第一条 为加强学校基建档案管理，全面、完整地收集基建档案资料，保证基建档案的真实性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］4号）的有关法规，结合我校实际情况，特制定本细则。
第二条 基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。
第三条 基建档案实行档案材料形成单位立卷的归档制度。基建部门是基建文件材料的形成单位，都要建立健全立卷归档制度，明确主管领导，配备兼职档案人员，及时收集、整理、立卷，按时归档。基建档案工作要做到两个同步，即：档案工作一开始就与工程建设同步进行；竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。
第四条 立档单位应明确负责分管基建档案的工作人员（即兼职档案员），具体负责或组织基建档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。对工作范围内形成的档案材料的完整性负责。
档案馆负责指导、检查，帮助立档单位做好立卷归档工作。
第五条 归档范围
包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。具体包括：
1.学校的总体规划及校园（包括教学区、生活区、新区等）总平面位置图；
2.基建工程可行性研究报告、计划任务书；
3.征用土地批准文件及红线图、地质勘探资料及土工实验报告；
4.建筑执照、开工报告及图纸会审纪要；
5.建筑设计计算书；
6.建筑、结构、给排水、暖气、电等竣工图；
7.基建工程的预算、决算书；
8.设计变更书、隐蔽工程验收记录；
9.工程验收报告单；
10.施工招标工作中形成的有关文件材料。
第六条 归档要求
1、基建档案实行集中统一管理的原则，全校的基建档案由档案馆集中统一管理。工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。
2、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。
3、组卷原则。基建档案要遵循文件的自然形成规律，保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。一般要求是：建设项目按单项工程组卷；单项工程按先文字、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。
4、质量要求。组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。
5、卷内文件材料排列顺序。一般为：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
6、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”，标题栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以A4图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准，小于5#图纸的文件材料要用A4纸衬托。
7、编写页号以独立卷为单位。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。
第七条 归档时间
1、竣工档案在工程验收合格后三个月内向档案馆归档。
2、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。
第八条 归档手续
填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录一份），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。
第九条 借阅制度
1、查阅基建档案时，要经过基建部门同意，并按规定办理相关借阅手续；
2、基建工程资料、图纸等原则上不外借，只可在档案馆查阅；如果基建部门因工作需要外借，须经过领导批准并办理相关手续方可外借。
第十条 本细则自公布之日起实施。
