东南大学档案馆

发布人:钱杰生  发布时间:2013-09-24  浏览次数:6026

 

 
  东南大学档案馆成立于1986年,是全国最早成立的高校档案馆之一,位于南京四牌楼二号。馆藏包括三江师范学堂、两江师范学堂、南京高等师范学校、国立东南大学、国立中央大学、南京工学院、东南大学等各主要历史时期的档案。还有因为2000年有关学校合并而接收的原南京铁道医学院、南京交通专科学校和南京地质学校的档案。
  学校重视档案工作和组织机构建设。1984年将文书档案室与科技档案科合并,成立了隶属于校长办公室的综合档案室。1986年10月,在综合档案室的基础上成立了独立建制的档案馆。建馆初期,馆舍面积约为500平方米,档案馆人员暂定编制10人,年度日常经费与现代化设备保障条件比较薄弱。经过不断的建设与发展,目前全馆共有建筑面积约6000平方米,其中档案工作用房3300余平方米,校史馆670平方米,吴健雄纪念馆2000平方米;专职档案人员编制21人,业务工作经费得到保障,有了比较好的现代化工作设备条件,计算机与网络技术的运用已融入到日常档案管理与利用之中。
  学校重视档案工作规章制度建设。1987年结合宣传贯彻《中华人民共和国档案法》,制定了二十多项档案管理规章制度,后结集为《东南大学规章制度汇编》(第九分册)。2000年学校又专门发文,集中发布了一批档案工作规章制度。随着学校各项工作的发展,与档案工作有关的规章制度始终处于不断修订、完善和发布执行的过程之中。
在档案资源建设方面,1986年馆藏档案1.6万卷(其中文书档案和科技档案各3000余卷,财务档案万余卷)。至2010年底馆藏档案约14.08万卷(财务档案未统计在内)。文书档案实行部门立卷制度,2002年按照“国家归档文件整理规则”(DA/T22-2000),对文书档案实行了“卷”改“件”管理方法。2003年,档案馆就开始接收校园电子办公系统产生的电子公文,2005年实现了校园办公系统电子公文实时归档、电子与纸质文件一体化管理。科技档案工作实行课题组或部门集中收集后向档案馆移交的制度。声像档案与电子档案的管理与利用颇具特色,建馆之初就设立了声像档案与技术室,后发展演变为电子档案与技术室。
  档案馆注重对外服务和档案信息资源开发利用工作。1987年档案查询利用977人次,1297卷次,2010年查询利用为5119人次,约6360卷次。1992年率先开展了学生成绩英文翻译制作及证明工作,受到学生广泛欢迎而延续至今,2010年制作翻译成绩和证书超过2000人次。
  档案管理现代化的工作起步于1989年,开始利用微机管理案卷目录和检索工作。1994年初,档案馆与本校无线电工程系合作研发了“图书档案数字处理计算机光盘管理系统”通过江苏省科委组织的鉴定;1996年研制了学生成绩证明中英文翻译系统,进过不断改进,现已成为相当完善的网络版应用系统;1998年建立了档案馆局域网,并与校园网相连,建立了档案馆主页,开始提供档案信息网络化查询服务;1999年自主研制的“东南大学档案信息管理系统”(单机版)投入使用。
  近年来注重数字化档案信息资源建设与开发利用工作。2003年本馆第一台专用服务器(HPML350)投入使用;本馆自主研制的网络版“声像档案管理系统”投入使用,可对声像和名人档案按不同的界面分类著录,对检索出的照片、录像能够直接浏览,并打印出相应的照片、略图、案卷和卷内目录、脊背标签等,能以卷为单位将声像档案刻录至光盘;2003年5月,学校电子办公系统开始试运行。档案馆及时向学校有关部门提出了《办公自动化系统与档案管理系统接口需求》,在《东南大学电子公文处理试行规定》中,对电子公文的归档、管理和利用等作出了规定和要求。2005年,拟定并以学校的名义发布了《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》。实施了校园档案信息化建设专项,投入资金35万元,实现了校园办公系统电子公文的网络化实时归档与查询。上述工作得到国内同行的肯定和高度评价,《档案学通讯》2009年第一期专稿《我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势》的评价为,“东南大学已初步形成了具有自己特色的文书档案管理模式。成为高校电子校务环境下电子文件前端控制与全程管理的示范。”
  2005年3月,自主研制的“学位论文归档管理系统”投入使用,实现了电子版学位论文与纸质论文一体化管理,研究生通过网络将电子版学位论文和背景信息上传到档案馆,一经档案馆工作人员审核通过相应的信息就实时传入学校学生工作管理系统,研究生无需再到档案馆即办理离校手续。
由于计算机与网络技术的运用已融入到日常档案管理与利用之中,必须保证服务器正常运转和数字化档案信息安全,2007年投入40万元专项资金,建立了档案馆服务器双机互备及异地容灾系统,实现了每个电子档案都有三份数据(一份离线,两份在线),为档案工作正常进行和数据安全提供了可靠的技术和设备保障条件。2010年又投资20万元,对该系统进行升级,增加两台服务器、两台网络光钎交换机、两块网络存储卡,建立档案馆的SAN系统,使服务器和管理系统的安全性、访问速度和可靠性都有大幅度提高。
  1999年,学校将教职工人事档案和学生档案工作分别由人事处和学生处转归档案馆负责。档案馆从2005年3月开始用了近一年半时间,16万元专项经费,对全校在职人员的人事档案重新进行审核、分类、编目和人员信息计算机化,使用标准装具对档案进行了加工装订,按人员姓名的汉语拼音顺序统一排放。2008年11月,以94.7高分通过中央组织部对我校干部档案管理考评。
  档案馆还负责全校三万学生档案的管理和转递工作。毕业生离校后可以通过档案馆网站查询自己档案的去处和机要编号,便于他们在当地交涉解决问题。
档案馆同时负责学校校史馆和吴健雄纪念馆的工作,每年正常接待参观者约九千人次。校史馆和吴健雄纪念馆是学校为2002年百年校庆而建设的两项重要项目。其中吴健雄纪念馆是1999年经中国政府批准建立的中国首家华人科学家纪念馆,投资2000万元,建筑面积2000平方米。档案馆克服了各种困难,圆满地完成了任务。2002年9月学校授予档案馆“百年校庆工作突出贡献奖(集体)”。
  档案馆主办展览始于1987年,举办了校史档案陈列展,历时两个多月。1990年6月7日利用馆藏名人档案,举办了祝贺名誉校长钱钟韩教授80寿辰暨从教45周年档案展览,江苏省党、政主要领导亲临参观,江苏省电视台进行了报道。1994年利用馆藏档案,编辑出版了《钱钟韩教授文集》,学校举行了隆重的首发式。1996年学校发文,在全校开展向杨廷宝、钱钟韩两位院士学习的活动。档案馆利用馆藏名人档案,举办了“广厦魂——杨廷宝教授生平回顾展”和“钱钟韩——中国知识分子的楷模”两个图片展览,产生了很好的影响。
  2007年12月,档案馆创建和维护的的网上校史馆(http://history.seu.edu.cn)对外正式发布,这是档案馆在校史资源开发利用上的一个新尝试。网上校史馆由档案馆专人负责,使用了专门的信息发布软件,可以机动灵活地增加或调整展览内容,所以在展览的内容上具有开放性,成长性和包容性,在展览的时间和空间上具有自由性,以上这些是传统校史馆无法做到的。
  东南大学档案馆倡导勤奋敬业,高效求实,团结协作,争创一流的精神,面向未来,脚踏实地,不断前行。
 
 
(撰稿人:苏卫平,2011.8)
 
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