第一条 为加强学校科研档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)的有关法规，结合学校具体情况，特制定本细则。
第二条 科研档案是指本校科学技术活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料，包括纸质材料、电子材料、音像材料等各种载体形式。
第三条 科技档案实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。科技处及各学院、重点实验室等科技文件材料形成单位，都要建立健全立卷归档制度，明确主管领导，配备兼职档案人员，及时收集、整理、立卷，按时归档。
第四条 各立档单位明确负责分管科研档案的工作人员（即兼职档案员），具体负责或组织科研档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。对工作范围内形成的档案材料的完整性负责。
档案馆负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作；负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案；负责档案统计工作。
第五条 归档范围
1.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件
2.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往文件等。
3.总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
4.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5.推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。
6.专利申报、审批文件，实验、计算材料，设计和工艺说明书，专利证书、获奖证书等。
第六条 案卷质量要求
1、将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少组卷，一题一卷或一题数卷。
2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
3、接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方要签名盖章，同时移交相应的电子文件及目录。
4、课题组负责归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级，密级报校保密办公室审定。
第七条 归档时间
管理性文件材料在次年六月底以前归档；专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档 ；报奖材料在报奖同时归档。
第八条 归档手续
填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录一份），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。
第九条 借阅制度
科技处、本课题组可查阅自己移交的档案。除此之外，须经科技处或该课题负责人同意，方可查阅利用。查阅科研档案时，利用者出示本人证件或单位介绍信；科研档案原件原则上不外借，只能在本档案馆查阅、复印或扫描，如有特殊情况，须说明理由，经有关领导批准，办理相关借阅手续后方可借出，用毕及时归还。
第十条 本细则自公布之日起实施。
