东南大学实物档案管理规定

发布人:尚昌红  发布时间:2013-10-11  浏览次数:593

第一条 为做好实物档案的收集、管理工作有效地保护、利用实物档案,依据《中华人民共和国档案法》,并结合本校实际情况,制定本规定。

第二条 本规定所称的实物档案,是指以物质实体为载体,反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中形成的,对学校和社会有保存和利用价值的特定物品。

第三条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及兼职档案员要认真做好实物档案的归档工作,保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有利用价值的实物完整地保存下来。

第四条 实物档案的归档范围
1.中央、省、市各级领导及社会各界名流为学校所写的题词和赠送的字画等。
2.学校及各院(系)、各职能部门不同时期的印章。
3.教学、科研、管理和对外服务等各项活动中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书等(省、部级及以上)。
4.在国内外交往中,获赠的纪念品,如纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。
5.校友赠给母校的各种物品、纪念品等。
6.学校通过征集等方式获得的特定物品。
7.学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等(样品)。
8.其它有保存价值的实物。

第五条 应归档的实物自形成后的次年六月底前向档案管理部门移交;由于特殊原因,应归档的实物确需在有关部门暂时保留的,应先将实物移交档案馆登记、拍照,再办理借用手续。

第六条 实物档案必须科学管理,有序存放,并编制目录和其他必要的检索工具,方便利用。

第七条 实物档案应专库、专柜保管。库房和橱柜应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色。要做好防虫、防锈蚀的技术保护。要特别注意防火、防盗,确保实物档案的安全。

第八条 实物档案原件不对外提供利用。

第九条 本规定自公布之日起实施。

 

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