东南大学学籍档案管理办法

发布人:柳萍  发布时间:2013-10-28  浏览次数:1553

 

 

第一条 为了进一步加强和规范学籍档案工作,提高档案管理水平,更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等,结合本校实际情况,特制定本办法。

 

第二条 学籍档案是指学生自被学校录取之日起,学校在对其培养及管理过程中形成的,与学生个体密切相关的,具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料,经归档整理后,由档案馆永久保存的档案。是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证,学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕(结)业等材料是其中的重要组成部分。

 

第三条 我校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时,必须做好电子学籍档案管理工作,确保两者内容一致。电子档案的数据库安全、数据管理、用户权限设定等工作由单一特定部门负责。

 

第四条 各立档单位要明确负责分管学籍档案的工作人员(含兼职档案员),具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。档案馆负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作。

 

第五条 归档范围

1.     学生基本信息,包括:学号、姓名、性别、学生类别、学制、入学日期、院系、专业、民族、籍贯、政治面貌、一卡通号码等;

2.     录检信息,包括:准考证号、所在省市、区县、原毕业学校或单位、身份证号、录取院系、录取成绩、保送条件、外语语种等;

3.     入学信息,包括:学号、一卡通号、家庭住址、身份证号、健康状况、身高、体重、特长、原毕业学校等;

4.     毕业信息,包括:学制、学历类型、学位类型、毕业时间、授予学位日期、毕业院系专业、毕业证号、学位证号、是否加入共产党、入党时间等;

5.     奖励信息,包括:获奖名称、奖励金额、奖励级别、颁奖日期、奖学金类别、奖励设定周期、颁奖单位、学校获奖总人数、奖励文号及附件等;

6.     处分信息,包括:处分日期、处分类别、处分原因、违纪类别、违纪日期、处分单位、处分文号及附件、查看期、是否解除、撤销处分原因、撤销处分日期等;

7.     培养计划,包括:专业、计划学期、学生年级、开课院系、计划学分、总学时、课程代码等;

8.     异动信息,包括:异动类别、异动日期、原学号、现学号、原院系名称、一卡通号、现院系名称、原专业、现专业等内容;

9.     档案去向,包括:学生工作单位、档案投递地址、档案投递时间、档案机要编号、档案邮递编号、报到证号、接收档案单位回执等;

10. 成绩信息,包括:学号、计划学期、计划学年、课程名称、开课院系、考试性质、成绩类型、成绩、课程类型等;

11. 论文信息及全文,包括:学号、姓名、院系、专业、档案号、一卡通号、论文密级、保密截止日期、论文答辩日期、论文中文题名、论文英文题名、导师姓名、导师单位、论文中文关键词、论文英文关键词、归档日期、纸质论文存放地址、电子论文存放地址;

12. 社会关系,包括:学号、一卡通号、姓名、身份证号、成员姓名、成员关系、成员工作单位、成员联系电话

 

 

第六条 归档单位和归档时间

电子学籍档案信息实时归档,纸质学籍档案归档按以下规定:

1.录检表分别由学生处、研究生院等部门负责归档,于学生录取当年完成归档。

2.成绩信息从教务处、研究生院等部门获得,于学生毕业年度完成归档。

3.奖惩情况从教务处、学生处、研究生院等部门获得,于当年完成归档。

4.学生毕业信息从学生处就业办获取,如无遗留问题,于学生毕业当年归档;有遗留问题的,于下一学年归档。

5.研究生论文统一由研究生院移交到档案馆,于研究生毕业当年完成归档。

6.学籍异动从教务处、研究生院等部门获得,于当学期末归档。

7.培养计划从教务处、研究生院等部门获得,于次年初归档。

 

第七条 归档方式

1.相关责任者移交

1)研究生论文:纸质论文需要用A4纸打印,统一用研究生院印制的封面。答辩通过后,由研究生院将带有导师签字的论文统一交给档案馆。电子版论文:研究生本人将与论文纸质版内容、格式一致的电子版直接上传到档案馆服务器归档。

2)其他纸质学籍档案由各部门兼职档案员按照规定时间归档到档案馆。

2.系统采集

档案馆依托数字化校园系统从有关部门抽取并采集学籍信息,诸如此类信息的自动采集和实时归档工作主要由档案化标准接口来完成。

 

第八条 归档要求

1. 按照部门立卷的原则,学籍档案由学籍管理部门的专(兼)职档案员负责将学籍文件材料核实后向档案馆归档。

2. 移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,以及是否符合档案规范要求。凡不符合规定要求者,在档案馆的指导下重新进行整理改正,直到符合要求方可接收。

3. 填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录一份),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份。

 

第九条 整理规范

1. 学籍档案以学生个体为管理单位,建立学籍档案案卷,案卷所管理的内容即为组合型电子学籍卡的内容,一卷纸质档案对应一个组合型电子学籍卡。电子档案由计算机自动组卷、实时归档,纸质材料按年度归档手工组卷。

2. 两种载体的档案整理完毕后,档案管理员赋予这些档案盒号、柜号、盘号等元数据内容,建立电子文件与纸质文件之间的对应关系,档案管理系统利用数据库间关联关系将纸质学籍档案和电子学籍档案有机结合,实现学籍纸质档案与电子档案同一档号、同一系统、同一标准的一体化管理。

3. 学籍档案编号规则:

卷号采用年度(4)+XJ+小类(2)+流水(4)的编号方式;

存储地采用房间号(3)+柜号(3)+柜层(1)的编号方式。

例如:

录检表

卷号:年度(4+XJLJ+流水号(4);

卷内文件档号:年度(4+XJLJ+流水号(4)+卷内文件顺序号(3

成绩

卷号:年度(4+XJCJ+系别代码(2+流水号(2);

卷内文件档号:年度(4+XJCJ+系别代码(2+流水号(2)+卷内文件序号(3

学位论文

卷号:年度(4+XJLW+系别代码(2+流水号(2

卷内文件档号:年度(4+XJLW+系别代码(2+流水号(2)+卷内

文件序号(3

 

第十条 保管及利用

1.保管

1)学籍档案保管要切实做到:防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失;归档介质要做到防磁、防压;注意室内温湿度调节;保持室内清洁卫生;随时对破损档案进行修补。

2)学籍档案分类编号,专柜存放。做到编目合理,存放有序,查找方便利于工作。

2.利用

1)查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明,说明原因,得到同意后,办理相应手续。

2)学籍档案原则上不得外借,如有需要,由档案馆按有关规定提供复制件。办理中英文成绩、高考中英文成绩、毕业证明等证明材料时,利用者需出示本人证件;代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件。

3)查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明,应加盖学籍工作管理部门公章,方为有效。

                                             

           2012年12月1日

 

(作者: l)