是使收寄人员不
能判明收件单位是否符合寄递范围;二是在同一街道门牌号院内,可能有几个互不相属的单位,遇此情况,不知该投哪个单位。(见示例)
 
密级
机密
编号
5
 
   南京市成贤街43号3号楼
办公室负责人  
         
                             江苏大学就业办
 
七、在同一信封上书写,收件单位名称或寄件单位名称的代号
和番号不得同时并用。例如:南京紫金电子集团有限公司(单位名称),734厂(代号);南京87656部队(代号),第99集团军88师导弹团(番号)。用数字号码代表单位名称的叫代号,表示部队建制的叫番号,使用代号是为了保密,而代号和番号同时并用容易泄密。示例:
密级
机密
编号
6
 
福建省厦门市
南京军区第四侦察大队83562部队 收
                       扬州大学就业中心
 
八、 收寄件单位名称不带地名,应注明其详细驻地名称,但能
判明其驻地者,可不另书驻地名称。(见示例)
密级
机密
编号
7
 
南京市六合区大厂镇新华路777号
扬子石油化工有限责任公司人力部 收
                           
南京师范大学就业办
 
九、 收寄件单位名称所在地名不祥,应注明其详细驻地名称
但能判明其驻地者,可不另书驻地名称。(见示例)
密级
机密
编号
8
 
     
南京市尧化门尧佳路9号
              中建八局工业设备安装公司
                          南京工业大学就业办
十、收寄件单位名称所带地名与实际驻地不符,应注明其实际
驻地名称;如相符,可不另书驻地名称。(见示例)
 密级
机密
编号
9
 
 
南京市:板桥镇新建
      宝钢集团上海梅山有限公司人力部收
                           南京河海大学
十一、 凡寄往外省(直辖市、自治区)的秘密载体信件,收寄
件单位名称本身不带省名的,应在收寄件单位名称前冠以省名。示例:
密级
秘密
编号
10
 
 
甘肃省:
合作市人才交流服务中心 收
                         南京:东南大学档案馆
十二、机要通信不收寄下列不符合寄递范围的机要信件第一类:行政级别属于县以下的单位。如乡、镇政府、中学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部、县属厂矿企业、团总支、团支部、个体独资、外资企业等。
寄发以上范围的档案,建议寄到县级以上人才交流中心,以确保档案的妥善保管。寄往南京市人才中心的档案必须凭相关派遣通知方能寄递,否则作退回处理。
第二类:外国使领馆和外国人。如各国驻华大使馆、领事馆、各国际组织的驻华机构、中外合资经营的企事业单位的外资代表等。
第三类:宗教团体:如中国佛教协会、道教协会、伊斯兰教协会等。
第二部分   封 装 规 格
封装总的要求:封皮坚固、内装平整、封口严密、捆扎牢固。其具体要求分别是:
一、 封口必须严密、完好,不得使用订书机或缝纫机封口。封口使用浆糊或胶水或胶棒:不得使用双面不干胶带,因封口易开口和不密实。
二、 重量在500克以上的,应在封套上使用相应的材料,捆扎成“井”字形,捆扎牢固,以不松动为合格。
三、 封口处需要加贴密封条的,密封条上应印有寄件单位名称或加盖带有寄件单位名称的密封章,单位公章也可(在密封条骑缝处各半加盖)。
四、 可以在封面附贴打印好的名址签,但名址签的大小不得超过封面的1/3,如超过1/3,必须在名址签和封皮粘合处加盖带有寄件单位名称的密封章或单位公章。使用手写名址签贴到信封封面的,应在名址签条的骑缝处加盖带有寄件单位名称的密封章或单位公章。
五、 必须统一使用机要专用信封、箱、袋。
六、 不得将几件档案捆在一起且未加封套当为一件(几个学生分配同一单位)。
我局提供销售全国统一使用标准的机要专用封装用品,办理印制单位专用机要用品(落款、夹钳、铅志、腊绳、袋牌等)。
未经国家邮政局市场监管司批准监制的封装用品,一概不得使用,如若发现假冒,必追究查处。
第三部分 交寄单的使用及保管
一、所寄档案件必须登记在“秘密载体交寄单”(以下简称交寄单)上,可以使用打印的交寄单。所登字体不小于四号字体。(见示例)
二、所有应填项目填写完整、清晰,不得漏项。每页20格,一件一格。具体格式见附表。并按清单序号逐件码放或捆扎好,便于按序摆放交寄。(20件一捆,每捆一张清单)。一式两联。
三、收件单位名称及住地:是指收件单位及该单位所在地的县、市名称,如果收件单位名称本身带有住地的,可不再登住地名称。仅写市、县地名(方向)和单位名称即可,住地写到省、市或县(市),不要将路、门牌号填入交寄单,单位名称简称要文字妥当,做到简明清楚。
每页合计件数要准确填写,实际件数以交寄单位经办人员和营业收寄人员双方确认数字为准。对于退回或查无此件的,以及交寄清单格内发生划销、涂改、更正处,必须在改动处盖章或在备注栏内(一式两联)签校方经办人姓名,明确责任人。
在交寄清单页脚 “登记人”和“送件人”一项务必两联同时签名或加盖名章。
四、在交寄完成后,要妥善保管好交寄单,一是作为有效的交寄凭证。二是作为查询档案的依据。受理查询期限是:自交寄之日起一年以内(交寄日期以机要邮戳加盖的日期为准)。
 
 
附件三:   (密级:秘密) 机要件交寄单(样稿)
寄件单位:南京市机要通信局
发出日期:2013年5月22日                         第1页(共1页)
收件单位名称及住地
单位自编号码(档案号或学号)
件数
机 要
通 信
编 号
备 注
1
南京晓庄学院就业办
 
1
 
 
2
南京邮电大学就业办
 
1
 
 
3
东南大学成贤学院档案馆
 
1
 
 
4
江苏省教育学院就业办
 
1
 
 
5
南京艺术学院就业办
 
1
 
 
6
南京信息工程大学就业办
 
1
 
 
7
南京信息工程大学滨江学院就业办
 
1
 
 
8
江苏省青年管理干部学院就业办
 
1
 
 
9
南京三江学院就业办
 
1
 
 
10
应天职业技术学院就业办
 
1
 
 
11
南京化工职业技术学院学工处
 
1
 
 
12
江苏警官学院就业办
 
1
 
 
13
南京信息职业技术学院就业办
 
1
 
 
14
南京铁道职业技术学院就业办
 
1
 
 
15
南京森林警察学院就业办
 
1
 
 
16
南京卫生学校就业办
 
1
 
 
17
南京特殊教育职业技术学院 就业办
 
1
 
 
18
钟山职业技术学院就业办
 
1
 
 
19
南京工业职业技术学院就业办
 
1
 
 
20
南京幼儿高等师范学校就业办
 
1
 
 
本页合计20件
 
接收人:             
 
 
接收日戳:
本号单合计 1页 20 件
机要件资费¥           
    登记人:许青                       送件人:李阳
说明:单位自编号码由寄件单位填写,可以是档案号、学生号等但不是必填项目,不作为查询依据。机要通信编号由机要局营业人员填写。件数栏必须填写“1”。 本埠和外埠可单独登列清单。
(作者: )